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Hybride Meetings gestalten - Dos & Don'ts

Alexandra Altmann 
 

„Endlich können wir uns wieder im Büro treffen“ – mit diesem guten Gefühl starteten viele Führungskräfte nach dem Ende des Lockdowns in die hybride Teamarbeit.

Doch schnell zeigte sich auch eine der großen Herausforderungen von Hybrid Work: Wie organisiert man die Besprechungen am besten, wenn nur sehr selten alle gleichzeitig im Büro sind? Was macht man mit den Teammitgliedern, die mobil arbeiten?

Aus diesem Grund entscheiden sich viele Führungskräfte für die Durchführung hybrider Meetings. Und dazu hören wir in unseren Führungs-Workshops sehr oft die Frage: Wie kann man diese neue Meetingform eigentlich effektiv gestalten?

Die neue Realität hybrider Arbeit

Viele kommen gerne wieder ins Büro, um dort KollegInnen zu treffen und soziale Kontakte zu pflegen. Aber die meisten schätzen auch die Möglichkeit, weiterhin tageweise flexibel von zu Hause aus zu arbeiten, ohne Anreise und mit relativ freier Zeiteinteilung.

Sehr wahrscheinlich wird es also kaum Tage geben, an denen alle KollegInnen gleichzeitig vor Ort sind – außer man macht dafür klare Vorgaben. Aber auch dann ist die Zahl großer Meetingräume begrenzt, und nicht alle haben die passende technische Ausstattung.

Wie soll man das mit den Besprechungen also am besten machen?

Die drei Optionen zur Gestaltung von Meetings

Grundsätzlich haben Sie ja drei Optionen für Meetings in hybriden Teams, die jeweils andere Vorteile und Herausforderungen haben:

  1. Präsenz-Meeting: Alle kommen zur gleichen Zeit im Büro in Besprechungsräumen zusammen.
  2. Online-Meeting: Alle treffen sich zu virtuellen Meetings im Online-Besprechungsraum.
  3. Hybrides Meeting: Einige Teilnehmende sind vor Ort im Meetingraum, andere schalten sich online dazu und sind via Bildschirm sichtbar und hörbar.

Aktuell beobachten wir immer noch, dass viele die hybriden Meetings automatisch für die beste Lösung für hybride Teams halten.

Doch ist das wirklich so? Wir denken nicht!

Herausforderungen bei der Gestaltung hybrider Meetings

Sie haben es wahrscheinlich auch selbst schon erlebt: Hybride Meetings sind gar nicht so einfach zu leiten und moderieren:

Die im Raum sind engagiert, diskutieren untereinander, verständigen sich auch non-verbal und machen gerne mal eine witzige Bemerkung und Smalltalk. Die anderen „da draußen“ bekommen oft nicht alles mit und tun sich schwer, auch mal zu Wort zu kommen.

Als BesprechungsleiterIn muss man da sehr konsequent und straff steuern, um alle gleichberechtigt zu beteiligen. Und die Teilnehmenden müssen sich äußerst diszipliniert verhalten. Das ist nicht einfach umzusetzen.

Und es braucht natürlich eine passende Möblierung und technische Ausstattung des Meetingraums: Dazu gehören vor allem eine Kamera, die alle im Raum gut erfassen kann, und ein Audiosystem, das jeden gut zu hören sein lässt - und natürlich ein großer Bildschirm, auf dem alles gut zu sehen ist. Das kann ganz schön teuer werden.

Aber sogar, wenn alle diese Infrastruktur-Voraussetzungen gegeben sind, bleibt das Leiten und die Moderation dieser gemischten Meetings eine extrem schwierige Aufgabe, die viel Übung und das konsequente Einfordern von Disziplin erfordert. Das ist sicher nicht jedermanns Sache.

Deshalb sollten Sie genau überlegen, wann Sie diese Form der Besprechung tatsächlich einsetzen wollen, und wie Sie hybride Meetings am besten gestalten.

Welche Art von Meeting wann?

Die absolut gelungene hybride Besprechung, die alle Teilnehmenden begeistert hat?

Ich habe noch keinen getroffen, der so etwas erlebt hat. Egal, wie gut sie moderiert wird: Es bleibt immer bei einer Zweiklassengesellschaft beziehungsweise bei unterschiedlicher Augenhöhe zwischen denen „drinnen“ im Büro und denen „draußen“, die remote zugeschaltet sind.

Deshalb empfehlen wir, hybride Meetings so weit wie möglich zu vermeiden!

Machen Sie stattdessen

  • ein Präsenz-Meeting, wenn Sie strategische oder kreative Fragen intensiv diskutieren wollen oder es Ihnen insbesondere auf Teambildung und Beziehungspflege ankommt, oder
  • ein Online-Meeting, wenn es um Fachdiskussionen oder Know How-Vermittlung geht oder im Jour Fixe grundlegende Informationen ausgetauscht werden sollen.

Trotzdem: Praxistipps für das Gestalten hybrider Meetings

Falls es gar nicht anders geht, hier noch einige Anregungen und Tipps dafür, wie Sie auch hybride Besprechungen effektiv gestalten können:

  • Am besten funktionieren hybride Meetings, wenn im physischen Besprechungsraum maximal 4-5 Personen sitzen. Sobald es mehr Personen sind, werden meist nicht mehr alle gut von der zentralen Kamera und den Tischmikros erfasst.
  • Lassen Sie die Personen, die sich im Büro-Sitzungsraum befinden, ihre Laptops oder Tablets mit in den Besprechungsraum bringen. Alle nutzen die Kameras ihrer individuellen Geräte und sind damit alle gleich gut im Videobereich des virtuellen Raums zu sehen. Stellen Sie Augenhöhe dann dadurch her, dass sich alle BesprechungsteilnehmerInnen in einen gemeinsamen Online-Besprechungsraum einwählen.
  • Im physischen Besprechungsraum im Büro sind dann als technische Ausstattung nur sehr gute Tischmikrofone erforderlich. (Über die individuellen Geräte würden akustische Rückkoppelungen entstehen.)
  • Vermeiden Sie im Präsenz-Besprechungsraum Raschelgeräusche oder das laute Abstellen von Gläsern, Tassen etc. auf dem Tisch, da dies über die Tischmikrofone extrem verstärkt wiedergegeben wird.
  • Nutzen Sie Online-Besprechungsräume und digitale Tools wie ChatUmfragen oder gemeinsame Whiteboards, um die Interaktion und den Austausch zu fördern.
  • Etablieren Sie klare Spielregeln für eine inklusive Moderation und Diskussion. Unterscheiden Sie dabei auch zwischen den Verhaltensregeln für die Teilnehmenden im physischen Raum und denen für die Remote-Teilnehmenden. In unseren "Tipps für hybride Meetings" finden Sie Beispiele dazu.
  • Und achten Sie darauf, bei Fragen an die Teilnehmenden immer zuerst die remote Zugeschalteten sprechen zu lassen - und erst dann die Anwesenden im Raum.
  • Versuchen Sie (als Führungskraft oder BesprechungsleiterIn) die Meetings abwechselnd aus dem Büro und von Remote aus zu moderieren: Das schärft Ihren Blick für die unterschiedlichen Perspektiven!

Fazit zu den Dos & Don'ts in hybriden Meetings

Hybride Meetings sind in vielen Fällen nicht das beste Mittel der Wahl. Wenn Sie dennoch nicht darauf verzichten können, gehen Sie bei der Vorbereitung und Moderation besonders sorgfältig vor.

Vermutlich erfordert das einen Upgrade Ihrer Besprechungsleitungs-Kompetenz - zögern Sie nicht, damit zu beginnen!

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