Führungskräfte und Teamleiter sind oft unsicher, wie sie mit Mitarbeitern im Home-Office umgehen sollen. Es…
Stehen Sie auch unter dem Druck, mit Ihrem Team immer mehr in immer weniger Zeit erreichen zu müssen? Wäre es da nicht eine Lösung, die Teammitglieder aus dem Homeoffice zurück ins Büro zu holen, so wie es manche große Unternehmen gerade machen?
Die irrige Annahme dabei: Im Office ließe sich effektiver und kreativer zusammenarbeiten.
Wenn Sie die Produktivität beim hybriden Arbeiten wirklich steigern wollen, spielt das „Wo“ jedoch nicht die entscheidende Rolle.
Die wahren Produktivitätsreserven liegen vielmehr im „Wie“. Was sind dabei die wichtigsten Hebel?
Immer noch hört man, dass Vorstände ihre Mitarbeitenden wieder mehr ins Büro holen wollen:
„Für bestimmte Themen ist ein Austausch in Präsenz notwendig, um informiert zu bleiben“.
„Die Arbeit im Büro fördert die Produktivität und Innovationskraft und auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter“
So ähnlich lauten die Erklärungen aus einigen Top-Etagen. Doch was sie mit dem Rückkehr-Zwang erreichen, ist leider oft das Gegenteil und schädigt die Organisationskultur mehr, als dass es nutzt: Widerstand der Beschäftigten, Shitstorm in den öffentlichen Medien und sogar Gerichtsverfahren.
Dabei ist es eine große Illusion, dass im Büro alle immer nur produktiv vor sich hinarbeiten. Wir alle können uns sicher noch gut daran erinnern, was die großen Probleme bei der Büroarbeit vor Corona waren: Lärm, ständige Störungen, Mobbing, Belästigungen, Grabenkämpfe zwischen Abteilungen und vieles mehr.
Die aktuelle Forschungslage zur Produktivität beim hybriden Arbeiten spricht jedenfalls eine klare Sprache:
Fragt man die Beschäftigten, antwortet der Großteil, dass sie ihre Arbeitsproduktivität im Homeoffice höher einschätzen als im Office.1
Auch die Führungskräfte sehen inzwischen viel weniger Probleme beim hybriden Arbeiten.2
Und unterschiedliche wissenschaftliche Untersuchungen kommen zu dem Ergebnis, dass das Homeoffice besser, aber auch schlechter für Produktivität sein kann – abhängig von der Art der Tätigkeit, den Bedingungen im Homeoffice und auch der persönlichen Präferenz.3
Also: Die Produktivität der typischen Bürojobs, die sich für mobiles Arbeiten eignen, hängt nicht vom Arbeitsort ab. Aber wovon dann?
Wie misst man überhaupt die Produktivität der Wissensarbeit?
Bei produzierenden Tätigkeiten ist es einfach: Man betrachtet das Verhältnis von Input und Output. Je weniger Aufwand für ein bestimmtes Ergebnis nötig ist, desto höher ist die Produktivität.
Aber wie ist das bei der Wissensarbeit? Wie lässt sich dabei überhaupt der Output messen?
Im Call-Center und bei Dateneingabe kann man das noch an Kennzahlen festmachen. Aber wie ist es bei der Kreativarbeit, bei der Forschung, bei der Kundenbetreuung?
Und was ist in Bezug auf den Input besser? Viel oder wenig Zeitaufwand? Viel oder wenig Recherche? Mehr Zeit mit Kunden oder weniger? Und ist der Zeitaufwand überhaupt das richtige Kriterium? Und wenn nicht, was dann?
Das sind schwierige Fragen bei allen Arten der Wissensarbeit.
Und weil die Antworten darauf nicht einfach sind, haben viele die Produktivität traditionell einfach an der Anwesenheit festgemacht: Wer viel im Büro ist, ist fleißig und engagiert und ein guter Mitarbeiter.
Doch das funktioniert in der Nach-Corona-Welt nicht mehr. Denn bereits zu den Lockdown-Zeiten hat sich gezeigt, dass die meisten auch im Homeoffice sehr guten Output geliefert haben – auch wenn nicht kontrolliert wurde, wie viele Stunden sie dort tatsächlich vor dem Computer verbracht haben.
