Kommunikationsprobleme in hybriden Teams - die drei größten Fehler vermeiden

Alexandra Altmann

Immer noch hakt es bei der Zusammenarbeit in hybriden Teams vor allem bei der Kommunikation. Nach wie vor höre ich ständig von diesen Problemen:
„zu viel Info über zu viele Kanäle“ ... „nicht alle kriegen alles mit“ ... „die Meetings sind ineffektiv“ ... „die persönliche Nähe fehlt“ ... „das Team driftet auseinander“.

Und wenn ich dann tiefer reinschaue, sind es im Prinzip immer die drei gleichen Schwachstellen.
An denen sollten Sie zuerst ansetzen, wenn Sie Produktivität und Teamgefühl beim Arbeiten zwischen Office und Homeoffice steigern wollen. Denn mit relativ wenig Aufwand können Sie dort schnell und einfach für Verbesserung sorgen.

Die 3 größten Kommunikationsprobleme in hybriden Teams

Inzwischen hat sich vieles bei der ortsflexiblen Zusammenarbeit eingespielt und läuft gut. Doch an einigen Stellen knirscht es immer noch gewaltig.

Vor allem die Kommunikation ist dabei ein Dauerbrenner: Wie kommunizieren wir so, dass alle alles mitbekommen - und wir aber nicht unter einer Flut von Infos und Infokanälen ertrinken?

Und wie schaffen wir es, dabei noch Zeit für informelle Kommunikation zu finden? Denn die ist schließlich wichtiges Schmiermittel für gute Zusammenarbeit und vertrauensvolle Beziehungen.

Da ist es höchste Zeit, mit ein paar falschen Ansätzen und Gewohnheiten aufzuräumen.

Kommunikationsproblem #1: Das unsinnige Gleichzeitigkeits-Paradigma

Dahinter verbirgt sich die irrige Annahme, dass Kommunikation nur dann wirklich gut sein kann, wenn dafür alle gleichzeitig zusammenkommen - ob in Online-Meetings, hybriden Meetings oder in Präsenz.

Diese Art des Denkens ist aus der früheren Präsenzkultur geboren. Sie unterscheidet aber leider nicht zwischen den beiden Aspekten, die gute Kommunikation ausmachen:

Informationen effizient austauschen: Fakten und Wissen klar, strukturiert und zielgerichtet weitergeben
Empathisch und wertschätzend aufeinander eingehen: einander zuhören, verschiedene Standpunkte und Befindlichkeiten einschätzen und ein gemeinsames Verständnis von einer Sache entwickeln

Gute Zusammenarbeit in Teams braucht beides. Aber jeweils in der richtigen Form.

Wenn es darum geht, einfache Status-Infos auszutauschen oder simple Fragen zu klären, braucht es kein Meeting, für das sich alle zeitlich synchronisieren müssen. Asynchrone Kommunikation über Chat, MS-Teams Kanal oder Email ist dafür wesentlich besser geeignet. Sie ermöglicht schnelles Reagieren und spart Zeit.

„This meeting could have been an email“ – wer kennt diesen Seufzer nicht?

Doch für viele ist das „Da machen wir ein Meeting“ noch immer die Grundeinstellung. Davon müssen wir wegkommen!

Gute Kommunikation, das bedeutet in der heutigen Zeit des hybriden Arbeitens mit all seinen technischen Möglichkeiten:

Alle einfachen Dinge möglichst asynchron kommunizieren. Für solche Themen ein Meeting zu machen, ist schlichtweg unproduktiv und unnötige Zeitverschwendung.
Die kostbare Gleichzeitigkeit für den intensiven Austausch von Mensch zu Mensch reservieren.

