Eine der Hauptfragen, die wir in unseren Trainings immer wieder von Führungskräften oder Projektleiter*innen hören,…
„Endlich können wir uns wieder im Büro treffen“ – das berichten uns gerade mit einem guten Gefühl viele Führungskräfte in unseren Workshops zum Führen von hybriden Teams.
Und gleichzeitig fragen sie sich, wie sie in Zukunft Besprechungen am besten organisieren sollen. Es werden ja vermutlich nur selten alle gleichzeitig im Büro sein.
Wie kann man also hybride Meetings gestalten, um eine effektive Zusammenarbeit zwischen Homeoffice und Büro zu fördern?
Aktuell kommen viele gerne wieder ins Büro, um dort KollegInnen zu treffen und soziale Kontakte zu pflegen. Aber die meisten schätzen auch die Möglichkeit, weiterhin tageweise flexibel von zu Hause aus zu arbeiten, ohne Anreise und mit relativ freier Zeiteinteilung.
Sehr wahrscheinlich wird es also kaum Tage geben, an denen alle KollegInnen gleichzeitig vor Ort sind – außer man macht dafür klare Vorgaben. Aber auch dann ist die Zahl großer Meetingräume begrenzt, und nicht alle haben die passende technische Ausstattung.
Wie soll man das mit den Besprechungen also am besten machen?
Grundsätzlich gibt es drei Optionen für Meetings in hybriden Teams, die jeweils andere Vorteile und Herausforderungen haben:
Aktuell beobachten wir, dass viele die hybriden Meetings automatisch für die beste Lösung für hybride Teams halten. Doch ist das wirklich so? Wir denken nicht!
Sie haben es wahrscheinlich auch selbst schon erlebt: Hybride Meetings sind gar nicht so einfach zu leiten und moderieren:
Die im Raum sind engagiert, diskutieren untereinander, verständigen sich auch non-verbal und machen gerne mal eine witzige Bemerkung und Smalltalk. Die anderen „da draußen“ bekommen oft nicht alles mit und tun sich schwer, auch mal zu Wort zu kommen.
Als BesprechungsleiterIn muss man da sehr konsequent und straff steuern, um alle gleichberechtigt zu beteiligen. Und die Teilnehmenden müssen sich äußerst diszipliniert verhalten. Das ist nicht einfach umzusetzen.
Und es braucht natürlich eine passende Möblierung und Technikausstattung des Meetingraums: Dazu gehören vor allem eine Kamera, die alle im Raum gut erfassen kann, und ein Audiosystem, das jeden gut zu hören sein lässt - und natürlich ein großer Bildschirm, auf dem alles gut zu sehen ist. Das kann ganz schön teuer werden.
Aber sogar, wenn alle diese Infrastruktur-Voraussetzungen gegeben sind, bleibt das Leiten und die Moderation dieser gemischten Meetings eine extrem schwierige Aufgabe, die viel Übung und das konsequente Einfordern von Disziplin erfordert. Das ist sicher nicht jedermanns Sache.
Deshalb sollten Sie genau überlegen, wann Sie diese Form der Besprechung tatsächlich einsetzen wollen, und wie Sie hybride Meetings am besten gestalten.
Die absolut gelungene hybride Besprechung, die alle Teilnehmenden begeistert hat?
Ich habe noch keinen getroffen, der so etwas erlebt hat. Egal, wie gut sie moderiert wird: Es bleibt immer bei einer Zweiklassengesellschaft beziehungsweise bei unterschiedlicher Augenhöhe zwischen denen „drinnen“ im Büro und denen „draußen“, die remote zugeschaltet sind.
Deshalb empfehlen wir, hybride Meetings so weit wie möglich zu vermeiden!
Machen Sie stattdessen
Falls es gar nicht anders geht, hier noch einige Anregungen und Tipps dafür, wie Sie auch hybride Besprechungen effektiv gestalten können:
Hybride Meetings sind in vielen Fällen nicht das beste Mittel der Wahl. Wenn Sie dennoch nicht darauf verzichten können, gehen Sie bei der Vorbereitung und Moderation besonders sorgfältig vor!
Das Führen hybrider Teams geht natürlich über die erfolgreiche Gestaltung von Meetings hinaus. In der neuen Normalität braucht es ein erweitertes Mindset, Skillset und Toolset für Leadership, um den Herausforderungen der Führung von verteilten Teams gerecht zu werden. In unseren Trainings zum Thema „Hybride Teams führen“ helfen wir Führungskräften, dies zu reflektieren und ihre Führungskompetenz für New Work zu auszubauen.
Wir haben für Sie konkrete Tipps für hybride Meetings zusammengestellt - als Spickzettel mit Lösungen für die typischen Herausforderungen im Alltag.
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