3+3 Tipps für bessere Online-Meetings mit KI

Carsten Blumenstein

„Der Tag ist komplett durchgetaktet mit Meetings – und zur eigentlichen Arbeit komme ich dann oft erst am Abend.“

Viele Führungskräfte erleben genau das: Termine jagen einander, der Kopf ist voll, die To-do-Liste wächst. Statt Entscheidungen gibt’s endlose Abstimmungen.
Genau hier könnte KI helfen: Sie kann Meetings strukturieren, Protokolle übernehmen, Zeit freischaufeln. Klingt vielversprechend.

Aber kann KI wirklich helfen, den Meeting-Wahnsinn zu bändigen – oder verschlimmert sie ihn am Ende sogar?

Künstliche Intelligenz (KI) ist derzeit in aller Munde – nicht nur als technologische Revolution, sondern auch als Lösung für eine Vielzahl von Herausforderungen in der Arbeitswelt. Doch trotz des Hypes über die „Magie“ der KI bleiben viele Fragen offen: Wie genau kann KI dazu beitragen, den Arbeitsalltag zu erleichtern? Welche Tipps für KI in Online-Meetings liefern wirklich Mehrwert? Und können Zahl und Qualität der Online-Besprechungen tatsächlich optimiert werden?

Fakt ist: Viele empfinden die Menge der Meetings als zu hoch. In den vergangenen Jahren ist die Zahl regelrecht explodiert. Diese Entwicklung ist nicht zuletzt der zunehmenden Digitalisierung und dem Trend zu Remote-Arbeit geschuldet. Doch immer mehr Führungskräfte klagen über die Zunahme von Meetings und den daraus resultierenden Zeitdruck. Denn trotz der Effizienz, die Online-Meetings versprechen, fühlen sich viele durch die steigende Zahl an virtuellen Besprechungen überfordert.

KI als Hoffnung: Unterstützung für bessere Online-Meetings

In diesem Kontext wächst die Hoffnung, dass Künstliche Intelligenz auch im Bereich der Online-Meetings eine hilfreiche Unterstützung sein kann. Die Sehnsucht nach einem „Heilsbringer“, der den Meeting-Wahnsinn eindämmt, die Effizienz steigert und den Führungsaufwand minimiert, ist groß. Viele erwarten, dass KI nicht nur für schnelle Übersetzungen sorgt, sondern auch den gesamten Ablauf von Meetings optimiert. Ist KI der Schlüssel, der Meetings effizienter und produktiver macht? Kann sie uns tatsächlich von der Überflutung mit Besprechungen befreien und den alltäglichen Meeting-Frust lindern?

KI als Chance: Sinnvoller KI-Support im Hintergrund

KI kann ganz praktischen Mehrwert in Online-Besprechungen liefern. Hier kommen 3 konkrete Tipps für KI in Online-Meetings, die Ihre Produktivität im Team steigern werden:

1. Automatisierte Protokollierung und Zusammenfassung

„Wer übernimmt diesmal das Protokoll?“
Eine lästige Frage zu einer unbeliebten Aufgabe in sehr vielen Teams. Und gleichzeitig ist die Dokumentation wichtig: natürlich darf kein Ergebnis aus den Meeting-Diskussionen verloren gehen. Allerdings gibt es eine weitere Herausforderung: Der Spagat zwischen Mitschrift und Beteiligung an der Besprechung gelingt nicht jedem.

KI kann hier wertvolle Unterstützung leisten und diese Aufgabe nicht nur erleichtern, sondern sogar verbessern. In Online-Meeting Tools wie Webex oder MS Teams kann die KI während des Meetings automatisch mitlaufen, das Gesagte transkribieren und daraus strukturierte Zusammenfassungen erstellen.

Auf diese Weise erkennen Sie schnell, welche Themen besprochen wurden, wer welche Beiträge geliefert hat und welche Aufgaben vergeben oder Entscheidungen getroffen wurden.

Der AI Companion in Zoom ermöglicht es verspäteten Meeting-Teilnehmern, sich während der Besprechung schnell auf den aktuellen Stand bringen zu lassen. Und bei Google Meet können Drittanbieter wie z.B. Otter.ai oder Fireflies.ai nahtlos eingebunden werden und diese Aufgaben übernehmen. Klarer Mehrwert: Konzentration auf das Meeting anstatt Notizen zu machen und deutliche Zeitersparnis!

2. Real-Time-Übersetzungen von Powerpoint und gesprochenen Beiträgen

Für Meetings mit internationalen Teilnehmern kann KI in Echtzeit Übersetzungen liefern, sodass Sprachbarrieren fast vollständig entfallen. Diese Funktion hilft nicht nur dabei, Missverständnisse zu vermeiden, sondern sorgt auch dafür, dass alle Teilnehmer unabhängig von ihrer Sprache aktiv in die Diskussion einbezogen werden können.

Tools wie Microsoft Copilot bieten präzise Übersetzungen für schriftliche Inhalte, wie beispielsweise PowerPoint-Präsentationen. Während eine Präsentation gehalten wird, können die Teilnehmenden die Folien in ihrer bevorzugten Sprache verfolgen, was das Verständnis und die Interaktion erheblich verbessert.

Doch die Unterstützung endet nicht bei der Übersetzung von Texten: Künstliche Intelligenz kann auch bei der Synchronisierung der gesprochenen Sprache helfen.

