Die Top 3 Praxistipps für das Führen auf Distanz

Die Erfahrungen seit Beginn der Pandemie haben uns gezeigt, dass Teamarbeit über verschiedene Homeoffices und Standorte hinweg durchaus gut funktionieren kann. In der akuten Krise sind die meisten Führungskräfte über sich hinausgewachsen.

Doch nach diesem ersten Sprint realisieren viele, dass das Führen auf Distanz nun eher zur Marathon-Aufgabe wird. Die Situation wird wohl noch länger so bleiben. 

Hier sind unsere Top 3 Praxistipps dafür.

In unseren Trainings zur virtuellen Zusammenarbeit fragen wir die Führungskräfte am Ende immer, welche unserer Praxistipps für das Führen auf Distanz denn besonders hilfreich waren - und welche davon sie bis zum nächsten Mal konkret ausprobieren wollen.

Hier sind die Top 3 Spitzenreiter von Hunderten von Teilnehmenden, mit denen wir das in den vergangenen Monaten diskutiert haben. Die Liste zeigt vor allem, dass es oft schon die kleinen Dinge sind, mit denen man im Alltag viel an Führungsqualität verbessern kann!

Diese Themen werden am häufigsten als hilfreiche Anregungen für den Führungsalltag genannt:

Praxistipp Nr. 1 für das Führen auf Distanz: Persönlicher werden

Viele empfinden die Kommunikation mit ihren Teammitgliedern, die nun nicht mehr oder nur selten im Büro sind, als unpersönlich. Es ist unbefriedigend, wenn man sich nicht sieht und Mimik & Gestik nicht beobachten kann. 

Und es fehlt einem, dass man sich nicht mal eben so in der Kaffeeküche begegnet und ein Gefühl für die Stimmung der Leute bekommen kann.

Diese Situation können Sie mit relativ einfachen Mitteln schnell verbessern:

• Zu Beginn der Online Besprechungen auch Zeit für Small Talk einplanen – so wie man das bei den physischen Treffen ja auch macht.
• Dafür auf jeden Fall die Webcam einschalten – das macht den Austausch gleich viel persönlicher!
• Gemeinsame Erfolge feiern – mit Worten, aber auch mal mit einer Runde Klatschen und „Bravo“-Rufen von allen. Das geht auch in Videocalls oder Webmeetings!
• Sich auch zwischendurch mal die Zeit für ein persönliches Gespräch mit jeder Person einzeln nehmen. So ein Anruf muss auch nicht länger dauern als eine gemeinsame Tasse Kaffee im Büro oder ein Mittagessen mit einem Mitarbeiter (im Gegenteil, oft geht es sogar schneller). 

Praxistipp Nr. 2: Fokus auf Austausch

Oft sind die Besprechungen im Team über MS TEAMS, ZOOM, WebEx etc. recht langweilige Monologe, bei denen einer spricht und nicht wirklich weiß, ob die anderen noch da sind und zuhören oder etwas anderes machen. Und tatsächlich beschäftigen sich unseren Umfragen nach über 99% der Teilnehmer mit etwas anderem wie z.B. Emails zu checken.

Hier muss die Veränderung im Kopf des Meeting-Leiters beginnen:

• Wenn Sie schon Leute gleichzeitig zusammenholen, sollten Sie von denen auch etwas hören wollen.
• Planen Sie die Agenda so, dass explizit Zeit für Diskussion vorgesehen ist – und zwar mehr als für Präsentation!
• Verteilen Sie die wichtigen Informationen vorab und nutzen Sie dann die Meeting-Zeit dazu, um konkrete Fragen an die Teilnehmer zu stellen und dazu auch Antworten einzufordern.
• Nutzen Sie bei Online Meetings die CHAT-Funktion, um alle gleichzeitig schreiben und „diskutieren“ zu lassen. Das ist wesentlich effektiver, als langatmigen Ausführungen einzelner Vielredner zuzuhören. Und wenn die Finger der Teilnehmer mit Tippen von Antworten auf Ihre Fragen beschäftigt sind, haben sie keine Zeit für andere Emails.

Praxistipp Nr. 3: Die Online-Tools besser nutzen

Es gibt so viele tolle Tools für die Zusammenarbeit und Führung auf Distanz: Videocalls, Online Meetingräume, Plattformen für virtuelle Kollaboration von Chat über Kanban-Tools und gemeinsame Notizbücher bis hin zum vollintegrierten MS TEAMS. Sehr viele davon stehen in den Unternehmen längst allen zu Verfügung.

Nur wissen die Führungskräfte oft viel zu wenig davon oder haben noch nicht überlegt, wie sich diese sinnvoll für die Kollaboration in ihren verteilten Teams nutzen lassen. Mindestens drei Viertel der Teilnehmer in unseren Trainings hatten sich noch nicht systematisch überlegt, wie sie auch außerhalb von Meetings effektive Zusammenarbeit gestalten können.

Mit nur wenig Zeitaufwand können Sie hier schnell bessere Voraussetzungen für Ihre virtuelle Teamarbeit schaffen:

• Nehmen Sie sich eine Stunde Zeit, um zu verstehen, welche Tools an Ihrem Arbeitsplatz bereits installiert sind – und wie Sie davon profitieren könnten.
• Überlegen Sie, mit welchem davon Sie anfangen wollen, die Zusammenarbeit mit Ihren Leuten besser zu orchestrieren. Arbeiten Sie sich in das Tool ein – oder binden Sie dafür eines Ihrer Teammitglieder ein, das Freude an solchen Themen hat (Sie müssen ja nicht alles selbst machen!).
• Experimentieren Sie gemeinsam im Team damit und verbessern Schritt für Schritt den Austausch von Informationen.

Schnelle Erfolge

Es ist verblüffend zu sehen, welche Umsetzungserfolge unsere Trainingsteilnehmer schon nach wenigen Wochen berichten können! 

Dabei beginnt die Veränderung vor allem bei der Einstellung und der digitalen Kompetenz der Führungskraft. Denn der größte Hebel für das bessere Führen auf Distanz ist nicht die Technologie, sondern das Mindset und Skillset der Managerinnen und Teamleiter!

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