Zurück ins Büro?! Wie Sie das mit Ihrem hybriden Team klären

Alexandra Altmann

„Ich habe das Gefühl, dass sich meine Teammitglieder im Homeoffice entfremden. Wie kann ich sie dazu motivieren, wieder öfter ins Büro zu kommen?“

So oder so ähnlich lautet die häufigste Frage, die wir aktuell von Führungskräften in unseren Trainings zum Führen hybrider Teams hören.

Wie lässt sie sich beantworten?

In den Medien liest man aktuell viele Schlagzeilen mit starken Sprüchen zu Unternehmen wie sogar Zoom, die ihre Mitarbeitenden wieder zurück ins Büro beordern – zumindest an einigen Tagen der Woche. Das wird anscheinend von vielen gern gelesen.

Wieso?

Das ungute Gefühl beim Führen hybrider Teams

Die flexible Zusammenarbeit in hybriden Teams ist inzwischen für die Wissensarbeiter in den meisten Organisationen gelebte Praxis. Doch für viele Manager fühlt es sich noch immer ungewohnt an.

Überall ist noch viel Unsicherheit zu spüren:
„Mir fehlen die sozialen Kontakte im Team und der spontane zwischenmenschliche Austausch!“
„Wie können wir mehr menschliche Nähe schaffen?“
„Darf ich meine Mitarbeiter eigentlich auch ins Büro zurückbeordern?“
„Wie erreicht man das Mannschaftsgefühl in hybriden Teams?“

Das ist sehr verständlich, hat sich doch die Führungsrealität und damit die Anforderungen an die eigene Führungsrolle in den letzten Jahren pandemiebedingt massiv verändert.

Kein Wunder, dass sich eine große Zahl von Führungskräften die alten Verhältnisse und die gewohnten Routinen des Präsenz-Führens zurückwünscht.

Doch das Rad lässt sich nicht mehr zurückdrehen – nun geht es darum, Lösungen für die neuen Bedürfnisse der Teammitglieder zu finden!

Zurück ins Büro! Befehlen funktioniert nicht

Wir kennen viele Fälle, in denen Organisationen die zwangsweise Rückkehr ins Büro für 2 oder 3 Tage die Woche angeordnet haben, ohne dafür einen triftigen arbeitsbezogenen Grund nennen zu können.

Auf Nachfragen hört man dann Begründungen wie „die Geschäftsführung wollte es so“, „es ist besser für das Unternehmen“, „da kann man einfacher im Team arbeiten“, „das ist besser für Produktivität und Kreativität“ oder ähnliche schwammige Aussagen.
Hm.

Bisher gibt es in unserem Wirtschaftsraum keine wissenschaftlichen Beweise dafür, dass Präsenzarbeit besser ist als Remote Arbeit. Im Gegenteil, viele Beschäftigte geben an, dass sie insgesamt im Homeoffice produktiver sind als im Büro. Und sie haben während des Lockdowns auch klar bewiesen, dass die Arbeit sogar unter diesen extrem schwierigen Bedingungen erstaunlich gut klappt.

Es überrascht deshalb nicht, dass die strikten Präsenz-Vorgaben nicht auf große Akzeptanz stoßen. Die Mitarbeitenden wollen die neuen Freiheitsgrade und Sparmöglichkeiten bei der flexiblen Wahl des Arbeitsortes nicht mehr aufgeben.

Die Reaktionen reichen von Frustration, stillem Ungehorsam, innerer Kündigung bis hin zur tatsächlichen Abwanderung. Und damit hat die Geschäftsführung leider genau das Gegenteil von dem erreicht, was sie eigentlich im Sinn hatte.

Präsenztreffen sind wichtig für Teamzusammenhalt und Bindung!

Was sagen wir aus psychologischer Sicht dazu? Wir unterstützen den Wunsch nach regelmäßigen persönlichen Treffen voll und ganz.

Wir Menschen sind soziale Wesen und brauchen den Austausch mit anderen. Zwar ist das Bedürfnis nach Nähe je nach Persönlichkeitstyp unterschiedlich hoch – Extravertierte brauchen mehr davon als Introvertierte. Aber ganz ohne Kontakt zu anderen können tatsächlich nur die allerwenigsten gut leben.

Und aus unternehmerischer Sicht muss die Führung alles unternehmen, um die Bindung ihrer MitarbeiterInnen an das Unternehmen zu stärken. Gute Beziehungen zu den Vorgesetzten und zu den TeamkollegInnen sind dabei die beiden wichtigsten Einflussfaktoren.

Man kann persönliche Nähe zwar auch in Online Meetings herstellen, aber Treffen in Person bringen noch einmal eine ganz andere Qualität, wie wir alle aus Erfahrung wissen – und während der Lockdown-Zeit schmerzlich vermisst haben.

Vor diesem Hintergrund: Ja, es ist erfolgskritisch, dass sich Teams regelmäßig in Präsenz treffen!

Eine wichtige Kenngröße: Präsenzrendite

Aber müssen deshalb alle im Team ein, zwei oder drei Tage die Woche zurück ins Büro kommen?? Um dann dort den ganzen Tag in Online Meetings mit den KollegInnen zu sitzen, die an diesem Tag gerade flexibel mobil arbeiten?

