Die Top 3 Praxistipps für das Führen auf Distanz

Alexandra Altmann

Die Arbeit aus dem Homeoffice ist bei den meisten Wissensarbeitern heute zur Normalität geworden. Die Teamarbeit über verschiedene Homeoffices und Standorte hinweg ist inzwischen gut eingespielt.

Und trotzdem zeigen sich immer noch besondere Herausforderungen beim Führen in der digitalen Arbeitswelt: Von Teamspirit über die Organisation der täglichen Arbeit bis hin zur Gestaltung von Meetings.

Deshalb haben wir hier unsere Top 3 Praxistipps für das Führen auf Distanz zusammengefasst.

In unseren Workshops zur Zusammenarbeit in standortübergreifenden Teams fragen wir die Führungskräfte am Ende immer, welche unserer Praxistipps für das Führen auf Distanz denn besonders hilfreich waren - und welche davon sie bis zum nächsten Mal konkret ausprobieren wollen.

Hier sind die Top 3 Spitzenreiter von hunderten Teilnehmenden, mit denen wir das in den vergangenen Monaten diskutiert haben. Die Liste der Best Practices zeigt vor allem, dass es oft schon die kleinen Dinge sind, mit denen man im Alltag viel bei der Zusammenarbeit in virtuellen Teams verbessern kann!

Praxistipp Nr. 1 für das Führen auf Distanz: Persönlicher werden

Viele empfinden die Kommunikation mit ihren Teammitgliedern, die selten oder überhaupt nicht am selben Standort sind, als unpersönlich. Es ist unbefriedigend, wenn man sich nicht sieht und Mimik & Gestik nicht beobachten kann.

Und es fehlt einem, dass man sich nicht mal eben so in der Kaffeeküche begegnet und ein Gefühl für die Stimmung der Leute bekommen kann.

Diese Situation können Sie mit relativ einfachen Mitteln schnell verbessern. Denn physische Distanz bedeutet nicht automatisch auch soziale Distanz.

Wie Sie Bindung und Teamspirit auch beim Arbeiten mit Homeoffice erhalten

Planen Sie bei Ihren Online-Meetings ganz bewusst auch Zeit für den persönlichen Austausch ein. Und zwar nicht nur als Small Talk vor dem eigentlichen Beginn der Besprechung, sondern explizit als Teil der Agenda.
Starten Sie zum Beispiel mit einer Frage nach dem Befinden der Leute und lassen dazu jeden zu Wort kommen - in kleineren Runden durch Sprechen, in größeren Runden über den Chat, Emojis oder eine Umfrage.
Ja, das kostet etwas Zeit, aber Sie gewinnen dadurch eine stärkere persönliche Bindung der Teammitglieder.
Bestehen Sie darauf, dass in Ihren Online-Meetings die Webcams eingeschaltet werden, zumindest zu Beginn und Ende des Termins. Dadurch wird der Austausch gleich viel persönlicher. Dabei bringt es natürlich nichts, dies als "Anordnung von oben" vorzugeben. Nehmen Sie sich auf jeden Fall die Zeit, die Gründe und Spielregeln für die Kameranutzung explizit mit Ihrem Team zu diskutieren und damit Akzeptanz dafür zu schaffen.
Nutzen Sie Ihre Team-Treffen dazu, Ihre gemeinsamen Erfolge zu feiern – mit Worten, aber auch mal mit einer Runde Klatschen und „Bravo“-Rufen von allen. Das geht auch in Videocalls oder Webmeetings!
Und wenn Sie die Chance haben, Ihr gesamtes Team von Zeit zu Zeit auch in Präsenz zusammenzubringen: Gestalten Sie diese Teamtage mit einer ausgewogenen Mischung aus Fachthemen und persönlichem informellen Austausch. So können sich die Teammitglieder besser gegenseitig kennenlernen und das Vertrauen untereinander wird gestärkt.
Und nehmen Sie sich dabei auf jeden Fall auch Zeit dafür, gemeinsam die Ziele und das "Warum" des Teams zu diskutieren - und so Engagement für dieses Ziel aufzubauen.
Und am wichtigsten: Nehmen Sie sich auch zwischendurch die Zeit für ein persönliches Gespräch mit jeder Person einzeln. So ein Anruf muss nicht länger dauern als eine gemeinsame Tasse Kaffee im Büro oder ein Mittagessen mit einem Mitarbeitenden. Im Gegenteil, oft geht es sogar schneller. Ergreifen Sie die Chance, dabei mehr über die Situation der Person zu lernen und teilen Sie ruhig auch etwas Persönliches von sich.

