Tipps für effektive Kommunikation in hybriden Teams

Alexandra Altmann

Bei Hybrid Work sind nur selten alle gleichzeitig im Büro – und trotzdem müssen alle Teammitglieder immer gut informiert sein, damit die Zusammenarbeit klappt.

Das fordert von den Führungskräften, die Kommunikationsregeln in ihren hybriden Teams klar und wirksam zu gestalten.

Worauf kommt es dabei besonders an?

Inzwischen hat sich die grundlegende Arbeitsorganisation in vielen hybriden Teams einigermaßen eingespielt. Es wurde geregelt, wie oft Anwesenheit im Büro gewünscht ist, wie man sich dazu abstimmt und wie man mit Ausnahmen umgeht.

Nun geht es darum, dass Sie die Feinheiten beim hybriden Arbeiten ausgestalten!

Herausforderung: Austausch von Info & Wissen sichern

„Wie kann ich sicherstellen, dass alle Infos ankommen und verstanden werden, ohne dass es zu Informations-Überlast kommt?“

Das gehört aktuell zu den Top 3 Fragen, die Führungskräfte rund um das Führen hybrider Teams haben, wie unsere Studie zu den größten Herausforderungen beim Führen hybrider Teams zeigt.

Konkret hören wir dabei von den folgenden Problemen:

„Man bekommt teilweise nicht mehr mit, woran die KollegInnen arbeiten und kann keine schnellen Tipps über den Schreibtisch hinweg geben“
„Informationen kommen oft nur mit Zeitverzug an“
„Mir fehlen die schnellen Abstimmungen zwischendurch“
„Die Personen im Homeoffice bekommen Infos nicht mit, die schnell mal nebenbei im Büro besprochen werden“
„Virtuell erreicht mich nur das, was ein Teammitglied bewusst teilt“
„Zu viele Kommunikationskanäle, die man beachten muss“

Das sind wichtige Themen, die im Alltag Produktivität und Wohlbefinden im Team massiv stören können.
Was können Sie als Führungskraft tun, um das zu vermeiden?

Effektive Kommunikation in hybriden Teams – die Grundlagen

Zunächst einmal: Wer in Präsenz gut kommunizieren kann, der kann es sicher auch in der hybriden Arbeitsumgebung. Die Grundlagen guter Führungskommunikation bleiben ja nach wie vor gleich:
Sich der eigenen Wirkung auf andere bewusst sein. Klare Botschaften setzen. Nicht nur senden, sondern auch zuhören. Respektvoll und empathisch auf die Reaktionen anderer eingehen.

Doch was sind nun die Besonderheiten der Kommunikation in hybriden Teams?

Wenn Teammitglieder in wechselnden Konstellationen im Büro sind, drohen verschiedene Gefahren bei der Zusammenarbeit: Zweiklassen-Gesellschaft, Proximity Bias, Informationsverlust, Missverständnisse.

Diesen Risiken können Sie durch eine bewusste Auswahl Ihrer Kommunikations-Formen und -Kanäle und durch klare Kommunikationsregeln vorbeugen!

Entscheiden Sie: Wann kommuniziere ich synchron – und wann asynchron?

Was ist mit synchroner Kommunikation gemeint? Und was ist asynchrone Kommunikation?

Synchrone Kommunikation bedeutet, dass Personen gleichzeitig zum Austausch zusammenkommen: Zu Meetings im Büro, zu informellen Gesprächen im Büro, zu Telefonaten oder zu Online Meetings.

Asynchrone Kommunikation bedeutet, dass Information und Wissen zeitnah, aber nicht gleichzeitig ausgetauscht werden: Über Mail, Dokumente, Chat, Online Kalender, MS TEAMS Kanäle, Notizen-Apps, Online Tools zum Steuern von Projekten, Workflows, Tickets, Kundenbeziehungen usw.

Was empfiehlt sich wann?

