Tipps für effektive Kickoff-Meetings in virtuellen Teams

Sie beginnen gerade eine neue Aufgabe mit Leuten, die an anderen Standorten Ihres Unternehmens sitzen? Oder ein Projekt mit verschiedenen Experten, die vom Homeoffice aus arbeiten? Und Sie wollen einen richtig guten Start mit diesem virtuellen Team erwischen?

Dann ist ein gelungenes Kickoff-Meeting essenziell für den Erfolg der weiteren Zusammenarbeit!

Egal, ob Sie als Teamleiter*in neu ein Team übernehmen, als Projektleiter*in ein dringendes Vorhaben zum Erfolg führen oder Ihr Team in der Fläche für neue Themen mobilisieren wollen:

Gerade zu Beginn einer neuen Aufgabe oder eines neuen Projektes ist es immens wichtig, dass die Leute Sie und ihre Kollegen im Team

• kennenlernen,
• Vertrauen zueinander aufbauen,
• ein einheitliches Verständnis von der gemeinsamen Zielsetzung gewinnen,
• Begeisterung für das Thema entwickeln.

Zu Beginn: Das Team-Treffen

Sicher wäre es am besten, wenn Sie nun einen passenden Termin festsetzen, sich einen schönen Veranstaltungsort suchen und alle Leute gleichzeitig anreisen lassen, um gemeinsam intensiv am Start des Projektes oder der Aufgabe zu arbeiten.

Doch unter Pandemiebedingungen ist das nun ja oft nicht möglich.

Aber selbst ohne diese Restriktionen ist ein physisches Zusammenkommen nicht immer machbar. Da sind einerseits die hohen Kosten für so ein Meeting: Anreise, Übernachtung, Verpflegung, Rahmenprogramm.

Andererseits – und das ist oft die größere Hürde - ist es nicht so einfach, auch zeitnah einen Termin zu finden, zu dem sich alle gleichzeitig ein paar Tage frei schaufeln können für das Meeting und die Reisezeit. Je weiter verstreut das Team sitzt, desto schwieriger wird es - gerade in internationalen Projekten. Nicht selten sind die Teammitglieder zeitgleich auch in verschiedene Projekte eingebunden oder machen Ihr Projekt zusätzlich zu ihrem normalen „Regel-Job“. Da ist das Zeitbudget knapp: „Was soll ich denn noch alles machen?“.

Welche Alternativen haben Sie?

Je mehr Innovationen in Unternehmen durch standortübergreifende Projekte und agile Zusammenarbeit getrieben werden, desto wichtiger ist es, schnell und flexibel reagieren zu können UND qualitativ hochwertig zu interagieren! Und das beginnt eben schon beim Projektstart: 

• Sie können Emails versenden mit einer schönen Projektpräsentation und den Steckbriefen der Projektteilnehmenden. Das geht schnell, ist allerdings nicht sehr persönlich und inspirierend.
• Falls Sie das richtige Equipment für alle Besprechungsräume in den Standorten gekauft haben, können Sie eine Videokonferenz durchführen, in der sich die Leute in der Vorstellungsrunde auch visuell nahe kommen können. Für alle, die dafür die Technik und die Räume haben, ist das eine sehr gute Lösung: Die Teammitglieder sehen sich gegenseitig und es entsteht schnell ein erstes Teamgefühl.
• Oder Sie machen ein Online Meeting in einem Web-Besprechungsraum von MS TEAMS, Zoom, WebEx, GoToMeeting oder einem der anderen Tools, die dafür auf dem Markt sind. Zusätzlich zu den Videofunktionen bieten diese Besprechungsräume ja noch weitere Möglichkeiten zur Zusammenarbeit z.B. auf Whiteboards.

Wie gut ist das wirklich: ein Kickoff-Meeting virtuell und online?

Kann man tatsächlich gute persönliche Beziehungen und Vertrauen aufbauen, ohne sich zu sehen und zu riechen?!
Wir können aus unserer Erfahrungen und den vielen Studien, die wir gesichtet haben, ganz klar sagen: Sehen muss sein, riechen nicht. 
Stimme, Gestik, Mimik und Körperhaltung sind entscheidend, um andere Menschen einzuschätzen. Riechen und Fühlen sind hilfreich, aber auch ohne diese Eindrücke funktioniert der Vertrauensaufbau ganz gut.

