Jahres-Kickoff: Startschuss für effektivere Teamarbeit auf Distanz

Carsten Blumenstein

Die große Chance zu Beginn des neuen Jahres: Sie können mit Ihrem Team mit etwas Abstand auf 2023 zurückschauen. Und dann mit den Erkenntnissen aus der Retrospektive und frischem Blick in einem Jahres-Kickoff-Meeting die Weichen für 2024 stellen.

Dabei sollten Sie dann insbesondere auch die Zusammenarbeit im Team ins Visier nehmen: Wer ist wie oft und wann im Büro - und was machen wir dann dort? Wie kommunizieren wir effektiv?

Hier sind unsere Praxistipps dafür, was Sie bei diesem Kickoff-Meeting besonders beachten sollten.

Orientierung in Unsicherheit

Klima, Kriege und Krisen prägen unsere Zeit. Viele fühlen sich emotional stark beansprucht, vielleicht auch gesundheitlich angeschlagen. Das kostet wirklich Kraft. Ermüdung macht sich breit, ein Ende der Überlastung ist nicht in Sicht. Es geht nicht nur um hohe Krankenstände, Inflation, Lieferkettenprobleme, Energiekosten, Diskussionen rund ums Homeoffice und Unruhe wegen interner Reorganisationen. Sondern es bleibt auch diese schleichende Unsicherheit angesichts globaler Krisen, die aufs Gemüt drücken und Energie fressen.

Und jetzt? Die aktuelle Lage deutet darauf hin, dass Unwägbarkeiten und Unsicherheiten unseren Alltag auch weiterhin bestimmen werden. Umso wichtiger ist es, Orientierung zu geben. Das Teamgefühl zu stärken und klare Leitplanken zu setzen.

Ein gemeinsamer Kickoff ist der perfekte Startschuss und liefert Energie für das neue Jahr.

Die emotionale Ebene

Für manche Teams sind der strategische Ausblick und die Planung für das neue Jahr gelebte Praxis in jedem Januar.

Das reicht unter den jetzigen Umständen allerdings nicht aus. Führungskräfte müssen ebenso die emotionale Ebene in den Fokus nehmen. Und im Team ausloten, mit welchen Bedürfnissen und Präferenzen im Hinblick auf die Arbeitsorganisation und Anwesenheit im Büro jeder einzelne ins neue Jahr geht. Mit dem Ziel, diese so in Einklang zu bringen, dass die wichtigsten Team-Prioritäten erreicht werden.

Wie kann das konkret aussehen? Einzelgespräche sind dabei ein wichtiger Schlüssel. Doch die Teamperspektive ist genauso relevant.
Daher sollte beim Jahres-Kickoff jeder zu Wort kommen, dank guter Moderation mit ausgewogenen Redeanteilen. Um dann z.B. auszutauschen, wer wie gut ins neue Jahr gestartet ist, welche Erwartungen und vielleicht aber auch Befürchtungen es gibt. Sich gemeinsam auf das neue Jahr einstimmen. Den Teamgeist stärken und sich gegenseitig motivieren. Persönliche Nähe schaffen!

Weichen für effektivere Zusammenarbeit stellen

Wie soll die Zusammenarbeit in 2024 gestaltet werden? Gibt es eine verbindliche Vorgabe für mobile Arbeit in der Organisation und was bedeutet sie für unser Team? Für Führungskräfte ist der Jahres-Kickoff eine hervorragende Gelegenheit, dieses Thema mit dem Team zu diskutieren.

Die folgenden Tipps können dabei sehr hilfreich sein:

Der Austausch sollte mit dem Rückblick auf das Erreichte beginnen. Die Retrospektive liefert wichtige Erkenntnisse darüber, welche Vorgehensweisen sich in der Zusammenarbeit bewährt haben. Und welche Gewohnheiten und Prozesse überdacht und angepasst werden müssen.
Sprechen Sie über die aktuellen Herausforderungen rund um die Zusammenarbeit, gerade auch bei der hybriden Arbeit: Wofür müssen neue Spielregeln definiert werden, weil die Teamarbeit in diesem Bereich nicht automatisch effektiv läuft?
In der Diskussion im Team sollte zwischen persönlicher Präferenz und Job-Erfordernis unterschieden werden. Leicht vermischen sich beide Aspekte in der Argumentation z.B. rund um physische Anwesenheiten im Büro und die Grenzen von Homeoffice.
Fragen Sie auch nach, ob sich Ihre Leute überlastet oder erschöpft fühlen. Diskutieren Sie, was Sie im Team tun können, um dagegen vorzugehen. Ein guter Startpunkt dafür ist immer die Frage nach den Meetings: Haben wir zu viele? Sind sie effektiv? Zu lang? Sind immer die Richtigen dabei? Bleibt dazwischen Raum für Pausen? Was sollte sich ändern?
Führungskräfte sollten sich klar machen, dass sie dem Proximity Bias unterliegen. Damit bevorzugen sie unbewusst Teammitglieder, weil sie in ihrer Nähe sind, mehr mit ihnen kommunizieren und sehen, was sie tun. Und deren Leistung häufig höher einschätzen. Bei der Gestaltung der Zusammenarbeit auf Distanz sollte dieser Faktor vorausschauend berücksichtigt werden.