Wenn man Produktivität bei den meisten Bürojobs also nicht an der aufgewendeten Zeit am Arbeitsplatz festmachen kann, woran dann?
Letztendlich geht es darum, Ergebnisse in der vereinbarten Zeit mit einer festgelegten Qualität abzuliefern.
Wir müssen Kreativität und Produktivität beim hybriden Arbeiten neu denken! Und zwar dringend – denn wir leben in einer Zeit mit vielen gleichzeitigen Krisen. Da müssen wir in den Organisationen alle Kräfte bündeln, effizienter werden und gleichzeitig grundlegende Transformationen und Innovationen voranbringen!
Die Lösung dafür liegt eben nicht in der alten Präsenzkultur.
Was es jetzt braucht, ist eine Ergebniskultur. Und das bedeutet, unabhängig vom Arbeitsort:
Aber wie schafft man diese Kultur?
Der Schlüssel liegt bei den einzelnen Führungskräften. Ihre Aufgabe ist es, mit dem Team die Erwartungen an Ergebnisse und Spielregeln für die Zusammenarbeit zu klären und nachzuhalten.
Das ist allerdings oft eine große Schwachstelle der Führung heute – auch in Präsenz. Statt den gewünschten Output zu definieren, fokussiert man auf den Input: Das Ausmaß der Anwesenheit im Büro. Und beurteilt die Mitarbeitenden mehr nach Bauchgefühl statt nach klar definierten und gemeinsam abgestimmten Vorgaben.
In der Vergangenheit fiel diese Schwachstelle weniger auf, aber jetzt beim hybriden Arbeiten tritt sie in den Vordergrund.
Deshalb gilt es nun, beim Thema Produktivität nachzuschärfen und die Steuerung von Produktivität enger in den Fokus zu nehmen.
Hier sind vier konkrete Vorschläge dazu, die Teamarbeit unabhängig vom Arbeitsort effektiv und effizient auszurichten:
Grundlage für eine hohe Produktivität im Team ist ein gemeinsames Grundverständnis davon, was bis wann erreicht werden soll.
Bei der Zusammenarbeit auf Distanz braucht es dafür unbedingt einen Arbeitsplan, den das gesamte Team gemeinsam erstellt und der dann online für alle zur Verfügung steht. Auf den kann dann jedes Teammitglied ortsunabhängig zugreifen und ihn ständig aktuell halten.
So weiß jeder, wofür er oder sie genau zuständig ist, woran die anderen arbeiten und wie weit sie dabei jeweils sind.
Diese Transparenz und Klarheit haben einen riesigen Einfluss auf die Produktivität: es gibt wesentlich weniger Infolücken, Doppelarbeit oder Reibung.
Wie ist das bei Ihnen? Haben Ihre Teams so einen klaren gemeinsamen Plan - und ist der immer up-to-date?
Als nächstes braucht es klare Spielregeln für die Zusammenarbeit, um die Zeitfresser des Alltags zu minimieren und den Infofluss so effizient wie möglich zu machen.
Ein ganz banales Problem beim hybriden Arbeiten ist ja oft: Wer ist überhaupt wann wo und wie erreichbar, wenn ich ihn oder sie brauche? Ein einfaches Mittel hier: Alle im Team geben sich gegenseitig die Kalender frei und halten diese Kalender aktuell, so dass die anderen sehen, wer wann im Office ist – oder wie die Person ansprechbar ist, wenn sie nicht im Office ist.
Auch die Spielregeln zu Kalendernutzung, Erreichbarkeit und Reaktionsgeschwindigkeit müssen geklärt werden: Tragen wir auch private Termine ein, dürfen wir uns Fokuszeit blocken, dürfen wir Meetinganfragen auch ablehnen? Wie signalisieren wir, ob wir ansprechbar sind? Wie schnell sollen wir auf Nachrichten antworten?
Einige meiner Kunden haben bereits konsequent eingeführt, dass jedes Team schriftliche Teamvereinbarungen zur Zusammenarbeit erstellt.
Dabei geht es nicht um Bürokratie oder Kontrolle, sondern um ein fundamentales Bedürfnis bei der menschlichen Arbeit: einen klaren Rahmen zu haben, der sichere Leitplanken für das eigene Verhalten bietet.