Eine Web-Besprechung kann sehr persönlich sein, wenn alle ihre Kameras anschalten und Sie sich viel Zeit für das Kennenlernen nehmen. 

Tipps für gute virtuelle Kickoff-Meetings

Natürlich sollten Sie ein paar Grundregeln berücksichtigen, um Ihr virtuelles Kickoff-Meeting zum Erfolg zu machen:

1. Nehmen Sie sich zu Beginn ausführlich Zeit für eine persönliche Vorstellungsrunde. Geben Sie ein paar Punkte vor, mit denen sich jeder Einzelne vorstellt. Rufen Sie die Leute der Reihe nach auf. 
   Achten Sie darauf, dass die Leute dabei nicht nur über ihre fachliche Kompetenz und ihre bisherigen Erfahrungen reden, sondern auch über persönliche Vorlieben und Stärken sprechen. Je kreativer Sie die Fragen für die Vorstellungsrunde auswählen, desto lockerer wird das virtuelle Kennenlernen und gelingt der Einstieg in die Zusammenarbeit!
   
   Hier ein paar Ideen für Fragen, mit denen sich alle untereinander besser kennenlernen können, ohne gleich allzu persönlich werden zu müssen:
   
   • Mobiles Arbeiten: Würdest du lieber von einer Berghütte aus arbeiten oder von einer Strandhütte?
   • Was ist deine früheste Erinnerung an das Internet?
   • Was ist dein idealer Urlaubsort – und warum?
   • Welches war das letzte YouTube-Video, das du dir angeschaut hast?
   • Welches Spiel hast du als Kind als liebstes gespielt? 
     
     
2. Nutzen Sie die Funktionalitäten des Online-Besprechungsraums voll aus: Präsentationen teilen, Chatten, Brainstorming auf Whiteboard, quantitative Umfragen. Wenn Sie die Teammitglieder von Anfang an mit diesen interaktiven Methoden aktiv einbeziehen, kommen Sie schnell in einen fruchtbaren Arbeitsmodus! Das fühlt sich schon ganz ähnlich an wie das Zusammenarbeiten in einem Konferenzraum. Wir erleben oft, dass man so in zwei Stunden Online sogar mehr erreicht als in einem halben Tag Präsenz-Meeting.
   
   Ein Beispiel: Stellen Sie den Teilnehmenden eine offene Frage wie z.B.
   • „Das wichtigste an diesem Projekt ist mir ….“ oder 
   • „Unser Nummer 1 Ziel bei diesem Projekt sollte sein, dass ….“.  
     Sammeln Sie die Antworten dafür im Chat oder auf einem virtuellen Whiteboard. Bei beiden Methoden können alle gleichzeitig schreiben – und Sie kommen innerhalb von 3 Minuten ALLE zu Wort und Sie erhalten einen schnellen Überblick über die Meinungen im Team. In Präsenz würde man so etwas vielleicht mit einer Kärtchen-Abfrage machen oder Zurufe am Flipchart protokollieren. Aber das erfordert erfahrungsgemäß mindestens 20 Minuten Zeit – ohne dass Sie dadurch einen qualitativen Vorteil hätten.
      
3. Verteilen Sie den Kickoff auf zwei oder mehr kürzere Meetings. Konzentrieren Sie sich im ersten Meeting auf das virtuelle Kennenlernen und sprechen Sie dann im zweiten Meeting intensiv über das gemeinsame Ziel und Ihren Vorgehensplan. Darauf kann sich jeder anhand einer „Hausaufgabe“ zwischen dem ersten und zweiten Meeting vorbereiten. So können Sie am Anfang schnell durchstarten, Fahrt aufnehmen und eine Routine für die Online-Projekt-Meetings etablieren. 

Fazit: Probieren Sie es einfach mal aus!

Natürlich empfehlen wir, sich so oft wie möglich in Präsenzmeetings zu treffen. Als Wirtschaftspsychologen wissen wir aber auch, dass die Arbeitsrealität heute verlangt, neue Methoden zu erproben und einzusetzen. Sicher – am Anfang ist das ungewohnt und erfordert ein paar neue Kompetenzen. Aber mit ein wenig Übung wird es bald zur Normalität, wie man in vielen Unternehmen ja gegenwärtig schon beobachten kann.

Wir unterstützen Sie gerne dabei, Kickoff-Meetings auch einmal virtuell durchzuführen! Erfahren Sie mehr dazu in unseren Workshops zu Führen auf Distanz.

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