Die Pandemie hat die Art der Zusammenarbeit in den meisten Teams schlagartig und dauerhaft verändert. Vieles hat sich inzwischen eingespielt, aber natürlich muss das Team die Spielregeln immer wieder prüfen und nachjustieren.

Das passende Meeting-Format für den Jahres-Kickoff

Die emotionale Ebene im Team und die Stärkung des Team Spirits, die Gestaltung der effektiven Zusammenarbeit (ob vor Ort, hybrid oder online) und die Planung des Jahres: damit haben Sie die zentralen Themen des Jahres-Kickoffs gesetzt.

Dafür stehen drei Optionen für die Durchführung zur Verfügung:

Im besten Fall bringen Sie Ihr Team für den Jahresauftakt in Präsenz zusammen. Nutzen Sie die Gelegenheit, die persönlichen Beziehungen im Team zu stärken! Schaffen Sie viele Möglichkeiten für den informellen Austausch: in langen Kaffeepausen, bei einem gemeinsamen Spaziergang oder im Rahmen eines lockeren Essens. Wir empfehlen, mindestens ein Drittel der Zeit dafür zu reservieren.

Die Vorteile dieser Variante sind offensichtlich. Doch je nach Teamgröße, geografischer Verteilung der Teammitglieder, Budget und gesundheitlicher Bedenken ist ein Treffen am gleichen Ort eventuell nicht möglich.
Das bedeutet natürlich nicht, den Kickoff gleich komplett zu streichen. Schöpfen Sie stattdessen die Möglichkeiten der Alternativen voll aus!

Beim Online-Jahres-Kickoff nehmen alle Beteiligten räumlich unabhängig voneinander teil. Egal ob MS Teams, Zoom, Goto, Webex oder der Umgebung, in der das Team virtuell kommuniziert: Nutzen Sie dabei alles, was die Tools für einen intensiven und persönlichen Austausch hergeben!
Bringen Sie alle auf Kamera und lassen Sie reihum auf persönliche Fragen antworten, um die Beziehungen im Team zu stärken. Wenn die Gruppen dafür zu groß ist: Verteilen Sie die Leute in 3er oder 4er Gruppen auf Arbeitsräume. Nutzen Sie Online Whiteboards für Brainstorming zu wichtigen Themen. Und wenn Sie nicht wissen, wie man ein Online Whiteboard benutzt: Fangen Sie jetzt an, das zusammen mit dem Team zu lernen! Applaudieren Sie sich für die Erfolge im letzten Jahr - mit virtuellen Gesten, aber noch besser direkt mit den eigenen Händen!

Für manche Teams ist die Mischung aus „online“ und „vor Ort“ in der täglichen Zusammenarbeit Realität – dann kann auch der hybride Jahres-Kickoff eine gute Option sein. Diese Kombination erfordert allerdings besonders gute Moderationskompetenz.
Es ist ein Drahtseilakt, die Zielsetzung der Veranstaltung, die räumlichen Gegebenheiten, die Befindlichkeiten aller Beteiligten und die eingesetzten Tools unter einen Hut zu kriegen. Dabei besteht immer das Risiko einer Zweiklassengesellschaft: die im Raum haben Spaß miteinander, während die Online-Teilnehmenden nur passive Zuschauer sind. Achten Sie dabei also immer ganz besonders darauf, ALLE Teilnehmenden ausgewogen einzubeziehen.

Fazit zum Jahres-Kickoff

Wie gehen Sie das neue Jahr mit Ihrem Team an? Mit einem gut geplanten und moderierten Jahres-Kickoff können Sie Orientierung bieten und Ihre Leute emotional erreichen. Nutzen Sie die Energie des Neubeginns, um wichtige Fragen rund um die Zusammenarbeit in Büro und Homeoffice in der Realität des Jahres 2024 zu klären. Legen Sie so die Grundlage für den künftigen Teamerfolg - und haben Sie Spaß dabei!

Und hoffentlich bleibt es dann nicht nur bei diesem einen Kickoff-Workshop. Planen Sie solche Reflexions-Meetings zur Zusammenarbeit in regelmäßigen Abständen immer wieder mal ein. So wird die Retrospektive zum festen Bestandteil Ihrer kontinuierlichen Teamentwicklung.

Vor allem: Vergessen Sie dabei nicht sich selbst! Kümmern Sie sich um Ihre Energie, Ihre Kraft und Ihren Schwung für Ihre Führungsrolle! In der Vorbereitung des Jahres-Kickoffs hilft Ihnen die persönliche Reflexion, sich gut zu fokussieren. Denken Sie daran, Ihr Führungsrepertoire up-to-date zu halten mit allem, was wichtig ist für das Führen hybrider Teams, die effektive Teamarbeit auf Distanz und gekonntes Selbstmanagement im digitalen Zeitalter.