virtuu Praxistipps

Tipps für informelle Kommunikation in hybriden Teams

Alexandra Altmann 
© contrastwerkstatt / stock.adobe.com 

Endlich sind viele wieder zurück aus dem Homeoffice im Büro. Allerdings nicht an allen Tagen – und nicht alle an den gleichen Tagen. Die Zusammenarbeit ist nicht mehr rein online, sondern hybrid.

Und nach wie vor bleibt die Frage: Wie macht man das mit dem Austausch im GANZEN Team? Und vor allem: Wie macht man das mit dem INFORMELLEN Austausch im ganzen Team? Die meisten sehnen sich ja gerade nach mehr Zwischenmenschlichkeit, nach den zufälligen Begegnungen und der Inspiration daraus.

Hier sind vier Praxistipps dafür, wie man auch in hybriden Teams die informelle Kommunikation gut gestalten kann und das Wir-Gefühl festigt.

Auf die neue hybride Situation einstellen

Klar, die persönlichen Begegnungen fehlen uns allen, in allen Aspekten unseres Lebens! Diese Pandemie-Situation war für uns Menschen, die wir ja soziale Wesen sind und Kontakte zu anderen fast lebensnotwendig brauchen, ein enormer Stressfaktor.

Aber durch die lange Abwesenheit vom Büro hat sich auch einiges verändert: Viele Menschen wollen ab jetzt selbst bestimmen, wann sie von welchem Ort aus arbeiten und haben erlebt, dass die Kommunikation auf Distanz auch gut funktioniert. Manche haben inzwischen Vorbehalte bei zu viel physischer Nähe mit Viren, Lärm und Ablenkung. Manche haben ihre Kollegen noch nie persönlich getroffen, weil sie erst während der Lockdown-Zeit ins Team gekommen sind, und sind jetzt unsicher vor den ersten Begegnungen.

Persönliche Nähe, soziales Verhalten und informeller Austausch müssen wir in der neuen hybriden Arbeitswelt zum Teil neu lernen! Es geht nicht so einfach „zurück wie früher“. Deshalb haben wir hier ein paar Anregungen dafür zusammengestellt, wie man das angehen kann.

Praxistipp #1: Sich in einem „Reboarding“ Meeting wieder neu kennenlernen!

Wenn immer möglich, planen Sie jetzt ein physisches Treffen mit dem gesamten Team! Nehmen Sie sich einen Tag Zeit – und schieben Sie die Business-Themen dabei in den Hintergrund. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf den persönlichen Austausch der Leute untereinander.

Geben Sie sich und dem Team die Chance zu einer persönlichen Bestandsaufnahme:

  • Rückblick: Was hat sich bei mir verändert in den letzten 2 Jahren? Manche haben mehr Haare, manche weniger, manche eine andere Haarfarbe. Manche haben ein neues Kind oder Haustier oder sind umgezogen. Geben Sie jedem die Zeit, von sich zu erzählen – ganz besonders natürlich auch den neuen Teammitgliedern.

  • Augenblick: Was schätze ich an unserem Team und unserer Arbeit am meisten? Was will ich vor allem dazu beitragen?

  • Ausblick: Wie stelle ich mir die Arbeit künftig vor? Manche wollen gerne ins Büro, wegen der sozialen Kontakte oder weil sie zu Hause nicht in Ruhe arbeiten können. Manche wollen weiterhin flexibel selbst entscheiden, von welchem Ort aus sie arbeiten – aus ganz unterschiedlichen Gründen. Je besser man die Hintergründe versteht, desto passgenauer kann man dann Lösungen für das Team ausarbeiten.
    Welche Spielregeln sollten wir uns für die hybride Zusammenarbeit geben?

Sicher, das ist erstmal eine Zeit-Investition. Aber ohne so eine Grundlage des gegenseitigen Verstehens und wieder Neu-Kennenlernens scheint es mir fast unmöglich, den Teamgeist wiederzubeleben. Mehr Details für eine gelungene Rückkehr aus dem Homeoffice erhalten Sie in unserem Praxistipp "Zeit für Reboarding".

Praxistipp #2: Die Online Team Meetings auch für die Beziehungsebene nutzen!

Nicht alle Teams werden sich oft physisch treffen können. Online Meetings werden nach wie vor einen Großteil der täglichen Zusammenarbeit im hybriden New Normal bestimmen.

Und das haben wir in anderen Praxistipps ja schon oft gesagt: Wenn Sie Menschen gleichzeitig in Online Besprechungen zusammenbringen, dann sollte dort auch Raum und Zeit sein für einen Austausch auf der persönlichen Ebene. Wenn Leute sich mit anderen treffen, dann wollen sie nicht nur Sachthemen diskutieren, sondern auch ihre Beziehungen pflegen!

Berücksichtigen Sie das und planen Sie Ihre Agenda entsprechend:

  • Am Anfang Zeit lassen für eine persönliche Runde – und den Austausch untereinander mit gezielten Fragen anregen. Ein Beispiel: Wir bei virtuu starten unseren wöchentlichen (Online) Jour fixe meistens mit einer „Highlight-Runde“: Dabei erzählt jeder kurz von etwas besonders Positivem, was er oder sie seit unserem letzten Treffen erlebt hat – egal ob beruflich oder privat. Eine schöne Gelegenheit, um uns untereinander noch besser kennenzulernen und zu verstehen, was jeden von uns gerade bewegt.

  • Am Ende Zeit nehmen für die persönliche Verabschiedung.

  • Auch mal Meetings mit expliziten Aktivitäten zur Teambildung planen – sei es nun eine virtuelle „Happy Hour“, ein Online-Geburtstags-Umtrunk oder eine Meilenstein-Feier über Videocall.

