Onboarding in hybriden Teams: 7 psychologische Tipps für Führungskräfte

Alexandra Altmann

Sie haben mit viel Aufwand und Glück endlich ein passendes neues Teammitglied oder eine neue Führungskraft für Ihren Bereich gefunden. Und nun wollen Sie beim Onboarding in hybriden Teams dafür sorgen, dass diese Person sich schnell integriert.

Doch bei der hybriden Zusammenarbeit ist das nicht mehr so einfach wie früher: Wie kann der oder die Neue alle wichtigen Leute kennenlernen, wenn viele davon oft im Homeoffice sind? Und wie vermittelt man ihm oder ihr relevantes Wissen und die Kultur der Organisation?

Wir haben die wichtigsten psychologischen Tipps dafür zusammengestellt, wie Sie als Führungskraft das Onboarding in hybriden Teams zum Erfolg führen.

„Wie geht das mit dem Onboarding neuer Teammitglieder trotz Homeoffice?“ – das ist aktuell eine der häufigsten Fragen, die wir in unseren Workshops zum erfolgreichen Führen hybrider Teams gestellt bekommen.

Denn nicht wenige Führungskräfte haben über die letzten Jahre erlebt, dass es mit der Integration von New Hires nicht so gut geklappt hat wie erhofft:

Da viele im Homeoffice arbeiten, hat man sich nur selten getroffen. Dadurch gab es weniger Gelegenheit für den informellen Austausch auf dem Flur. Die Neuen konnten nicht eben mal „über den Schreibtisch hinweg“ was fragen oder nebenbei mithören, wie andere die Dinge angehen. Deshalb hat es länger gedauert, bis die Neuen relevantes Wissen aufbauen und das Vertrauen des Teams und der Teamleitung gewinnen konnten. Der Teamspirit fing an zu zerbröseln.

Die negativen Folgen von schlechtem Onboarding

Die bittere Konsequenz dieser Probleme bei der Integration: die neue Person wird nicht so richtig produktiv und bringt nicht die erhofften Ergebnisse. Und das führt zu Unzufriedenheit – bei der neuen Person selbst, bei ihrer Führungskraft und auch bei den anderen Teammitgliedern.

Nicht selten führt das oft schon nach einem Jahr oder weniger zur Kündigung der neuen Person. Und der ganze Aufwand war umsonst.

Sie müssen oft schon nach einem Jahr wieder anfangen, jemanden Neuen zu suchen und einzuarbeiten. Das frisst nicht nur viel Kapazität und Budget bei der Recruiting-Abteilung, der Führungskraft und den anderen im Team – sondern es schädigt auch das Employer Image Ihrer Organisation.

Wie lässt sich das verhindern?

Die besondere Rolle der Führungskraft beim Onboarding in hybriden Teams

Viele tragen Verantwortung für den Erfolg des Onboardings: HR und Recruiting, die die Prozesse und Vorinformation gestalten. Facility Management und IT, die den physischen und virtuellen Arbeitsplatz einrichten. Das ganze Team, das das neue Mitglied willkommen heißt und einarbeitet.

In sozialen Medien werden vor allem die schön dekorierten Schreibtische am 1. Arbeitstag gefeiert.

Dabei ist es doch die direkte Führungskraft, die den größten Unterschied dabei macht, ob jemand nach ein bis zwei Jahren noch gerne in diesem Job bleibt.

New Hires, deren Führungskraft in den ersten 90 Tagen eine aktive Rolle bei ihrem Onboarding spielt, sind wesentlich zufriedener mit ihrer Onboarding-Erfahrung und haben stärker das Gefühl, dass sie zum Teamerfolg beitragen, als solche, deren Führungskraft das nicht tut. Und eine positive Onboarding-Erfahrung in dieser Zeit wirkt sich signifikant auf die Verweildauer in der Organisation in den ersten 1,5 Jahren aus, wie eine neue Studie zeigt¹.

Was genau ist es, dass eine Führungskraft aus psychologischer Sicht für ein effektives Onboarding in hybriden Teams tun kann?

Die psychologischen Faktoren beim Onboarding

Gute Führung beginnt mit Empathie und emotionaler Intelligenz – auch beim Onboarding.

Ganz einfach: Versetzen Sie sich in die Situation der neuen Person – und überlegen Sie dann, wie Sie dieser Person am besten helfen können, schnell erfolgreich zu werden.

Wie fühlt sich jemand, der eine neue Arbeitsstelle antritt?

