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Schluss mit schlechten Online-Präsentationen

Carsten Blumenstein

Erinnern Sie sich an eine herausragende Online-Präsentation, die Sie kürzlich erlebt haben? Worum ging es da? Und was war so besonders daran? Leider fallen einem da oft eher die schlechten ein – es gibt ja so viel mehr davon.

Die gute Nachricht: Sie können die Qualität von Online-Präsentationen mit überschaubarem Aufwand systematisch verbessern.

Hier haben wir 3 wichtige Tipps aus unseren Trainings für alle, die bessere Online-Präsentationen halten wollen.

Online-Präsentationen werden bleiben

In Zeiten von Corona und dem daraus resultierenden Homeoffice-Boom wurden Online-Präsentationen zum neuen Standard. Und werden auch in Zukunft ihren Stellenwert behalten, weil sie in vielen Situationen effizienter und umweltverträglicher sind als Präsentationen, bei denen sich alle Beteiligten am gleichen Ort treffen. Online-Präsentationen kommen in ganz unterschiedlichen Szenarien erfolgreich zum Einsatz:

Kunden oder Partnern ein Konzept, Produkt oder eine Dienstleistung präsentieren
Vorstellung des eigenen Arbeitsbereichs beim Onboarding neuer KollegInnen
Ergebnis-Präsentation im Rahmen von Projekten
Teilen von Best Practices beim Lunch & Learn
Information über neue gesetzliche Regelungen
Strategische Informationen weitergeben

Beim Blick auf diese Liste wird die Bedeutung guter Online-Präsentationen schnell klar: Für jedes aufgeführte Szenario besteht ein riesiger Unterschied, ob das angestrebte Ziel erreicht wird oder nicht.

Im besten Fall profitieren alle Beteiligten: Win-Win-Win! Deshalb darf die Fähigkeit für effektive Online-Präsentationen auf der Liste der wichtigsten Digital-Skills nicht fehlen. Organisationen und Trainingsverantwortliche tun gut daran, diese Kompetenz systematisch zu entwickeln.

Zwei Perspektiven

Mitarbeitende fast aller Funktionen und Ebenen haben mit Online-Präsentationen zu tun: als Durchführende oder Teilnehmende.

Aus der Perspektive der Präsentierenden ist es sehr herausfordernd – das erleben wir in unseren Trainings immer wieder. Die wenigsten sind dafür speziell ausgebildet worden. Ihre Kernkompetenz liegt auf den Inhalten und nicht auf der professionellen Vermittlung. Hinzu kommt, dass viele Menschen Vorbehalte oder gar Ängste haben, wenn es um öffentliches Sprechen geht. Das Setting von Online-Präsentationen macht das nicht unbedingt leichter: Wenn man als Präsentierender die Teilnehmenden oft noch nicht einmal sieht oder mit der genutzten Technik kämpft, wächst die Unsicherheit. Wie soll man dann souverän und überzeugend auftreten?

Die Teilnehmenden an Online-Präsentationen erleben das Ganze aus einer anderen Perspektive. Sie sind oft langweiligen Monologen ausgesetzt, vermissen fesselnde Vorträge, lassen sich dadurch leichter ablenken und sind wenig motiviert, der Präsentation zu folgen.
Stattdessen sollte eine wirklich gute Online-Präsentation Antworten auf konkrete Fragen und Herausforderungen der Teilnehmenden liefern. Spannend und informativ, dynamisch und motivierend – dadurch wird Austausch angeregt und die relevanten Botschaften bleiben länger hängen. So entsteht echter Mehrwert!

Training für Online-Präsentationen setzt hier an. Und natürlich wissen Personal- und Führungskräfteentwickler, dass diese Digitalkompetenz jetzt aufgebaut werden muss.

