„Der Tag ist komplett durchgetaktet mit Meetings – und zur eigentlichen Arbeit komme ich dann…
Online- und Hybrid-Meetings gehören längst zum Arbeitsalltag. Die Technik funktioniert, die Plattformen sind etabliert und die meisten Teams haben jahrelange Erfahrung gesammelt. Eigentlich müsste das Thema also erledigt sein.
Und genau darin liegt das Problem.
Denn viele Organisationen haben sich mit einer Meetingqualität arrangiert, die deutlich unter ihren Möglichkeiten liegt. Was als normal gilt, kostet Teams jeden Tag Zeit, Energie und Produktivität.
Für diesen Praxistipp haben wir drei reale Situationen aus unserer Beratungs- und Trainingspraxis ausgewählt: von einem mittelständischen Compliance-Dienstleister, einer Bundesbehörde und einem internationalen Anlagenbauer.
Lesen Sie die drei Praxisbeispiele und testen Sie anschließend mit unserem Selbst-Check Ihre eigene Meetingkultur.
Die meisten Führungskräfte können sehr genau beschreiben, was gute Meetings ausmacht. Wir stellen die Frage tatsächlich immer wieder in unseren Führungs-Trainings und Workshops. Ob Online-, Präsenz- oder Hybrid-Meeting: da kommen dann Antworten wie
In der Praxis sieht es jedoch häufig anders aus.
Nicht weil das Wissen fehlt. Sondern weil sich über die letzten Jahre gerade bei Online- und Hybrid-Meetings höchst unproduktive Routinen etabliert haben, die kaum noch hinterfragt werden.
Die folgenden drei Beispiele zeigen typische Situationen aus unserer Beratungs- und Trainingspraxis. Vielleicht erkennen Sie dabei Verhaltensmuster, die Ihnen aus Ihrem eigenen Team oder Ihrer Organisation bekannt vorkommen. Und nehmen Impulse mit, wie es sicher auch besser gehen kann.
Praxisbeispiel 1
Den Geschäftsführer eines Compliance-Dienstleisters mit knapp 20 Mitarbeitenden beschäftigt eine Frage:
Warum beteiligen sich die Mitarbeitenden im monatlichen Jour Fixe so wenig?
Dabei läuft auf den ersten Blick vieles richtig:
Um dem Thema auf den Grund zu gehen, stellte uns der Geschäftsführer mit Zustimmung aller Beteiligten die Aufzeichnungen von drei hybriden MS-Teams-Besprechungen zur Verfügung.
Während der Analyse fiel etwas auf, das zunächst unspektakulär wirkte: Der Geschäftsführer übernahm einen großen Teil der Gesprächsführung. Er informierte, erläuterte Hintergründe, moderierte die Agenda und sorgte dafür, dass alle auf demselben Stand waren. Kurz gesagt: Er machte einen guten Job.
Gleichzeitig wurde jedoch deutlich, dass die Besprechungen vor allem auf Information ausgerichtet waren. Die Mitarbeitenden hatten vergleichsweise wenige Anlässe, eigene Themen einzubringen, Positionen zu beziehen oder gemeinsam Lösungen zu entwickeln.
Im Coaching entstand daraus eine spannende Diskussion: Wenn unser Jour Fixe überwiegend als frontales „Informations-Sende-Format“ gestaltet ist, warum sollten sich Mitarbeitende dann stärker beteiligen?
Dieser Gedanke führte den Geschäftsführer zu der Erkenntnis: Es hängt von meiner Haltung ab, wie dieses Meeting abläuft. Will ich vor allem informieren oder will ich auch Austausch und Diskussion?
Für ihn ist die Sache klar: Wenn in diesem Jour Fixe schon mal das ganze Team gleichzeitig in einem Meeting ist, dann muss es auch Raum für Beteiligung geben. Im Coaching erarbeiten wir, wie er das konkret und bewusst umsetzt.
Stellen Sie die Meetings, zu denen Sie einladen, auf den Prüfstand. Und fragen Sie sich: Will ich in erster Linie informieren? Dann ist „Meeting“ vermutlich gar nicht das am besten geeignete Format. Oder will ich Austausch und Diskussion? Dann ermöglichen Sie dies! Ein paar Ideen dazu gibt’s im 3. Praxisbeispiel.
Praxisbeispiel 2
Im Rahmen von zwei Online-Seminaren zum Thema „Führen über Distanz“ bei einer Bundesbehörde kamen wir auf ein Thema zu sprechen, das viele Führungskräfte beschäftigt: Braucht ein hybrides Team eigentlich verbindliche Spielregeln für Besprechungen und Zusammenarbeit?
Die anonyme Umfrage dazu unter den Teilnehmenden ergibt das sehr typische Bild: Die Mehrheit hat noch keine verbindliche Vereinbarung mit dem Team getroffen, empfindet eine solche Vereinbarung aber als gute Idee.
Eine Führungskraft berichtet jedoch, dass sie selbst Spielregeln entwickelt hat. Ihre Zielsetzung: Die Qualität der Online- und Hybrid-Besprechungen zu erhöhen und die Zusammenarbeit im Team verbindlicher zu gestalten. Ihren Entwurf wollte sie den Mitarbeitenden im kommenden Team-Meeting vorstellen, und anschließend sollten die Spielregeln umgesetzt werden.
