Die 3 größten Probleme in Web-Meetings

Die 3 größten Probleme in Web-Meetings – Welche möchten Sie überwinden?

Alexandra Altmann

Langweilige und unproduktive Web-Meetings scheinen heute an der Tagesordnung zu sein. Von allen Seiten hören wir, dass die Leute nur ungern an Teambesprechungen in MS TEAMS oder Webex teilnehmen. Das wird oft eher als vertane Zeit betrachtet.

In unseren Umfragen sagen regelmäßig 90% der Teilnehmer*innen, dass sie nebenbei etwas anderes machen: Der Großteil liest parallel Emails, checkt Social Media oder arbeitet an ihren sonstigen Aufgaben weiter. Da kann man sich den ganzen Aufwand ja eigentlich auch schenken, oder?

Die 3 großen Probleme

Sieht man genauer hin, entdeckt man 3 wesentliche Knackpunkte:

Konfusion
Oft ist nicht genau klar, worum es in dem Meeting eigentlich geht: Es gibt keine genaue Agenda. Es ist nicht deutlich, welchen Beitrag man selbst leisten soll – und wer sonst noch mit im Raum ist und warum. Oft sieht man nur einen Bildschirm mit den Namen der anderen Teilnehmer*innen – aber nicht die Auswertung, Präsentation oder Entscheidung, über die man grade spricht.
Und die Besprechungsergebnisse werden nicht für alle sichtbar festgehalten. Da hört man dann nach dem Termin oft: „Was haben wir jetzt eigentlich beschlossen?“
Es kommt keine Stimmung auf
In Präsenz-Meetings wird schon mal gescherzt und gelacht, und für etwas Small Talk findet man immer Zeit. Nicht so in Online-Meetings. Die sind oft nur sachlich-steril, für Gefühle wird in dem Format kein Platz gelassen. Es entstehen keine emotionalen Bindungen zwischen den Teilnehmenden – und es kommt nur ganz selten zu einem kreativen Flow. Am Ende sind sowohl Teamleiter*in als auch Teammitglieder erschöpft und frustriert, weil einfach kein Funke überspringt.
Ressourcen-Verschwendung
Einstündige Online-Besprechungen mit 10 Leuten und mehr, die nebenbei was anderes machen, kaum Ergebnisse erarbeiten und ohne Begeisterung aus dem Raum gehen – das ist einfach nur Verschwendung! Verschwendung von Zeit, von Energie, von kreativem Potenzial - und daher Verschwendung von Produktivität und Geld. Damit fühlt sich niemand wohl. Wenn sich das Woche für Woche wiederholt, dreht sich die Spirale abwärts … Statt die gemeinsame Zeit sinnvoll zu nutzen und neue Ideen umzusetzen, hemmt sich die Organisation selbst. Statt sich der Effizienz-Potenziale der online Treffen zu erfreuen, fühlen sich alle nur noch mehr gestresst, gehetzt und ausgepowert.

Können Sie sich das leisten?

Die Teams, die in den Online-Meetings zusammenkommen, haben einen Auftrag zur Zusammenarbeit – sonst gäbe es sie ja nicht. Die digitale Transformation und die Umstellung von Geschäftsmodellen verlangt in den meisten Unternehmen, dass Leute schnell und schlagkräftig über verschiedene Standorte hinweg neue Lösungen entwickeln und Ergebnisse erreichen.

Da gibt es kaum Alternativen zu Online-Meetings. Natürlich kann man Teams in Innovation-Labs an zentralen Orten zusammenziehen. Oder alle Beteiligten zu mehrtägigen Team-Meetings anreisen lassen. Aber früher oder später müssen die Initiativen doch in der Fläche umgesetzt werden – und zwar mit hoher Geschwindigkeit. Und dann kommt es einfach darauf an, die Online-Besprechungen effektiv, produktiv und inspirierend durchzuführen!

So überwinden Sie Verschwendung in Web-Meetings

Es sind meist ganz einfache Kleinigkeiten, mit denen die Besprechungsleiter*innen ihre Meetings produktiver machen können. Ein paar simple Grundregeln führen da erfahrungsgemäß schon zu deutlichen Verbesserungen:

Für Klarheit sorgen
Stellen Sie eine Agenda für das Meeting auf. Stellen Sie diese Agenda in ein Dokument, auf das alle von allen Standorten aus zeitgleich zugreifen können. Lassen Sie im Vorfeld alle zu dieser Agenda beitragen – so dass sich jeder dort einbringen kann, wo er oder sie Abstimmbedarf hat.
Bringen Sie zu jedem Agendapunkt die relevanten Dokumente oder Entwürfe für alle sichtbar auf den Bildschirm.
Halten Sie alle Besprechungsergebnisse für alle sichtbar fest und legen Sie sie am Ende des Meetings an einem zentralen Ort ab, auf den alle von allen Standorten aus zeitgleich zugreifen können.
Emotionalität einbringen
Planen Sie Zeit ein für persönlichen Austausch und Inspiration, nicht nur für sachliche Themen. Geben Sie allen Teammitgliedern den Raum, sich einzubringen. Kommunizieren Sie Ihre Botschaften mit Gefühl. Visualisieren Sie wichtige Aussagen mit emotionalen Bildern. Zeigen Sie Wertschätzung und Anerkennung für die anderen im Raum – davon kann es nie genug geben, gerade und besonders in virtuellen Teams!
Produktivität der Meetings steigern
Wenden Sie all das explizit an, was Sie über effektives Diskutieren und Entscheiden gelernt haben – es funktioniert genauso in Online-Räumen! Verteilen Sie die Informationen, die jeder selbst durchlesen kann, vor den Meetings. Konzentrieren Sie sich in den Meetings darauf, die unterschiedlichen Perspektiven und Erfahrungen der Teammitglieder zu sammeln und daraus Ideen oder Aktionen für alle abzuleiten. Falls Sie gemeinsam Entscheidungen zu treffen haben, verwenden Sie dazu die Abstimm-Tools in den Online-Räumen oder andere systematische Methoden zur Entscheidungsfindung.

Es ist also nicht schwierig, die Qualität von Web-Meetings zu steigern…

Oft sehen wir, dass die Führungskräfte, Teamleiter*innen oder Projektleiter*innen sich nur nicht die Zeit genommen haben, die grundlegende Kompetenz für die Moderation von Online-Besprechungen aufzubauen.

Gerne schiebt man die Probleme auf die Technik. Doch in Wirklichkeit sind es nicht die Online-Besprechungstools, die hier die Ursache der Ineffektivität sind, sondern das Mindset und Skillset derjenigen, die damit arbeiten.

… man muss einfach nur damit beginnen

Deshalb unser Appell an alle, die die Chance der Digitalisierung nutzen wollen:

Machen Sie sich die Technologie untertan und gestalten Sie damit den inspirierenden, kreativen und ergebnisorientierten Austausch innerhalb Ihres Teams! Sie werden sehen, dass Sie damit wesentlich schneller wesentlich weiter kommen – und auch noch Spaß dabei haben können!