Aus der Fülle an bewährten Praxis-Tipps haben wir an dieser Stelle 3 herausgegriffen:

1. Tipp: Maß statt Masse: Weniger ist mehr

Überlegen Sie genau, wie viel Inhalt Sie in der Online-Präsentation darstellen. ExpertInnen verfügen über umfangreiches Know-How und wollen ihr Thema möglichst umfassend darstellen. Das Problem: Oft sind es zu viele Informationen für die verfügbare Zeit. In der Konsequenz werden Folien überfrachtet und die Sprechgeschwindigkeit erhöht, um möglichst alles unterzubringen. In diesem Zusammenhang fällt dann mit einer Mischung aus Frust (weil es zu viel war) und Stolz (weil man es ertragen hat) immer wieder der Begriff „Druckbetankung“. Zeitverschwendung wäre vermutlich passender.

Unser Tipp: Konzentrieren Sie sich auf die Essenz. Welche Aspekte sind besonders wichtig? Von welchen Punkten werden die Teilnehmenden während der Online-Präsentation am meisten profitieren? Was ist das Wesentliche, das am Ende der Präsentation in Erinnerung bleiben soll? Und welche Informationen können Sie ihnen schon vorab oder im Anschluss für die weitere Vertiefung zur Verfügung stellen? Mit der sorgfältigen Auswahl der Inhalte stellen Sie die Weichen für eine wirksame Online-Präsentation.

2. Tipp: Q & A

Geben Sie den Teilnehmenden Ihrer Online-Präsentation die Gelegenheit, Fragen zu stellen. Die Vorteile liegen auf der Hand:

Selbst wenn Ihre Online-Präsentation die Erwartungen bis zu diesem Zeitpunkt nicht zu 100% getroffen hat, können spezifische Fragen und Ihre kompetenten Antworten diese Lücke schließen und den Mehrwert für die Teilnehmenden deutlich steigern
Die Einladung, Fragen zu stellen ist eine Abwechslung zum bisherigen Fluss der Online-Präsentation und weckt die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden
Die Teilnehmenden werden bewusst einbezogen, sind neugierig auf die gestellten Fragen und Ihre Reaktionen und bleiben bei der Sache
Für Präsentierende ist dieser Moment Gelegenheit zum Durchatmen, um einen Schluck zu trinken und zu prüfen, wo Sie im Zeitplan stehen

Und wie geht das praktisch? Je nach Anzahl der Beteiligten und verfügbarer Zeit nutzen die Teilnehmenden ganz unkompliziert den Chat oder eine „Fragen & Antworten Funktion“. Ausführlicher und intensiver ist ein verbaler Austausch. Bei Online-Präsentation mit einer Dauer von einer Stunde und mehr können Sie auch mehrere Q&A-Blöcke einbauen.

3. Tipp: Der Ton macht die Musik

Online-Präsentationen sind besonders effektiv, wenn die Inhalte durch professionelle Präsenz auf der Webcam und souveräne Nutzung des Audio-Kanals unterstrichen werden. Nutzen Sie die Möglichkeiten Ihrer Stimme! Das bedeutet: Stellen Sie sicher, dass Sie gut zu hören sind. Laut genug, klar und verständlich. Denn selbst wenn Teilnehmende an Ihrer Online-Präsentation abschweifen oder ihren Blick auf ein anderes Gerät lenken: Ihre Stimme werden sie weiterhin hören. Feedback zur akustischen Verständlichkeit können Sie sich zum Beispiel kurz vor Beginn der Online-Präsentation von einem Teilnehmenden geben lassen.

Hall, Echo oder ungewollte Nebengeräusche sind für Teilnehmende sehr störend und lenken von der eigentlichen Botschaft ab. Abhilfe schaffen z.B. Headsets – und diese sind ja sowieso in vielen Online-Besprechungen im Einsatz.

Wer jetzt beim Thema Audio noch einen Schritt weiter gehen will, kann sich mal Rückmeldungen zu Sprechgeschwindigkeit, Pausen, wiederkehrende Formulierungen (z.B. „Und“ als Satzanfang) oder Füllwörtern („Ähm“) einholen. Und dann gezielt daran arbeiten und akustische Akzente setzen.

Fazit

Gute Online-Präsentationen machen den Unterschied. Die Fähigkeiten dafür sind allerdings nicht angeboren. Läuten Sie das Ende schlechter Online-Präsentationen in Ihrer Organisation ein, und entwickeln Sie diese essenzielle Digital-Kompetenz systematisch weiter.