Praxistipp #3: Öfter mal zwischendurch persönlich sprechen

Der Job einer Führungskraft ist es, zumindest mit den ihm oder ihr direkt Zugeordneten engen Kontakt zu halten. Im Büro machen das viele durch „Walking around“ und kurze Gespräche mit denen, die ihnen auf dem Rundgang oder in der Kaffeeküche begegnen.

In der neuen hybriden Arbeitswelt lauert hier eine große Falle: Man spricht nur mit denen, die physisch um einen herum sind, und vernachlässigt diejenigen, die remote arbeiten.

Diesem "Proximity Bias" muss man systematisch entgegenwirken! Und auch mit denen, die nicht im Büro sind, in kurzen Telefonaten oder Online Gesprächen den Austausch suchen.

Ja, die muss man disziplinierter organisieren und planen – das ist nicht so bequem wie das unsystematische "Management by Walking Around" im Büro. Aber seien wir mal ehrlich: Das ist auch nicht sonderlich effizient und frisst manchmal viel Zeit – und man trifft dabei auch nicht alle.

„Aber ich will die Leute ja nicht bei ihrer Arbeit stören, wenn ich die einfach so anrufe.“

Sicher, so ein Anruf ist eine Störung – genauso wie es im Büro eine Störung ist, wenn jemand einfach ins Zimmer kommt oder einen irgendwo auf dem Weg anhält.

Also: Planen Sie die Gespräche, kündigen Sie sie an: Entweder durch eine Anfrage für einen 15 min Termin – oder durch ein spontane Chatnachricht: „Hast Du jetzt kurz Zeit – oder wann heute würde es Dir passen?“. Oder nutzen Sie ein Fachgespräch dafür, auch mal ein paar Minuten lang über Persönliches zu plaudern.

„Aber wie soll ich dafür denn auch noch Zeit finden?“

Einerseits sparen Sie ja Zeit dadurch ein, dass Sie weniger Gespräche auf dem Flur und beim Kaffee-Holen führen. Und andererseits ist es natürlich fast die wichtigste Aufgabe einer Führungskraft, mit ihren Leuten zu kommunizieren. Wer sich dafür keine Zeit schafft, sollte die eigene Aufgaben-Priorisierung überdenken und ändern!

Praxistipp #4: Chatten statt quatschen

Virtuelle Kommunikation bedeutet nicht nur Telefonanrufe und Videocalls, sondern eben auch eine Vielzahl an asynchronen Austauschformen: E-Mail, Chat, Kommentare in Dokumenten oder Unterhaltungen in MS TEAMS Kanälen.

Und Chat ist das Mittel der Wahl, wenn es um den Ersatz für informelle Flurgespräche geht!

Schnell mal eine Message, einen witzigen Spruch, ein Emoji oder ein lustiges GIF senden – das ist das Äquivalent zu dem lockeren Kommentar oder dem „Und, wie geht’s?“ in der Kaffeeküche.

Schriftliche Nachrichten statt direktem Gespräch – das ist sicherlich eine Umstellung für diejenigen von uns, die nicht als „Digital Natives“ aufgewachsen sind, also für viele der jetzigen Führungskräfte-Generation. Doch wir sollten uns dabei immer vor Augen halten, dass gerade jüngere Teammitglieder Kommunikation über Chats als „normaler“ empfinden als ein Telefonat.

Ein Beispiel: Wenn meine 20-jährige Tochter mir erzählt, sie hätte sich mit ihrer Freundin über ein bestimmtes Thema unterhalten, dann meint sie damit nicht etwa, dass die beiden miteinander gesprochen haben. Nein, sie bezieht sich damit eher auf einen Chat-Austausch über WhatsApp oder Snapchat.

Auch bei der Kommunikation in unserer Familie ist es inzwischen so, dass schnelle und vor allem positive Botschaften über unsere WhatsApp-Gruppe erfolgen - und direkte Anrufe eher bedeuten, dass es ein Problem gibt. Das sehe ich überall in meinem Umfeld: Auch die Eltern- und sogar die Großeltern-Generation nutzt inzwischen sehr selbstverständlich die verschiedenen Chat-Funktionen für die persönliche Kommunikation auf Distanz.

Dann kann das natürlich auch in der beruflichen Kommunikation klappen!

Also sehen Sie sich genauer an, welche Zielgruppen Sie bei sich im Team haben, und wo Sie mit zeitnahen Chat-Nachrichten für engere persönliche Beziehungen sorgen können. Und die kosten oft sogar sehr viel weniger Zeit als ein Kaffeeküchen-Plausch!

Neue Führungskompetenz lernen

Jeder Umbruch in der Arbeitsorganisation führt dazu, dass sich die Umgangsformen in Büros ändern.

Ob das die Umstellung von Briefen auf Telefon, oder von Fax zu E-Mail, oder nun vom Präsenzmeeting zu Videocalls und zum Chatten war – schon immer mussten Führungskräfte ihr Mindset, Skillset und Toolset erweitern.

Und im Augenblick geht es eben darum, auch bei der informellen Kommunikation in hybriden Teams kreativ zu werden und zu experimentieren!

Welche Erfahrungen haben Sie damit gemacht, welche Best Practices können Sie dazu teilen?

Mehr Praxistipps dazu gibt's auch in unseren Trainings zum Führen hybrider Teams.

Topaktuelle Trainings

Hybride Teams führen

Weitere Praxistipps zum Mindset, Skillset und Toolset für erfolgreiches Führen erhalten Sie in unseren neuen Trainings.

Flyer hybride Teams führen
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