Hybride Meetings gestalten - Dos & Don'ts

„Endlich können wir uns wieder im Büro treffen“ – mit diesem guten Gefühl starteten viele Führungskräfte nach dem Ende des Lockdowns in die hybride Teamarbeit.

Doch schnell zeigte sich auch eine der großen Herausforderungen von Hybrid Work: Wie organisiert man die Besprechungen am besten, wenn nur sehr selten alle gleichzeitig im Büro sind? Was macht man mit den Teammitgliedern, die mobil arbeiten?

Deshalb hören wir in unseren Führungs-Workshops sehr oft die Frage: Wie kann man hybride Meetings optimal gestalten, um eine effektive Zusammenarbeit zwischen Homeoffice und Büro zu fördern?

Die neue hybride Realität

Viele kommen gerne wieder ins Büro, um dort KollegInnen zu treffen und soziale Kontakte zu pflegen. Aber die meisten schätzen auch die Möglichkeit, weiterhin tageweise flexibel von zu Hause aus zu arbeiten, ohne Anreise und mit relativ freier Zeiteinteilung.

Sehr wahrscheinlich wird es also kaum Tage geben, an denen alle KollegInnen gleichzeitig vor Ort sind – außer man macht dafür klare Vorgaben. Aber auch dann ist die Zahl großer Meetingräume begrenzt, und nicht alle haben die passende technische Ausstattung.

Wie soll man das mit den Besprechungen also am besten machen?

Die drei Optionen zur Gestaltung von Meetings

Grundsätzlich gibt es drei Optionen für Meetings in hybriden Teams, die jeweils andere Vorteile und Herausforderungen haben:

1. Präsenz-Meeting: Alle kommen zur gleichen Zeit im Büro in Besprechungsräumen zusammen.
2. Online-Meeting: Alle treffen sich virtuell im Online-Besprechungsraum.
3. Hybrides Meeting: Einige Teilnehmende sind vor Ort im Meetingraum, andere schalten sich online dazu und sind via Bildschirm sichtbar und hörbar.

Aktuell beobachten wir immer noch, dass viele die hybriden Meetings automatisch für die beste Lösung für hybride Teams halten. Doch ist das wirklich so? Wir denken nicht!

Herausforderungen bei der Gestaltung hybrider Meetings

Sie haben es wahrscheinlich auch selbst schon erlebt: Hybride Meetings sind gar nicht so einfach zu leiten und moderieren:

Die im Raum sind engagiert, diskutieren untereinander, verständigen sich auch non-verbal und machen gerne mal eine witzige Bemerkung und Smalltalk. Die anderen „da draußen“ bekommen oft nicht alles mit und tun sich schwer, auch mal zu Wort zu kommen.

Als BesprechungsleiterIn muss man da sehr konsequent und straff steuern, um alle gleichberechtigt zu beteiligen. Und die Teilnehmenden müssen sich äußerst diszipliniert verhalten. Das ist nicht einfach umzusetzen.

Und es braucht natürlich eine passende Möblierung und Technikausstattung des Meetingraums: Dazu gehören vor allem eine Kamera, die alle im Raum gut erfassen kann, und ein Audiosystem, das jeden gut zu hören sein lässt - und natürlich ein großer Bildschirm, auf dem alles gut zu sehen ist. Das kann ganz schön teuer werden.

Aber sogar, wenn alle diese Infrastruktur-Voraussetzungen gegeben sind, bleibt das Leiten und die Moderation dieser gemischten Meetings eine extrem schwierige Aufgabe, die viel Übung und das konsequente Einfordern von Disziplin erfordert. Das ist sicher nicht jedermanns Sache.

Deshalb sollten Sie genau überlegen, wann Sie diese Form der Besprechung tatsächlich einsetzen wollen, und wie Sie hybride Meetings am besten gestalten.

Welche Art von Meeting wann?

Die absolut gelungene hybride Besprechung, die alle Teilnehmenden begeistert hat?

Ich habe noch keinen getroffen, der so etwas erlebt hat. Egal, wie gut sie moderiert wird: Es bleibt immer bei einer Zweiklassengesellschaft beziehungsweise bei unterschiedlicher Augenhöhe zwischen denen „drinnen“ im Büro und denen „draußen“, die remote zugeschaltet sind.

Deshalb empfehlen wir, hybride Meetings so weit wie möglich zu vermeiden!

Machen Sie stattdessen

• ein Präsenz-Meeting, wenn Sie strategische oder kreative Fragen intensiv diskutieren wollen oder es Ihnen insbesondere auf Teambildung und Beziehungspflege ankommt, oder
• ein Online-Meeting, wenn es um Fachdiskussionen oder Know How-Vermittlung geht oder im Jour Fixe grundlegende Informationen ausgetauscht werden sollen.

Trotzdem: Praxistipps für das Gestalten hybrider Meetings

Falls es gar nicht anders geht, hier noch einige Anregungen und Tipps dafür, wie Sie auch hybride Besprechungen effektiv gestalten können:

• Lassen Sie die Personen, die sich im Büro befinden, ihre Laptops oder Tablets mit in den Besprechungsraum bringen.
• Stellen Sie Augenhöhe dann dadurch her, dass sich alle BesprechungsteilnehmerInnen in einen gemeinsamen Online-Besprechungsraum einwählen und dort mit den Tools und Medien arbeiten, die einen effektiven Austausch erlauben, z.B. Chat, Umfragen oder ein gemeinsames Whiteboard.
• Alle nutzen die Kameras ihrer individuellen Geräte und sind damit alle gleich gut im Videobereich des virtuellen Raums zu sehen.
• Im physischen Besprechungsraum im Büro sind dann als technische Ausstattung nur sehr gute Tischmikrofone erforderlich. (Über die individuellen Geräte würden akustische Rückkoppelungen entstehen.)
• Vermeiden Sie im physischen Besprechungsraum Raschelgeräusche oder das laute Abstellen von Gläsern, Tassen etc. auf dem Tisch, da dies über die Tischmikrofone extrem verstärkt wiedergegeben wird.
• Etablieren Sie klare Spielregeln für die Moderation und Diskussion. Unterscheiden Sie dabei auch zwischen den Verhaltensregeln für die Teilnehmenden im physischen Raum und denen für die Remote-Teilnehmenden.
• Versuchen Sie (als Führungskraft oder BesprechungsleiterIn) die Meetings abwechselnd aus dem Büro und von Remote aus zu moderieren: Das schärft Ihren Blick für die unterschiedlichen Perspektiven!

Fazit

Hybride Meetings sind in vielen Fällen nicht das beste Mittel der Wahl. Wenn Sie dennoch nicht darauf verzichten können, gehen Sie bei der Vorbereitung und Moderation besonders sorgfältig vor. Vermutlich erfordert das einen Upgrade Ihrer Besprechungsleitungs-Kompetenz - zögern Sie nicht, damit zu beginnen!

Das Führen hybrider Teams geht natürlich über die erfolgreiche Gestaltung von Meetings hinaus. In der neuen Normalität braucht es ein erweitertes Mindset, Skillset und Toolset für Leadership, um den Herausforderungen der Führung von verteilten Teams gerecht zu werden. In unseren Trainings zum Thema „Hybride Teams führen“ helfen wir Führungskräften, dies zu reflektieren und ihre Führungskompetenz für New Work zu auszubauen.

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