Kommunikationsproblem #2: Gemeinsame Meetingzeit wird fahrlässig vergeudet

Egal ob Online-Meetings, hybride Meetings oder Präsenzmeetings: Leider gibt es im Alltag zu viele schlecht vorbereitete und schwach moderierte Besprechungen mit viel zu wenig Austausch unter den Anwesenden. Diese Meetings stehlen einfach nur Zeit und killen die Energie für spannendere oder kreativere Aufgaben.

Auch die gemeinsamen Teamtage, zu denen alle ins Büro kommen (müssen), verstreichen oft ohne wirklich inspirierende Kommunikation und Austausch auf der persönlichen Ebene.
Oft sitzen die Leute nur nebeneinander an ihren Rechnern, und höchstens die Extrovertierten sprechen in der Kaffeeküche noch miteinander. Aber ein gezieltes Diskutieren oder Kennenlernen von neuen Teammitgliedern findet kaum statt.

Denn gute synchrone Kommunikation passiert nicht von allein. Sie muss kompetent geplant und begleitet werden. Sie braucht Bereitschaft und Zeit für den Austausch – und dieser Austausch muss angeregt und angeleitet werden.

Doch leider behandeln Führungskräfte diese wichtige Führungsaufgabe oft mit viel zu niedriger Priorität. Statt sich um gute Kommunikation im Team zu kümmern und damit die Grundlage für produktive Teamarbeit zu stärken, löschen sie die Feuer des Tagesgeschäfts. So schafft man es nicht, das Team dauerhaft erfolgreich zu machen.

Kommunikationsproblem #3: Zu wenig Know-How für effektive Online-Kommunikation

Ich höre von allen Seiten, dass der Großteil der Organisationen inzwischen eine Fülle von Tools für effektive Online-Kommunikation auf den Rechnern ihrer Mitarbeitenden installiert hat.

Doch die grausame Wahrheit ist, dass diese Tools viel zu wenig genutzt werden – oder wenn, dann oft nicht genügend kompetent.

Das fängt bei den Tools für die Online-Meetings an. Inzwischen kann wohl jeder souverän Meetings starten und seinen Bildschirm teilen. Aber das reicht noch nicht für richtig gute synchrone Online-Kommunikation!

Denn die braucht mehr: Souveräne Nutzung der Kamera, um persönliche Nähe herzustellen. Und souveränen Einsatz von Online-Diskussionsmethoden wie simultaner Chat, Whiteboard, Umfragen oder Kleingruppen, um den intensiven Austausch untereinander anzuregen.

Und das ist im Meeting-Alltag der hybriden Teams leider noch viel zu wenig verbreitet, wie mir Teammitglieder aus fast allen Organisationen sehr glaubwürdig erzählen.

Noch dünner wird die Kompetenz bei der professionellen asynchronen Online-Kommunikation. Dazu gehört, verbindliche Standards dafür zu setzen, welche Kommunikationskanäle für welche Art von Informationsaustausch genutzt werden. Und dann klare Spielregeln dafür zu etablieren, wie man damit effektiv und zeitnah kommuniziert. Da herrscht in der Realität oft sehr große Konfusion.

Ein klassisches Beispiel: Statt MS-Teams mit seinen Kanälen und Apps wie z.B. den Planner für einen strukturierten Informationsaustausch im Team zu nutzen, senden Teammitglieder ihre internen Nachrichten in einem wilden Durcheinander über E-Mail, Chat oder verschiedene Teams-Kanäle. Da geht dann viel Zeit für unnötiges Suchen drauf: „Wo hatte er mir das noch mal geschrieben??“

Dieses Kommunikationsproblem hält sich hartnäckig, da immer „zu wenig Zeit“ ist, um mit dem Team in kurzen Trainingssessions und Diskussionsrunden gemeinsame Standards und Spielregeln festzulegen und dadurch die Produktivität zu steigern. Das alte Henne-und-Ei-Dilemma!

Kommunikationsprobleme in hybriden Teams vermeiden

Diese Probleme werden nicht von allein verschwinden. Aber sie sind einfach lösbar. Mit etwas gezielter Aufmerksamkeit und klarer Führung kann man sie schnell in den Griff bekommen.