Praxistipp Nr. 2: Klare Vereinbarungen zur Zusammenarbeit treffen

Wenn Sie Ihr Team auch auf Distanz gut zusammenhalten und das Wir-Gefühl stärken wollen, dann ist es sicherlich eine gute Idee, sich zwischendurch gemeinsam Zeit für Teambuilding zu nehmen.

Doch das alleine reicht nicht aus. In der Praxis gibt es bei der Zusammenarbeit auf Distanz oft Störungen bei Teamgeist oder Zugehörigkeitsgefühl, weil die einzelnen Teammitglieder gegenseitig zu wenig von ihrer jeweiligen Arbeit mitbekommen.

"Wer arbeitet eigentlich woran und was ist dabei der Stand?", "Bin ich eigentlich die Einzige, die hier was macht?!", "Ach, diese Info hatte ich nicht mitbekommen, deshalb bin ich jetzt in eine andere Richtung gelaufen" - solche Kommentare hört man immer wieder in den Teams, denen die Grundlagen für effektive Teamarbeit fehlen.
Das führt dann schnell zu Missverständnissen, Frustrationen, Doppelarbeit oder Konflikten. Und stört damit den Teamspirit ganz empfindlich!

Wie Sie im Team erfolgreich auf Distanz zusammenarbeiten

Vorrangige Aufgabe beim Führen auf Distanz ist es deshalb, klare Vereinbarungen für die Zusammenarbeit zu treffen, zumindest zu diesen zwei wesentlichen Punkten:

Die Aufgabenpläne für das Team schriftlich festhalten - und zwar an einem Online-Ort, auf den alle gleichzeitig zugreifen können. Das kann der MS Planner sein oder eine andere Aufgaben-App oder eine Excel Liste. Das Tool ist nicht entscheidend.
Was hier zählt, dass sich alle darauf verpflichten, ihren Status zu diesen Aufgaben online jederzeit aktuell zu halten. So wissen alle jederzeit, woran die anderen arbeiten und können sich dazu gegebenenfalls austauschen, unabhängig vom Arbeitsort.
Auch die Spielregeln für die Zusammenarbeit gemeinsam abstimmen und aufschreiben: Wie halten wir es mit Erreichbarkeit, Anwesenheit, Meetings, Kommunikationswegen? Wann und wie darf man "Nein"-Sagen? Was tun wir bei Unklarheiten oder im Konfliktfall?
In unseren Workshops erleben wir oft, dass dieser Punkt vernachlässigt wurde und die Erwartungen an das Verhalten der Teammitglieder nicht wirklich klar sind. Dann braucht man sich nicht zu wundern, wenn Reibungen oder Fehleinschätzungen entstehen.

Klare Leitplanken für die Zusammenarbeit geben psychologische Sicherheit, gerade wenn man sich nicht so oft sieht. Sie bilden die Grundlage dafür, sich als Teil einer Gemeinschaft zu fühlen und sich darin sicher zu bewegen. Sorgen Sie deshalb dafür, dass Sie Ihre Team-Vereinbarungen immer aktuell halten.