Google Meet bietet zum Beispiel KI-gestützte übersetzte Untertitel, um die Kommunikation in mehrsprachigen Besprechungen zu erleichtern. Sprachbarrieren werden nahezu eliminiert, sodass alle Teilnehmer aktiv und gleichberechtigt in die Diskussion einbezogen werden können. Darüber hinaus erleichtert die automatische Übersetzung das Verständnis komplexer Inhalte und trägt zu einer besseren Zusammenarbeit in internationalen Teams bei.

3. Meeting-Optimierung durch Beteiligungs-Feedback

Nach dem Meeting erstellt z.B. Copilot eine detaillierte Analyse der Beteiligung. Diese Auswertung kann eine Übersicht über die Redezeiten, die Häufigkeit der Wortmeldungen und die Gesamtstruktur der Diskussion enthalten. Ein Vergleich der Ergebnisse mit vorherigen Meetings ist möglich, um Muster in der Kommunikation zu erkennen.

Auf dieser Grundlage können gezielte Maßnahmen zur Verbesserung der Meeting-Dynamik ergriffen werden – sei es durch spezifische Moderationsstrategien oder durch die Anpassung der Meeting-Formate. Die Meetings können dadurch nicht nur produktiver, sondern auch persönlicher und inklusiver werden.

Die 3 Tipps für KI in Online-Meetings zeigen exemplarisch: Künstliche Intelligenz kann Online-Besprechungen durch automatisierte Protokolle, Echtzeit-Übersetzungen und detailliertes Feedback zur Beteiligung deutlich verbessern. Diese Tools erleichtern den Ablauf, überwinden Sprachbarrieren und fördern eine ausgewogene Diskussion, was zu effizienteren und produktiveren Meetings führt.

Bei all den verlockenden Möglichkeiten sollte man sich immer fragen, ob KI in Online-Meetings wirklich notwendig ist und wo sie möglicherweise mehr Schaden als Nutzen anrichtet.

KI als Herausforderung: Wo der Einsatz an Grenzen stößt

So hilfreich KI in vielen Situationen sein kann – nicht jeder Einsatz führt automatisch zu besseren Meetings. Wenn alle nur noch einen KI-Agenten ins Meeting schicken, stellt sich die Frage: Wozu treffen wir uns dann überhaupt noch? Der blinde Glaube an Effizienz darf nicht dazu führen, dass der eigentliche Sinn von Meetings verloren geht – nämlich echter Austausch, gemeinsames Denken und lebendige Zusammenarbeit.

Unsere Erfahrung zeigt, dass 3 weitere Tipps für KI in Online-Meetings dabei helfen können, Risiken und Nebenwirkungen im Blick zu behalten und nicht über das Ziel hinauszuschießen:

Planen Sie gezielt den Einsatz von KI: Nutzen Sie KI als Unterstützung, aber nicht als Ersatz für menschliche Interaktion. Lassen Sie sie Aufgaben wie Protokoll-Erstellung und Zusammenfassung, Übersetzung oder Feedback zur Moderation übernehmen. Und stellen Sie sicher, dass Sie für persönlichen Austausch und Diskussionen genügend Raum geben.
Reflektieren Sie die Notwendigkeit von Meetings: Bevor Sie ein Meeting ansetzen, sollten Sie sich bewusst fragen, ob der persönliche Austausch tatsächlich erforderlich ist oder ob es nicht effizientere Alternativen gibt. Vor der Optimierung der Besprechung steht also die Frage: Ist ein Online-Meeting überhaupt die beste Lösung? Insbesondere wenn es um die Vermittlung von Informationen geht, kann asynchrone Kommunikation genauso effektiv, wenn nicht sogar effizienter sein. Überlegen Sie, ob der persönliche Austausch wirklich den Mehrwert bringt, der erwartet wird, oder ob eine gut strukturierte und KI-unterstützte Kommunikation genauso gut funktioniert, ohne die Zeit der Teilnehmer zu beanspruchen.
Legen Sie gemeinsam klare Spielregeln für KI im Meeting fest: Wenn Sie KI zur Unterstützung Ihrer Meetings nutzen, sollten Sie sich gemeinsam als Team auf Spielregeln einigen. Warum das so wichtig ist? Als Team arbeiten Sie ja innerhalb des Rahmens, den Ihnen Ihr Unternehmen ggf. anhand einer Betriebsvereinbarung zur Nutzung von KI oder der Datenschutz gesteckt hat. Und auf Basis der Tools, die Ihr IT-Bereich Ihnen bereitstellt. In Ihrer Rolle als Führungskraft geht es nun darum, mit dem Team zu klären, WIE Sie vorgehen, experimentieren und KI nutzen wollen. Das schafft Verständnis und Vertrauen und damit die Basis für Erfolge und den Umgang mit Rückschlägen. Denn nicht alles wird sofort und ohne Reibung funktionieren.

Durch die kluge Integration von KI können Sie nicht nur die Effizienz Ihrer Meetings steigern, sondern auch einen Schritt in Richtung zukunftsfähigerer, produktiverer Zusammenarbeit gehen. Das Spannende dabei: Bei der rasanten Entwicklung der Technologien können wertvolle Tool-Tipps schon nach einiger Zeit wieder überholt sein. Es geht jetzt daher darum, gemeinsam als Team zu experimentieren, zu lernen und sich Schritt für Schritt weiterzuentwickeln.

Und wie bei jeder Technologie gilt auch hier: Der Mensch bleibt der entscheidende Faktor. KI sollte die Qualität der Arbeit verbessern – nicht deren Substanz ersetzen.

Unser Training „KI in Online-Meetings sinnvoll nutzen“ zeigt Ihnen, wie Sie KI gezielt einsetzen können, um Ihre Meetings produktiver und zielführender zu gestalten.