Wie ist das bei Ihnen? Sind gemeinsam erarbeitete Teamvereinbarungen in Ihrer Organisation bereits gelebte Praxis?
Meetings sind leider immer noch der Produktivitätskiller #1 bei der Wissensarbeit. Sorgen Sie deshalb dringend für weniger, kürzere und produktivere Meetings!
Die wichtigsten Ansatzpunkte dafür haben wir in unseren Praxistipps schon oft diskutiert. Es sind die klassischen Meeting-Regeln, die auch schon zu Präsenzzeiten galten: Meetings gut planen und dann effektiv moderieren, nur die Richtigen einladen und die Ergebnisse sauber festhalten.
Und bei Online-Meetings besonders darauf achten, die Standarddauer zu verkürzen, Übergangsphasen zu lassen und die Möglichkeiten eines Online-Raumes voll ausnutzen (Umfragen, Chat, Whiteboard, Kleingruppen usw.).
Wie ist das bei Ihnen? Wird noch über zu viele oder zu ineffiziente Meetings geklagt oder haben Sie dieses Problem bereits in den Griff bekommen?
Asynchroner Austausch bedeutet, Online-Tools bestmöglich für die Kommunikation im Team zu nutzen. Hier liegt nach meiner Beobachtung noch ein großer blinder Fleck bei sehr vielen Führungskräften.
Warum ein Meeting, wenn sich einfache Fragen oder simpler Info-Austausch auch asynchron erledigen lassen? Das könnte per Email sein – allerdings ist das die ineffizienteste Form der team-internen Kommunikation. Wesentlich sinnvoller sind strukturierte Chats und Online-Team-Arbeitsbereiche in z.B. MS Teams, Webex oder dem Zoom-Workspace.
Es ist frappierend, wie viel Produktivitätspotenzial hier täglich liegengelassen wird, auch wenn die Tools bereits auf den digitalen Arbeitsplätzen des Teams installiert und freigeschaltet sind.
Das Hauptproblem: Die Führungskräfte haben sich zu wenig Zeit mit ihren Teams genommen, um die Tools mit ihren Produktivitätschancen kennenzulernen und auszuprobieren:
„Wir sind zu beschäftigt und haben zu viele Meetings, deshalb haben wir keine Zeit für sowas!“
Wer diesen Teufelskreis nicht durchbricht, ist miserabel aufgestellt für die immensen Herausforderungen, die gegenwärtig auf uns zukommen.
Wie weit sind Sie bei diesem Thema?
Fragen Sie sich regelmäßig, wo in Ihrem Wirkungskreis die größten Hebel für Produktivitätsgewinne sind - und wie Sie diese Hebel zügig nutzen können.
Hören Sie genau hin, wenn Ihr Team über „zu viel Arbeit“ oder „zu viel verschwendete Zeit in Meetings“ stöhnt. Analysieren Sie gemeinsam, welche Aspekte der Zusammenarbeit vereinfacht, verschlankt oder durch KI unterstützt werden könnten. Und setzen Sie die Lösungen dafür dann schnell zusammen um.
Wenn Sie mit einem persönlichen Schnell-Check beginnen wollen, nutzen Sie gerne unseren kostenlosen „Reifegrad-Check zum hybriden Führen“. In nur wenigen Minuten können Sie dort in den 12 Dimensionen der erfolgreichen hybriden Führung einschätzen, wie stark Sie dabei bereits aufgestellt sind – und wo Sie noch Optimierungspotenzial haben.
Quellen:
1) Verbreitung von Homeoffice und Gestaltung des Arbeitsalltags Ende 2024 | bidt
2) Konstanzer Homeoffice Studie Ergebnisreport 2025
3) Stanford Report: Study finds hybrid work benefits companies and employees | June 2024
U.S. Bureau of Labour Statistics: The rise in remote work since the pandemic and its impact on productivity | Oct. 2024
Konkrete Praxistipps und Best Practices zum Mindset, Skillset und Toolset für die Zusammenarbeit auf Distanz erhalten Sie in unseren Lernimpulsen:
Für Führungskräfte, deren Teammitglieder teilweise direkt im Büro und teilweise im Homeoffice oder mobil arbeiten.
Für Teams, deren Mitglieder oft von unterschiedlichen Standorten oder aus dem Homeoffice arbeiten.
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