Praxistipp Nr. 3 für das Führen auf Distanz: Online-Tools gezielt nutzen

Der Hauptunterschied zwischen dem Führen in Präsenz und dem Führen auf Distanz liegt darin, dass man für die Kommunikation technische Hilfsmittel benutzen kann und muss.
Jede Führungskraft muss sich deshalb mit ihrem Team dazu auseinandersetzen, mit welchen Tools sie über welche Kanäle Informationen und Wissen austauschen, ohne dabei unter einer Informationsflut zu ersticken oder Wichtiges zu übersehen.

Es gibt so viele tolle Tools für die Zusammenarbeit und Führung auf Distanz: Videocalls, Online Meetingräume, Plattformen für virtuelle Kollaboration von Chat über Kanban-Tools und gemeinsame Notizbücher bis hin zum vollintegrierten MS TEAMS oder WEBEX. Sehr viele davon stehen in den Unternehmen längst allen zu Verfügung.

Nur wissen die Führungskräfte oft viel zu wenig davon oder haben noch nicht überlegt, wie sich diese sinnvoll für die Kollaboration in ihren verteilten Teams nutzen lassen.
Zum Beispiel wissen leider erschreckend viele unserer Workshop-Teilnehmer immer noch nicht, wie sie auf Online-Whiteboards zusammenarbeiten können oder dass diese z.B. bei einem MS-TEAMS Meeting mit nur einem Klick geöffnet werden können.

Und weit über die Hälfte der Führungskräfte in unseren Workshops haben sich noch nicht systematisch überlegt, wie sie auch außerhalb von Meetings effektive asynchrone Kommunikation und Zusammenarbeit gestalten können. Noch viel zu wenige nutzen Online-Notizen, auf die alle zugreifen können. Oder Online-Kanäle, in denen sich alle schnell und effizient zu den einfachen Arbeitsfragen austauschen können. Und noch weniger haben auch "soziale Kanäle" für die informelle Kommunikation im Team eingerichtet.

Wie Sie beim Führen auf Distanz die Tools für digitale Kollaboration effektiv einsetzen

Mit nur wenig Zeitaufwand können Sie hier schnell bessere Voraussetzungen für die virtuelle Teamarbeit schaffen:

Nehmen Sie sich eine Stunde Zeit, um zu verstehen, welche Tools an Ihrem Arbeitsplatz bereits installiert sind – und wie Sie davon profitieren könnten. Am besten lassen Sie sich dazu von den Experten in Ihrer Organisation beraten, die sich damit auskennen.
Überlegen Sie zusammen mit Ihrem Team, mit welchem davon Sie anfangen wollen, die Zusammenarbeit besser zu orchestrieren. Arbeiten Sie sich in das Tool ein. Oder binden Sie dafür eines Ihrer Teammitglieder ein, das Freude an solchen Themen hat (Sie müssen ja nicht alles selbst machen!).
Experimentieren Sie gemeinsam im Team damit und verbessern Schritt für Schritt den Austausch von Informationen.
Und wenn das klappt, gehen Sie weiter zum nächsten Tool oder Bereich.

Die Tool-Landschaft in den Organisationen wächst ständig weiter. Inzwischen etablieren sich auch immer mehr KI-Anwendungen, die die Team- und Führungsarbeit unterstützen können. Umso wichtiger ist es, den effektiven Umgang mit Tools regelmäßig auf die Tagesordnung der Team-Meetings zu heben und ständig dazuzulernen!

Schnelle Erfolge

Es ist verblüffend zu sehen, welche Umsetzungserfolge unsere Workshop-Teilnehmenden mit diesen Praxistipps schon nach wenigen Wochen berichten können! Die Zusammenarbeit fließt besser, das Zugehörigkeitsgefühl im Team wird stärker und die Produktivität steigt.

Dabei beginnt die Veränderung vor allem bei der Einstellung und der digitalen Kompetenz der Führungskraft. Denn der größte Hebel für das bessere Führen auf Distanz ist nicht die Technologie, sondern das Mindset und Skillset der ManagerInnen und TeamleiterInnen beim Umgang damit!