Jahres-Kickoff: Startschuss für effektive Teamarbeit auf Distanz

Der Beginn des neuen Jahres bietet eine große Chance: Man kann mit etwas Abstand auf die Turbulenzen und Routinen von 2021 zurückschauen. Und hoffentlich erholt und mit frischem Blick in einem Kickoff die Weichen für 2022 stellen.

Hier erfahren Sie, warum es gerade jetzt so wichtig ist, das Jahr als Team mit einem Kickoff gemeinsam zu beginnen. Und was man bei der Diskussion über die effektive Zusammenarbeit im Team besonders beachten sollte.

Orientierung in Unsicherheit

Das vergangene Jahr haben viele als herausfordernd erlebt, es hat wirklich Kraft gekostet. Und trotzdem gibt es sicherlich auch in Ihrer Organisation viele Führungskräfte, die diese Zeit mit ihren Teams gut gemeistert haben. Bei anderen macht sich Erschöpfung breit, Ermüdung schleicht sich ein, nicht nur am viel zitierten Begriff der „zoom Fatigue“ erkennbar.

Und jetzt? Die aktuelle Lage deutet darauf hin, dass Unwägbarkeiten und Unsicherheiten unseren Alltag auch weiterhin bestimmen werden. Umso wichtiger ist es, Orientierung zu geben. Das Teamgefühl zu stärken und klare Leitplanken zu setzen.

Ein gemeinsamer Kickoff ist der perfekte Startschuss und liefert Energie für das neue Jahr.

Die emotionale Ebene

Ein Jahresauftakt ist für sich genommen erst einmal nichts Außergewöhnliches. Für manche Teams sind der strategische Ausblick und die Planung für das neue Jahr gelebte Praxis in jedem Januar.

Das reicht unter den jetzigen Umständen allerdings nicht aus. Führungskräfte müssen ebenso die emotionale Ebene in den Fokus nehmen. Und im Team ausloten, mit welchen Bedürfnissen und Präferenzen im Hinblick auf die Arbeitsorganisation jeder einzelne ins neue Jahr geht. Mit dem Ziel, diese so in Einklang zu bringen, dass die wichtigsten Team-Prioritäten erreicht werden.

Wie kann das konkret aussehen? Einzelgespräche sind dabei ein wichtiger Schlüssel. Die Teamperspektive ist genauso relevant. Daher sollte beim Jahres-Kickoff jeder zu Wort kommen, dank guter Moderation mit ausgewogenen Redeanteilen. Um dann z.B. auszutauschen, wer wie gut ins neue Jahr gestartet ist, welche Erwartungen und vielleicht aber auch Befürchtungen es gibt. Sich gemeinsam auf das neue Jahr einstimmen. Den Teamgeist stärken und sich gegenseitig motivieren.

Weichen für effektive Zusammenarbeit stellen

Wie soll die Zusammenarbeit in 2022 gestaltet werden? Gibt es eine verbindliche Vereinbarung in der Organisation für die mobile Arbeit und was bedeutet sie für unser Team? Für Führungskräfte ist der Jahres-Kickoff eine hervorragende Gelegenheit, dieses Thema mit dem Team zu diskutieren. Die folgenden Tipps können dabei sehr hilfreich sein:

• Der Austausch sollte mit dem Rückblick auf das Erreichte beginnen. Die Retrospektive liefert wichtige Erkenntnisse darüber, welche Vorgehensweisen sich in der Zusammenarbeit bewährt haben. Und welche Gewohnheiten und Prozesse überdacht und angepasst werden müssen.
• Weil sich manche Fragen rund um die neue hybride Zusammenarbeit noch nie in dieser Form gestellt haben: wofür müssen neue Spielregeln definiert werden, weil die Teamarbeit in diesem Bereich nicht automatisch effektiv läuft?
• In der Diskussion im Team sollte zwischen persönlicher Präferenz und Job-Erfordernis unterschieden werden. Leicht vermischen sich beide Aspekte in der Argumentation z.B. rund um physische Anwesenheiten im Büro und die Grenzen von Homeoffice.
• Führungskräfte sollten sich klar machen, dass sie dem Proximity Bias unterliegen. Damit bevorzugen sie unbewusst Teammitglieder, weil sie in ihrer Nähe sind, mehr mit ihnen kommunizieren und sehen, was sie tun. Und deren Leistung häufig höher einschätzen. Bei der Gestaltung der Zusammenarbeit sollte dieser Faktor vorausschauend berücksichtigt werden.

