Die Top 3 Praxistipps für das Führen auf Distanz

Alexandra Altmann

Die Erfahrungen der letzten Jahre haben uns gezeigt, dass Teamarbeit über verschiedene Homeoffices und Standorte hinweg durchaus gut funktionieren kann. Während der Lockdown-Zeiten sind die meisten Führungskräfte über sich hinausgewachsen.

Inzwischen haben viele realisiert, dass das Führen auf Distanz nun zur Dauer-Aufgabe wird. Vor allem die Arbeit aus dem Homeoffice ist bei den meisten Wissensarbeitern heute die neue Normalität.

Deshalb haben wir hier unsere Top 3 Praxistipps für das Führen auf Distanz zusammengefasst.

In unseren Workshops zur Zusammenarbeit in standortübergreifenden Teams fragen wir die Führungskräfte am Ende immer, welche unserer Praxistipps für das Führen auf Distanz denn besonders hilfreich waren - und welche davon sie bis zum nächsten Mal konkret ausprobieren wollen.

Hier sind die Top 3 Spitzenreiter von hunderten Teilnehmenden, mit denen wir das in den vergangenen Monaten diskutiert haben. Die Liste zeigt vor allem, dass es oft schon die kleinen Dinge sind, mit denen man im Alltag viel an Führungsqualität verbessern kann!

Diese Themen werden am häufigsten als hilfreiche Anregungen für den Führungsalltag genannt:

Praxistipp Nr. 1 für das Führen auf Distanz: Persönlicher werden

Viele empfinden die Kommunikation mit ihren Teammitgliedern, die selten oder überhaupt nicht am selben Standort sind, als unpersönlich. Es ist unbefriedigend, wenn man sich nicht sieht und Mimik & Gestik nicht beobachten kann.

Und es fehlt einem, dass man sich nicht mal eben so in der Kaffeeküche begegnet und ein Gefühl für die Stimmung der Leute bekommen kann.

Diese Situation können Sie mit relativ einfachen Mitteln schnell verbessern. Physische Distanz bedeutet nicht automatisch auch soziale Distanz.

Planen Sie bei Ihren Online-Meetings ganz bewusst auch Zeit für den persönlichen Austausch ein. Und zwar nicht nur als Small Talk vor dem eigentlichen Beginn der Besprechung, sondern explizit als Teil der Agenda. Starten Sie zum Beispiel mit einer Frage nach dem Befinden der Leute und lassen dazu jeden zu Wort kommen - in kleineren Runden durch Sprechen, in größeren Runden über den Chat, Emojis oder eine Umfrage.
Ja, das kostet etwas Zeit, aber Sie gewinnen dadurch eine stärkere persönliche Bindung der Teammitglieder.
Bestehen Sie darauf, dass in Ihren Online-Meetings die Webcams eingeschaltet werden, zumindest zu Beginn und Ende des Termins. Dadurch wird der Austausch gleich viel persönlicher. Dabei bringt es natürlich nichts, dies als "Anordnung von oben" vorzugeben. Nehmen Sie sich auf jeden Fall die Zeit, die Spielregeln zur Kameranutzung explizit mit Ihrem Team zu diskutieren und damit Akzeptanz dafür zu schaffen.
Nutzen Sie Ihre Team-Treffen dazu, Ihre gemeinsamen Erfolge zu feiern – mit Worten, aber auch mal mit einer Runde Klatschen und „Bravo“-Rufen von allen. Das geht auch in Videocalls oder Webmeetings!
Und wenn Sie die Chance haben, Ihr gesamtes Team von Zeit zu Zeit auch in Präsenz zusammenzubringen: Gestalten Sie diese Teamtage mit einer ausgewogenen Mischung aus Fachthemen und persönlichem informellen Austausch, um das Vertrauen untereinander zu stärken und Engagement für das gemeinsame Ziel aufzubauen.
Und am wichtigsten: Nehmen Sie sich auch zwischendurch die Zeit für ein persönliches Gespräch mit jeder Person einzeln. So ein Anruf muss auch nicht länger dauern als eine gemeinsame Tasse Kaffee im Büro oder ein Mittagessen mit einem Mitarbeitenden (im Gegenteil, oft geht es sogar schneller). Ergreifen Sie die Chance, dabei mehr über die Situation der Person zu lernen und teilen Sie ruhig auch etwas Persönliches von sich.

Praxistipp Nr. 2: Klare Vereinbarungen sind Voraussetzung für starken Teamspirit

Wenn Sie Ihr Team auch auf Distanz gut zusammenhalten wollen und das Wir-Gefühl stärken wollen, dann ist es sicherlich eine gute Idee, sich zwischendurch gemeinsam Zeit für Teambuilding zu nehmen. Das kann bei sozialen Events stattfinden, aber auch in Kreativ-Sessions zu bestimmten Themen.

Doch das alleine reicht nicht aus. In Praxis gibt es bei der Zusammenarbeit auf Distanz oft Störungen im Teamgeist oder im Zugehörigkeitsgefühl, weil die einzelnen Teammitglieder zu wenig von einander mitbekommen.