Beim Austausch wurde das Problem der Führungskraft deutlich: Die Mitarbeitenden selbst hatten bislang keine Gelegenheit gehabt, ihre Erfahrungen, Bedürfnisse oder Perspektiven zur Teamvereinbarung einzubringen. Damit fehlt ein wichtiger Baustein für die spätere Akzeptanz. Eine wertvolle Erkenntnis, die sich die Führungskraft sofort für zukünftige Situationen abgespeichert hat.
In diesem Fall war für sie jedoch kein Rückzieher mehr möglich: Die Regeln waren bereits ausgearbeitet und die Einführung stand unmittelbar bevor. In der Diskussion entstand folgender Ansatz:
Wie sieht es in Ihrem Team aus?
Gibt es gemeinsame Spielregeln für Besprechungen und Zusammenarbeit? Und haben diejenigen, die täglich nach diesen Regeln arbeiten, diese auch aktiv mitgestaltet?
Fragen Sie doch mal am Ende eines Ihrer regelmäßigen Meetings, wie zufrieden die Beteiligten mit diesem Meeting sind. Im Hinblick auf Aufwand und Mehrwert. Ganz einfach auf einer Skala von 10 (höchste Zufriedenheit) bis 1 (überhaupt nicht zufrieden). Bei der Sammlung „Was fehlt zur 10“ kommen dann oft Themen zur Sprache, die sich mit gemeinsamen Spielregeln leicht beheben lassen.
Praxisbeispiel 3
Bei einem internationalen Anlagenbauer begleiten wir seit mehreren Jahren Führungskräfte im Rahmen verschiedener Entwicklungsprogramme. Ein wiederkehrendes Thema: Wie können unterschiedliche Perspektiven, Erfahrungen und Ideen in hybriden und Online-Meetings effizient zusammengeführt werden?
In vielen Meetings zeigt sich ein bekanntes Muster: Einige wenige Personen diskutieren intensiv miteinander, während andere überwiegend zuhören. Wertvolle Erfahrungen bleiben unausgesprochen, alternative Sichtweisen werden nicht sichtbar und Entscheidungen basieren oft auf den Beiträgen derjenigen, die sich am schnellsten oder lautesten einbringen.
In den Trainings entsteht deshalb regelmäßig ein Aha-Effekt, wenn Führungskräfte erleben, welche Möglichkeiten und Tools ihnen zur Verfügung stehen und wie sie diese im Rahmen der Online-Meeting-Moderation effizient einsetzen können.
Ein einfaches aber wirkungsvolles Beispiel sind digitale Whiteboards in MS Teams (natürlich auch in vielen anderen Tools und stand-alone verfügbar). Statt eine Frage direkt in die Runde zu geben, können zunächst alle Teilnehmenden ihre Gedanken gleichzeitig festhalten. Die Vorteile liegen auf der Hand:
Umfragen oder Abstimmungen im Online-Meeting können ebenfalls großen Mehrwert liefern. Sie machen Meinungsbilder sichtbar, strukturieren Entscheidungsprozesse und schaffen Beteiligung auch bei Personen, die sich in größeren Gruppen eher zurückhalten.
Überlegen Sie doch einmal, ob sich in Ihren regelmäßigen Besprechungen alle Teilnehmenden einbringen. Und ob Sie Ihre Meetings mit den technischen Möglichkeiten von MS Teams, Zoom oder Webex noch inklusiver gestalten können. Für mehr Beteiligung und Engagement.
Die drei Praxisbeispiele zeigen Situationen, die uns in sehr unterschiedlichen Organisationen begegnet sind. Die spannende Frage lautet nun:
Wie häufig erleben Sie solche oder ähnliche Situationen in Ihren eigenen Online- und Hybrid-Meetings?
Machen Sie den Selbst-Check und überlegen Sie, was Sie in den vergangenen 6 Wochen mindestens einmal erlebt haben.
Wie zufrieden sind Sie mit Ihrem Ergebnis? Und wie sieht es in anderen Abteilungen und Bereichen Ihrer Organisation aus?
Führungskräfte und ihre Teams haben es in der Hand, die Qualität ihrer Meetings gezielt zu verbessern. Aber wie?
Die drei Organisationen könnten unterschiedlicher kaum sein: ein Compliance-Dienstleister, eine Bundesbehörde und ein internationaler Anlagenbauer.
Das Überraschende an den drei Beispielen ist nicht, dass diese Situationen auftreten. Das Überraschende ist, wie normal sie geworden sind.
Wenige Personen prägen die Diskussion. Entscheidungen werden unnötig in die Länge gezogen. Hybride Meetings schöpfen ihre Möglichkeiten nicht aus. Und nicht selten wird die Zusammenarbeit für Mitarbeitende gestaltet, statt gemeinsam mit ihnen.
Die Folge sind vermeidbare Reibungsverluste, die in vielen Organisationen inzwischen als Teil des Arbeitsalltags akzeptiert werden. Genau hier liegen jedoch enorme Potenziale für Produktivität und Zusammenarbeit im Team.
Aus unserer Sicht lohnt es sich deshalb für jede Führungskraft und deren Team, Besprechungen in Präsenz, hybrid oder online auf drei Ebenen zu betrachten:
Mindset
Skillset
Toolset
Unser Fazit:
Bessere Online- und Hybrid-Meetings entstehen nicht zufällig. Sie entstehen dort, wo Mindset, Skillset und Toolset zusammenspielen.
Denn die größte Gefahr besteht nicht darin, dass Meetings gelegentlich nicht optimal laufen. Die größte Gefahr besteht darin, dass wir uns daran gewöhnen. Wehren Sie sich dagegen!
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