Synchrone Kommunikation ist intensiver, aber auch wesentlich aufwändiger als asynchrone Kommunikation. Schließlich müssen Sie dafür alle Beteiligten zeitlich koordinieren und Platz in allen Kalendern dafür freischaufeln.
Nutzen Sie sie immer dann, wenn Sie mit Ihrem Team etwas ganz intensiv und persönlich diskutieren wollen. Sie ist das Mittel der Wahl, wenn es Ihnen um Teambuilding geht oder komplexe Fragen zu klären sind.
Asynchrone Kommunikation ist flexibler und wesentlich weniger aufwändig. Jedes Teammitglied kann Information jederzeit und ortsunabhängig senden und empfangen – dadurch ist diese Kommunikationsform auch inklusiver.
Nutzen Sie sie für den Austausch einfacher Informationen, wie z.B. Statusupdates, einfache Fragen, Verfügbarkeitsklärung, Sammlung von Input. Sie ist das Mittel der Wahl für einen Großteil der alltäglichen Informationen im Team und bietet riesige Produktivitätspotenziale!

Hybride Teams erfolgreich führen – das bedeutet also zunächst, bewusst zu klären, welche Kommunikationsform wann im Team verwendet wird.

Über die effektive synchrone Kommunikation in hybriden Teams haben wir bereits in unserem Praxistipp zu Meetings in hybriden Teams gesprochen. Deshalb konzentrieren wir uns hier nun auf die asynchrone Kommunikation.

Jederzeit alle informiert halten – das geht nur asynchron!

Hybride Teams gleichen oft einem Flohzirkus: Alle gleichzeitig zusammenzubringen erfordert einen hohen Koordinationsaufwand und oft unliebsame Diskussionen.

Wenn Sie sicherstellen wollen, dass alle Teammitglieder alle Informationen immer zeitnah erhalten bzw. teilen, dann werden Sie das nicht mit den tradierten Methoden aus der Vor-Corona-Zeit schaffen. Damals lief fast alles über formelle Meetings und informelle Gespräche. Wer das heute noch versucht, stöhnt sehr schnell über übervolle Kalender und „keine Zeit für meine eigentliche Arbeit“.

Was als Lösung funktioniert, ist das „Virtual First“-Denken:
Teilen Sie alle wichtigen Informationen immer über Ihre asynchronen Kanäle: Statusupdates direkt in den Online Aufgaben-Listen, Infos an alle am besten direkt in Ihrem gemeinsamen Online-Teams-Kanal, Kommentare direkt in den Dokumenten, an denen alle gleichzeitig arbeiten können.
So stellen Sie sicher, dass alle alles mitbekommen, unabhängig davon, von welchem Ort aus sie wann arbeiten.
In Ihren synchronen Besprechungen brauchen Sie dann keine Zeit mehr für diese Basisinformationen aufwenden, sondern können sich auf den persönlichen Austausch und die Klärung komplexerer Sachverhalte konzentrieren.

Dabei kommt es dann natürlich vor allem darauf an, den asynchronen Informationsaustausch effizient und produktiv zu machen. Das gelingt, wenn Sie diese drei Voraussetzungen schaffen:

Sprechen Sie mit Ihrem Team über den Austausch von Information und Wissen: Was läuft gut, was ist umständlich, wo sucht man unnötig lange, wo gehen Informationen verloren, wo ist Informations-Overkill?
Legen Sie gemeinsam mit dem Team klar fest, welche Kommunikation am einfachsten über welchen Kanal mit welchen Spielregeln läuft – und sorgen Sie dafür, dass das auch eingehalten wird.
Wählen Sie die passenden Tools dafür aus – und sorgen Sie dafür, dass alle diese auch benutzen können.

Kommunikations-Tools richtig nutzen

Vermutlich ist auch Ihr virtueller Schreibtisch übervoll mit unterschiedlichen Anwendungen und Apps für asynchrone Kommunikation.

Dabei erschreckt uns manchmal, dass viele Führungskräfte immer noch sehr wenig über die Potenziale wissen, die ihnen die Tools auf ihrem Desktop für effektive asynchrone Kommunikation und Kollaboration in hybriden Teams bieten. Und wie wenig sie die Arbeit in ihren mobil arbeitenden Teams damit bewusst strukturieren.