Sicher nicht!
Hier gilt es fein abzuwägen, mit welchen Maßnahmen man tatsächlich eine „Präsenzrendite“ erzielen kann, wie Josephine Hoffmann vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO das nennt.

Dabei geht es darum, den Nutzen und die Aufwände für diese gemeinsame Präsenzzeit aus der Sicht der verschiedenen Beteiligten gegeneinander abzuwägen.

Präsenztreffen klug dosieren

Lassen Sie uns auf die Kosten-Nutzen-Rechnung für diese Präsenzmeetings aus der Führungsperspektive blicken:

Wie viele Prozent ihrer Arbeitszeit sollen Ihre Teammitglieder sinnvollerweise auf die Pflege ihrer persönlichen Beziehungen und des Zusammengehörigkeitsgefühls verbringen?
Wie viele Stunden pro Woche sollen sie dafür bezahlt werden?
Wie sehr lohnt es sich für Ihr Unternehmen, in dieses Teambuilding zu investieren? Wie viel ist Ihnen eine stärkere Bindung bzw. geringere Fluktuationsrate wert?

Und wie sieht diese Rechnung aus Sicht Ihrer Teammitglieder aus?

Wie hoch schätzen diese den Nutzen der Präsenztage ein? Erleben sie die Präsenztage als Inspiration und Motivation? Oder bedeuten sie, dass man „nicht zum Arbeiten kommt“ und das dann später nachholen muss?
Wie hoch ist der Aufwand für sie, um zu den Präsenztagen zu kommen? Wie viel Zeit verlieren sie mit An- und Abreise? Was kostet sie die Fahrt ins Büro? Was müssen sie dafür organisieren, damit zu Hause alles läuft?

Die Antworten darauf fallen sicher von Team zu Team unterschiedlich aus, je nach Aufgabenspektrum, Team-Historie, Wohnorten und persönlichen Lebenssituationen.

Für die einen kann es richtig sein, sich 1-mal pro Woche an einem fixen Tag im Büro zu treffen und dabei bewusst gemeinsame Zeit für den persönlichen Austausch im Team zu schaffen.
Für andere mag es besser sein, sich nur alle 2 oder 4 Wochen zu sehen – oder auch nur alle 2 Monate oder 1-mal im Quartal.

Deshalb fahren unserer Erfahrung nach diejenigen Organisationen am besten, die ihren Teams die Ausgestaltung ihrer Anwesenheitspflichten selbst überlassen und keine starren zentralen Vorgaben dafür machen.

Und dann aber bewusst auch Zeit und Geld für die Präsenztreffen bereitstellen, um die „Präsenzrendite“ zu erzielen.

Präsenztreffen effektiv nutzen

Wenn alle Teammitglieder gleichzeitig in Person zusammenkommen, dann muss es vor allem um die Beziehungen und das Zusammengehörigkeits-Gefühl im Team gehen!

Das bedeutet, Zeit für den persönlichen Austausch zu schaffen und diese Zeit bewusst zu gestalten:

Gemeinsam essen und trinken und feiern
Gespräche zwischen den Teammitgliedern aktiv herstellen und vielleicht auch bewusst moderieren
Gelegenheit zum persönlichen Vier-Augen-Austausch schaffen
Das Kennenlernen von neuen Kollegen orchestrieren
Aktives Networking mit anderen Teams in der Organisation betrieben

Und es bedeutet auch, im Team zusammen an einer gemeinsamen Aufgabe zu arbeiten, um das Wir-Gefühl zu stärken:

Zusammen etwas Neues lernen, zu Ihrem Fachgebiet oder Ihren Arbeitsmitteln und Technologien
Retrospektiven zu Projekten durchführen
In einem Workshop ein Team-Problem bearbeiten, sei es fachlicher oder kommunikativer Art
Kreativ innovative Lösungen brainstormen
Schnittstellen-Konflikte mit Nachbar-Teams bearbeiten

Gemeinsam mit den KollegInnen etwas zu „schaffen“ – das leistet einen enormen Beitrag zum Teamspirit!

Ihre Aufgabe als Führungskraft

Also: Team-Meetings sind nicht ein „nice to have“, sondern ein "must have" bei der Arbeit in Organisationen.

Als Führungskraft können Sie durchaus erwarten, dass diese Meetings auch in Präsenz stattfinden. Diskutieren Sie das ruhig offensiv mit ihrem Team.
Der entscheidende Punkt dabei ist, dass Sie gemeinsam den richtigen Rhythmus dafür finden – und dann das Präsenz-Erlebnis tatsächlich sinnvoll und bereichernd gestalten. Und bei den meisten Teams reicht es, das an 1-2 Tagen im Monat zu machen anstatt an 2-3 Tagen pro Woche.

Wir helfen Ihnen und Ihrem Team gerne dabei, in einem Workshop passende Regeln für Präsenz im Büro zu erarbeiten. Mehr dazu in unseren Trainings.