Klug investieren

Um die akuten Kommunikationsprobleme zu lösen, braucht es nicht primär Geld, sondern vor allem Aufmerksamkeit und Zeit vom Team und seiner Führungskraft.

Und dies ist eine Investition, die sich in kürzester Zeit rechnet. Der Aufwand für ein paar Abstimm- und Schulungsrunden ist schnell wieder reingeholt.

Denn effektive Kommunikation wirkt in 2 Dimensionen auf die Team-Performance:

Sie steigert die Produktivität. Effizienter Informationsaustausch vermeidet unnötige Missverständnisse, beschleunigt Prozesse und sichert eine hohe Qualität der Arbeit.
Sie steigert das gegenseitige Verständnis, Vertrauen und Zusammengehörigkeitsgefühl im Team. Zuhören, Verstehen-Wollen und Empathie zahlen auf die Beziehungskonten ein. Und mehr Offenheit, Respekt und psychologische Sicherheit führen schnell zu besserer Zusammenarbeit und damit zu schlagkräftigeren Lösungen.

Drei Prioritäten bei der Lösung von Kommunikationsproblemen in hybriden Teams

Um die typischen Probleme zu vermeiden, sollten Führungskräfte und ihre Teams ihre Zeit und Aufmerksamkeit vor allem in drei Maßnahmen investieren:

Gemeinsam diskutieren und verbindlich festlegen, welche Art von Kommunikationskanal für welche Art von Kommunikation wie verwendet wird - und dabei gezielt zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation unterscheiden.

Hier sind einige typische Fragen, die eindeutig geklärt werden müssen:
- Für welche Themen machen wir Meetings?
- Welche Meetings machen wir in Präsenz, welche online?
- Wie kommunizieren wir außerhalb von Meetings?
- Wofür nutzen wir informelle Chats und wofür strukturierte Kommunikation in speziellen Team-Kanälen?
- Geben wir uns die Kalender frei? Nutzen wir einen gemeinsamen Arbeitsplan? Wie arbeiten wir gemeinsam an Dateien?
Meetings strukturiert vorbereiten und effektiv durchführen.

Dazu gehört, die Grundregeln für effektive und inspirierende Meetings im Alltag tatsächlich zu leben und einzufordern:
- Kein Meeting ohne vorab verteilte Agenda und Zielsetzung
- Nur die einladen, die tatsächlich etwas beitragen können – und wer dabei ist, macht aktiv mit (keine Trittbrettfahrer)
- Keine langweiligen Präsentationen, sondern Fokus auf die Fragen, die man in Gleichzeitigkeit klären oder kreativ lösen will
- Diskussionen strukturiert moderieren und dabei unterschiedliche Meinungen wertschätzen und berücksichtigen
- Ergebnisse festhalten und nachverfolgen
Die Tools für Online-Kommunikation und -Kollaboration effektiv nutzen.

Entscheidend dabei ist, sich auf eine möglichst kleine Liste von Kern-Tools für das Teams zu einigen – und alle im Team dann dafür fit zu machen, diese Tools sinnvoll für die Teamaufgaben einzusetzen.
Starten Sie am besten mit kurzen Impulsschulungen speziell für Ihren Anwendungskontext, am besten durch interne Champions. Und schärfen Sie dann kontinuierlich im Alltag nach, indem Sie die Nutzung einfordern und untereinander Best Practices dazu austauschen.

Mit diesen drei Maßnahmen können Sie schnell Erfolge erzielen und gleichzeitig nachhaltig für hohe Team-Performance sorgen.

Sie funktionieren bei neuen Teams genauso wie bei eingespielten Teams, denn sie fokussieren alle im Team auf den Schlüssel für gute Zusammenarbeit: effektiver Informationsfluss gepaart mit wertschätzendem und kreativen Austausch.