Erwartungsfroh und unsicher.

Mit dem Start eines neuen Jobs sind immer viele Hoffnungen verbunden: Man freut sich auf die neuen Aufgaben und Themen. Man will schnell zeigen, was man kann, sich bei den neuen Aufgaben einbringen und im neuen Job erfolgreich sein.

Gleichzeitig schwingen Befürchtungen und Nervosität mit: Werde ich den Anforderungen gerecht werden? Sind die KollegInnen und die Chefin so nett, wie sie im Bewerbungsprozess gewirkt haben? Werde ich gut im Team aufgenommen?

Das sind starke Emotionen – und Sie als Führungskraft spielen gerade während der ersten 3 Monate ein Schlüsselrolle dabei, diese Emotionen in psychologische Sicherheit und positive Ergebnisse zu verwandeln.

Für gutes Onboarding ins Büro? Ja – aber nicht ständig

Persönliche Treffen zwischen der neuen Person und der Führungskraft sowie den anderen Teammitgliedern sind die Grundlage für den Aufbau von Vertrauen und die Entwicklung eines Zugehörigkeitsgefühls – das ist unbestritten.

Auch für ein tieferes Verständnis der Organisationskultur kann die Anwesenheit im Büro sehr hilfreich sein. Gerade Berufsanfänger profitieren von der Präsenz im Büro mehr als erfahrene Hires, weil sie dort noch viele wesentliche Grundlagen der Office-Welt aufsaugen können.

Das bedeutet aber nicht, dass jeder Neue die ersten 3 Monate Vollzeit im Office verbringen muss. Das führt nicht notwendigerweise zu einer positiveren Onboarding-Erfahrung. Im Gegenteil es hat oft auch negative Auswirkungen darauf, wie produktiv man arbeitet oder wie schnell man lernt¹. Und in der heutigen Arbeitswelt ist es entscheidend, Flexibilität bei der Arbeitsplatzwahl zu bieten – das gilt natürlich auch in den ersten 3 Monaten.

Hybrides Onboarding, also die Mischung aus Zeit im Office und im Homeoffice, ist gegenwärtig meiner Erfahrung nach weit verbreitet und wird das sicher auch bleiben.

Was Sie als Führungskraft für erfolgreiches Onboarding in hybriden Teams tun können

Wie schon dargestellt, sind die ersten Monate entscheidend dafür, dass neue MitarbeiterInnen oder Führungskräfte bei ihren Vorgesetzten und KollegInnen gut andocken, schnell relevantes Wissen aufbauen und langfristige Bindung entwickeln können.

Hier sind die 7 wichtigsten psychologischen Praxistipps dafür, wie Sie als direkte Führungskraft diesen Onboarding-Prozess optimal unterstützen können:

Nehmen Sie sich persönlich Zeit für die Begegnung mit Ihrem neuen Teammitglied. Treffen Sie sich anfangs mehrmals in Präsenz und auch zwischendurch öfter mal online. Versuchen Sie, die Person auf persönlicher Ebene kennenzulernen und zeigen auch Sie Ihre persönliche Seite, so dass das gegenseitige Verständnis und Vertrauen wachsen können.

Klären Sie zeitnah gemeinsam die Rolle und Aufgaben der neuen Person, die Erwartungen an zu liefernde Ergebnisse und die Spielregeln für die Kommunikation zwischen Ihnen beiden. Fragen Sie auch nach, welche Erwartungen die Person an Sie hat, um deren Bedürfnisse besser zu verstehen.

Schaffen Sie in Ihrem Team viele Möglichkeiten für Ihr neues Teammitglied, die anderen im Team kennenzulernen.
Nehmen Sie sich bei den Präsenz-Treffen des Teams Zeit für ausführliche Vorstellungs- und Kennenlernrunden, bei denen alle auch einen Einblick in ihre persönliche Situation und Arbeitsweise geben.
Besonders bewährt hat sich, online einen Überblick über alle Teammitglieder und deren Erfahrungen, Kenntnisse und Besonderheiten anzulegen. Damit stellt sich jedes Teammitglied asynchron auch mit persönlichen Details vor; das erleichtert das gegenseitige Verständnis und die Zusammenarbeit auch ohne häufige persönliche Treffen.