"Wer arbeitet eigentlich woran und was ist dabei der Stand?", "Bin ich eigentlich die Einzige, die hier was macht?!", "Ach, diese Info hatte ich nicht mitbekommen, deshalb bin ich jetzt in eine andere Richtung gelaufen" - solche Kommentare hört man immer wieder in den Teams, denen die Grundlagen für effektive Teamarbeit fehlen. Das führt dann schnell zu Missverständnissen, Frustrationen, Doppelarbeit oder Konflikten. Und stört damit den Teamspirit ganz empfindlich!

Vorrangige Aufgabe beim Führen auf Distanz ist es deshalb, klare Vereinbarungen für die Zusammenarbeit zu treffen, zumindest zu diesen zwei wesentlichen Punkten:

Die Aufgabenpläne für das Team schriftlich festhalten - und zwar an einem Online-Ort, auf den alle gleichzeitig zugreifen können. Und dann alle darauf verpflichten, ihren Status zu diesen Aufgaben dort jederzeit aktuell zu halten. So wissen alle jederzeit, woran die anderen arbeiten und können sich dazu gegebenenfalls austauschen, unabhängig vom Arbeitsort.
Auch die Spielregeln für die Zusammenarbeit gemeinsam abstimmen und aufschreiben: Wie halten wir es mit Erreichbarkeit, Anwesenheit, Meetings, Kommunikationswegen? Wann und wie darf man "Nein"-Sagen?

Solche Leitplanken geben psychologische Sicherheit, gerade wenn man sich nicht so oft sieht. Sie bilden die Grundlage dafür, sich als Teil einer Gemeinschaft zu fühlen und sich darin sicher zu bewegen.

Praxistipp Nr. 3: Online-Tools gezielt nutzen - das macht den Unterschied

Der Hauptunterschied zwischen dem Führen in Präsenz und dem Führen auf Distanz liegt darin, dass man für die Kommunikation technische Hilfsmittel benutzen kann und muss. Jede Führungskraft muss sich mit ihrem Team dazu auseinandersetzen, mit welchen Tools sie über welche Kanäle Informationen und Wissen austauschen, ohne dabei unter einer Informationsflut zu ersticken oder Wichtiges zu übersehen.

Es gibt so viele tolle Tools für die Zusammenarbeit und Führung auf Distanz: Videocalls, Online Meetingräume, Plattformen für virtuelle Kollaboration von Chat über Kanban-Tools und gemeinsame Notizbücher bis hin zum vollintegrierten MS TEAMS. Sehr viele davon stehen in den Unternehmen längst allen zu Verfügung.

Nur wissen die Führungskräfte oft viel zu wenig davon oder haben noch nicht überlegt, wie sich diese sinnvoll für die Kollaboration in ihren verteilten Teams nutzen lassen.
Zum Beispiel wissen erschreckende viele unserer Workshop-Teilnehmer immer noch nicht, wie sie auf Online-Whiteboards zusammenarbeiten können oder dass diese z.B. bei MS-TEAMS Meeting mit nur einem Klick geöffnet werden können.

Und weit über die Hälfte der Führungskräfte in unseren Workshops haben sich noch nicht systematisch überlegt, wie sie auch außerhalb von Meetings effektive asynchrone Kommunikation und Zusammenarbeit gestalten können. Noch viel zu wenige nutzen Online-Notizen, auf die alle zugreifen können, oder Online-Kanäle, in denen sich alle schnell und effizient zu den einfachen Arbeitsfragen austauschen können. Und noch weniger haben auch "soziale Kanäle" für die informelle Kommunikation im Team eingerichtet.

Mit nur wenig Zeitaufwand können Sie hier schnell bessere Voraussetzungen für Ihre Teamarbeit auf Distanz schaffen:

Nehmen Sie sich eine Stunde Zeit, um zu verstehen, welche Tools an Ihrem Arbeitsplatz bereits installiert sind – und wie Sie davon profitieren könnten. Am besten lassen Sie sich dazu von den Experten in Ihrer Organisation beraten, die sich damit auskennen.
Überlegen Sie, mit welchem davon Sie anfangen wollen, die Zusammenarbeit mit Ihren Leuten besser zu orchestrieren. Arbeiten Sie sich in das Tool ein – oder binden Sie dafür eines Ihrer Teammitglieder ein, das Freude an solchen Themen hat (Sie müssen ja nicht alles selbst machen!).
Experimentieren Sie gemeinsam im Team damit und verbessern Schritt für Schritt den Austausch von Informationen.
Und wenn das klappt, gehen Sie weiter zum nächsten Tool oder Bereich.

Schnelle Erfolge

Es ist verblüffend zu sehen, welche Umsetzungserfolge unsere Workshop-Teilnehmenden mit diesen Praxistipps schon nach wenigen Wochen berichten können! Die Zusammenarbeit fließt besser, das Zugehörigkeitsgefühl im Team wird stärker und die Produktivität steigt.

Dabei beginnt die Veränderung vor allem bei der Einstellung und der digitalen Kompetenz der Führungskraft. Denn der größte Hebel für das bessere Führen auf Distanz ist nicht die Technologie, sondern das Mindset und Skillset der Managerinnen und TeamleiterInnen beim Umgang damit!