Die Pandemie hat die Art der Zusammenarbeit in den meisten Teams schlagartig und dauerhaft verändert. Manches hat sich eingespielt, aber viele Weichen müssen noch gestellt werden, z.B. im Jahres-Kickoff. Wichtig wird aber auch die Erkenntnis sein, dass das Team die Spielregeln immer wieder prüfen und nachjustieren muss.

Flexibel bleiben: Kickoff-Format folgt Vorgaben

Die emotionale Ebene im Team und die Stärkung des Teamspirits, die Gestaltung der effektiven Zusammenarbeit (ob vor Ort, hybrid oder online) und die Planung des Jahres: die zentralen Themen des Jahres-Kickoffs sind gesetzt. Jetzt stehen drei Optionen für die Durchführung zur Verfügung:

• Im besten Fall findet der Jahresauftakt in Präsenz statt. Die Vorteile dieser Variante sind offensichtlich. Doch je nach Teamgröße, geografischer Verteilung der Teammitglieder, Budget und Pandemie-Bedingungen und -Vorgaben ist ein Treffen am gleichen Ort eventuell nicht möglich.

Leider gibt es dann manchmal den Reflex, den Kickoff gleich komplett zu streichen. Wer generell skeptisch gegenüber virtuellem Teambuilding und digitalen Workshops ist, tendiert zur Verschiebung der Veranstaltung. Bitte nicht! Denn die Alternativen bieten viele Chancen! Und im Sommer ist es für den Jahresauftakt zu spät.

• Beim Online-Jahres-Kickoff nehmen alle Beteiligten räumlich unabhängig voneinander teil: In MS Teams, Zoom, Goto, Webex oder der Umgebung, in der das Team virtuell kommuniziert. Häufig ergänzt um weitere Tools wie Mentimeter, Conceptboard oder wonder. Die Durchführung einer solchen Veranstaltung erfordert sehr gute Planung, Vorbereitung und professionelle Moderation. Und kann dann aber wirklich nachhaltige Wirkung entfalten.
• Für manche Teams ist die Mischung aus „online“ und „vor Ort“ in der täglichen Zusammenarbeit Realität – dann kann auch der hybride Jahres-Kickoff eine gute Option sein. Diese Kombination macht es allerdings für die Moderatorin oder den Moderator auch besonders schwer. Es ist ein echter Balanceakt, die Zielsetzung der Veranstaltung, die räumlichen Gegebenheiten, die Befindlichkeiten aller Beteiligten und die eingesetzten Tools unter einen Hut zu kriegen.

Hoffentlich haben Ihre Führungskräfte im letzten Jahr sehr viel dazugelernt, was die Moderation von Online Meetings angeht. Dann können sie nun flexibel die aktuell passendste Variante wählen. Wenn es hier aber noch an Kompetenz fehlt, dann wird es jetzt sicher höchste Zeit, durch geeignetes Training etwas daran zu ändern! Denn Online Meetings werden auch in Zukunft ein wesentlicher Bestandteil von Teamarbeit auf Distanz bleiben.

Fazit

Wie gehen Führungskräfte das neue Jahr mit ihrem Team an? Mit einem gut geplanten und moderierten Jahres-Kickoff können sie Orientierung bieten und ihre Leute emotional erreichen. Sie nutzen die Energie des Neubeginns, um wichtige Fragen rund um die Zusammenarbeit in der Realität des Jahres 2022 zu klären. Und legen auch die Grundlage für den künftigen Teamerfolg.

Wenn Sie an Ihr eigenes Team und an die Führungskräfte Ihrer Organisation denken und an Begriffe wie „emotionale Ebene“, „Teamspirit virtuell stärken“, „Proximity Bias“, „digitale Zusammenarbeit“ oder „Online-Jahres-Kickoff“: wie gut sind Ihre Leute darauf vorbereitet? Inwiefern sind diese Facetten schon Teil ihrer Führungskompetenz?

Eine Top-Priorität für HR ist aktuell der Aufbau von Schlüssel-Fähigkeiten und Kompetenzen, um den wachsenden und ständig neuen Anforderungen an Führungskräfte und Mitarbeitende gerecht zu werden. Mit unseren bewährten Trainings zum Führen auf Distanz liefert virtuu wertvolle Impulse, die psychologisch fundiert und praktisch umsetzbar sind. Und wenn es darum geht, noch professioneller und schlagkräftiger zusammenzuarbeiten, profitieren Teams Ihrer Organisation von unseren Trainings für Effektive Teamarbeit auf Distanz. Sprechen Sie uns gerne an!