Stellen Sie der neuen Person alles Wissen zur Verfügung, das es für die erfolgreiche Arbeit im Team braucht. Dazu gehört neben dem fachlichen Wissen vor allem auch die Information dazu, welche Spielregeln und Tools für die Zusammenarbeit im Team gelten.
Im Idealfall haben Sie dazu eine schriftliche Teamvereinbarung, in der die Absprachen zu Kommunikation, Erreichbarkeit, Anwesenheit, Kalenderpflege, Tool-Nutzung usw. festgehalten sind.
Hilfreich ist auch ein „Onboarding Handbuch“, in dem nicht nur Organisation, Aufgaben, Prozesse und Tools des Teams beschrieben sind, sondern auch die Spielregeln für die Zusammenarbeit. Damit geben Sie der neuen Person schnell die Richtlinien für „angemessenes“ Verhalten in Ihrem Team mit und reduzieren damit die Gefahr, dass sie aus Unkenntnis in Fettnäpfchen tritt oder Regeln verletzt.

Ordnen Sie dem neuen Teammitglied einen „Paten“ oder „Buddy“ aus dem Team zu, der es während der Einarbeitungsphase begleitet und als erster Ansprechpartner schnell für alle Arten von formellen oder informellen Fragen zur Verfügung steht.

Kümmern Sie sich darum, dass die neue Person auch andere wichtige Personen in der Organisation kennenlernen und ein Netzwerk aufbauen kann. Stellen Sie die Leute einander vor und sorgen Sie explizit für Begegnungen und Austausch auf der persönlichen Ebene. Im hybriden Arbeitskontext können Sie nicht auf den Zufall setzen, dass sich bestimmte Personen früher oder später über den Weg laufen werden.
Erstellen Sie nicht nur einen fachlichen Einarbeitungsplan, sondern auch einen Plan für die sozialen Kontakte. Arrangieren Sie 1:1-Meetings mit den Personen in der Organisation, die die neue KollegIn unbedingt zeitnah online oder vor Ort treffen sollte.

Geben Sie gerade anfangs häufiges und detailliertes Feedback. Fokussieren Sie dabei vor allem auf die positiven Aspekte! Das reduziert das anfängliche Unsicherheitsgefühl der Neuen, denn sie bekommen schnell Klarheit darüber, was sie richtig machen, welchen Mehrwert sie dem Team bringen und an welchen Stellen sie noch aufmerksamer sein sollten.
Tauschen Sie sich regelmäßig mit der neuen Person und auch ihrem „Buddy“ dazu aus, wie es mit der Integration ins Team läuft, und finden Sie dabei heraus, wo Sie noch unterstützen können.

Ein schönes Praxisbeispiel für das Onboarding von Führungskräften

Für mein aktuelles Buch „Hybride Teams erfolgreich führen“² habe ich Best Practice Beispiele aus verschiedenen deutschsprachigen Organisationen zusammengetragen.

Besonders inspirierend fand ich dabei das Praxisbeispiel der Testo SE & Co. KGaA, einem weltweit agierenden Unternehmen für Messtechnik. Dort wird dem Onboarding von Führungskräften von hybriden oder remote Teams besondere Aufmerksamkeit gewidmet.

Im Bewusstsein, dass die Bereitstellung von digitalen Tools allein nicht ausreicht, um Online-Arbeit dauerhaft als Erfolgsmodell im Unternehmen zu etablieren, werden Führungskräfte schon direkt bei Antritt ihrer Führungsaufgabe auf das effektive Führen auf Distanz mit Hilfe von Technologie vorbereitet.
Aus diesem Grund wird bei Testo jede Führungsnachwuchskraft sowie jede neue Führungskraft im Rahmen des Onboardings in einer persönlichen Coaching-Session explizit in die Arbeit mit MS Office 365 und MS TEAMS eingeführt.
Denn eine Führungskraft braucht das Bewusstsein, dass Führen auf Distanz klare Strukturen, Systeme und Achtsamkeit erfordert. Sie muss Digitalkompetenz als einen Teil der Führungsrolle begreifen und den Kompetenzaufbau gezielt, und im optimalen Fall gemeinsam mit ihrem Team, angehen.

Dieses Beispiel zeigt eine weitere Dimension von effektivem Onboarding in hybriden Teams, die sicher auch anderen Organisationen als Anregung dienen kann.
Und es betont noch einmal, welche entscheidende Rolle Sie als Führungskraft dabei spielen, das Onboarding bei Hybrid Work zum Erfolg zu führen!

Mehr Praxistipps rund um das effektive Führen von hybriden Teams gibt es in unseren Workshops, Vorträgen und Coachings.