Machen wir ein Beispiel:
Weit über 90% unserer Kunden haben inzwischen MS TEAMS als Arbeitstool eingeführt. Die allermeisten Führungskräfte berichten uns in unseren Trainings, dass sie es vor allem für Online Calls, diverse Chats und Dokumentenaustausch via Sharepoint nutzen – und daneben intern im Team aber weiterhin hauptsächlich per Email kommunizieren. Und dann stöhnen sie über einen unübersichtlichen Datenwust und unnötig viel Zeit, die für die Suche nach Informationen draufgeht.

Es ist leider noch sehr selten, dass jemand von gut funktionierenden Best Practices berichten kann. Das sind dann Personen, die sich die Zeit genommen haben, mit den verschiedenen Elementen von MS TEAMS zu experimentieren.
Schließlich ist MS TEAMS ein Tool, das speziell für asynchrone Arbeit in mobil arbeitenden Teams gebaut wurde und sehr zeitsparende Lösungen bietet! Und die ineffizienten teaminternen Emails komplett ablösen sollte!

Wie sehen solche Best Practice Lösungen aus?
Richten Sie einen Team-Workspace in MS TEAMS für Ihr Team ein und kommunizieren Sie alles Relevante nur noch darüber. Richten Sie dort Kanäle für die einzelnen Themenbereiche Ihres Teams ein. Tauschen Sie Informationen direkt im Kanal aus – in Unterhaltungen im Kanal, in Dokumenten im Kanal und in Arbeitsplänen, Notizbüchern und Whiteboards, die Sie ebenfalls direkt in diesen Kanal legen.
Dann finden alle Teammitglieder alle Informationen für das Team an einem gemeinsamen Ort und sparen sich aufwändige Suchen. Und falls Ihre Organisation MS TEAMS nicht verwendet: Es geht ja hier nicht um ein bestimmtes Tool, sondern um das Prinzip asynchroner Kommunikation. Organisieren Sie dafür die bei Ihnen verwendeten Tools zu einem kohärenten virtuellen Raum für Ihr Team.

Spielregeln für die asynchrone Kommunikation etablieren

Die Tools passend für Ihr Team zu konfigurieren, ist das eine. Das andere ist dann, auch klare Kommunikationsspielregeln zu vereinbaren und das entsprechende Verhalten von Ihren Teammitgliedern einzufordern:

Ausschließlich die gemeinsam vereinbarten Kommunikationskanäle und Tools nutzen (keine individuellen Sonderlocken)
Zeitnah auf Information zu reagieren („zeitnah“ konkret für das Team definieren!)
Eigene Informationen fristgerecht liefern

Wird das jeder sofort machen? Alte Gewohnheiten aufgeben? Die Transparenz schätzen?
Sicher nicht. Dabei sind Sie in Ihrer Führungsrolle gefordert!

Ihre Aufgabe als Führungskraft von hybriden Teams

Ein hybrides Team erfolgreich führen bedeutet, das Team behutsam und sorgfältig an neue Arbeitsformen heranzuführen – und dann aber bei der Umsetzung nicht locker zu lassen. Und selbst als Vorbild voranzugehen.

Dazu gehört insbesondere auch, die Tools und die Spielregeln für die Kommunikation im hybriden Team gemeinsam ständig zu überprüfen und so lange damit zu experimentieren, bis damit die Arbeit und der Austausch produktiv und flüssig laufen.

Fordern Sie sich und Ihre Leute damit heraus! Jetzt geht es um Proaktivität und gemeinsames Lernen!
Nur so werden Sie sicherstellen können, dass auch bei der hybriden Teamarbeit alle Infos im Team ankommen und unnötiger Stress vermieden wird.

Mehr dazu gibt's in unseren intensiven Trainings zum souveränen Führen hybrider Teams.
Einen schnellen Einstieg liefern Ihnen aber auch schon unsere kompakten Führungsimpulse. In 60, 90 oder 120 Minuten erhalten Sie praktische Tipps, wie Sie den Austausch von Info & Wissen in ihrem hybriden Teams sichern.