Wie können Sie die Produktivität im Homeoffice kontrollieren, ohne misstrauisch zu wirken?

Alexandra Altmann

"Wie weiß ich bei Mitarbeitern, die remote arbeiten, wie viel sie wirklich arbeiten?" Das ist eine der häufigsten Fragen in unseren Führungskräfte-Trainings. Oder auch: "Die tatsächliche Arbeitsleistung im Homeoffice ist schwer zu überprüfen. Wie geht man damit um, ohne zu sehr zu kontrollieren?"

Im Büro sehen Sie, ob die Leute am Platz sind und arbeiten. Aber wie behalten Sie auch beim Führen auf Distanz den Überblick über die Produktivität Ihrer Teammitglieder? Und wie finden Sie dabei die richtige Balance zwischen Vertrauen und Kontrolle?

Viele Führungskräfte und ProjekteiterInnen spüren in ihrer täglichen Arbeit eine diffuse Unsicherheit:

Woher weiß ich, ob meine Leute im Homeoffice wirklich arbeiten? Wenn ich jemanden erreichen will, ist der oft nicht direkt verfügbar.
Wie soll ich die Leistung meiner Leute einschätzen? Ich sehe ja nicht, was sie tun und wie viel Zeit sie wirklich für eine Aufgabe aufwenden.

Sie fragen sich, wie sie die Produktivität im Homeoffice einschätzen und überprüfen sollen. Denn schließlich ist es ja ihre Führungsaufgabe, für die richtige Performance ihres Teams zu sorgen. Und das beginnt mit der Frage, woran sich Produktivität eigentlich festmachen lässt.

Wie Sie Produktivität messen können

Produktivität ist allgemein definiert als das Verhältnis zwischen Output und aufgewendetem Input.

In der Produktion ist die menschliche Produktivität einfach zu messen: Welche Stückzahl produziert jemand innerhalb einer Stunde oder eines Tages?

In Vertrieb oder Service wird es schon schwieriger: Ist die Produktivität höher, wenn jemand weniger Zeit pro Kunde aufwendet? Oder geht es eher um die Qualität der Kundeninteraktion und den Umsatz, der dadurch gesichert wird?

Und in Marketing, Forschung und Management spielt es noch weniger eine Rolle, wie viel Zeit jemand für eine Aufgabe aufwendet. Output und Erfolg hängen dort viel mehr von der Kreativität der Ideen und der Überzeugungskraft bei der Kommunikation ab.

Bei der Wissensarbeit lässt sich Produktivität einer Person also nicht so einfach an klar messbaren Kriterien ablesen.

Produktivität im Büro: Präsenz-Paradigma

Ein Großteil der Büroarbeit besteht aus Wissensarbeit, bei der Leistung nicht mit der Stoppuhr gemessen werden kann.

Trotzdem glauben viele Führungskräfte, dass sie die Produktivität ihrer Teammitglieder im Büro besser einschätzen können als im Homeoffice:

„Die Karin Meier ist eine ganz tolle und engagierte Mitarbeiterin, die sehe ich immer länger im Büro als die anderen“, erzählte mir kürzlich ein Manager.

Aha? Ist Dauer der aufgewendeten Zeit das Kriterium, nach dem Sie Ihre Leute beurteilen sollten? Warum arbeitet Karin Meier denn länger als die anderen? Macht sie mehr als die anderen? Oder arbeitet sie einfach ineffizient oder übergenau? Oder lässt sie sich zwischendurch durch zu viel Unwichtiges ablenken? Oder bleibt sie einfach länger im Büro, weil sie den Feierabend-Verkehr vermeiden will oder später noch zum Sport geht?

Führungskräfte erliegen viel zu oft der Illusion, dass Anwesenheit mit Produktivität gleichzusetzen ist, und dass sie im Office mehr Kontrolle über das haben, was jemand leistet.

Doch nur weil eine Person 8 Stunden vor dem Rechner sitzt, bedeutet das noch längst nicht, dass sie dort effektiv an ihren Aufgaben arbeitet. Sie könnte ja privat shoppen oder ihren nächsten Urlaub recherchieren, ohne dass man es ihr ansieht – oder einfach auch nur sehr langsam sein oder viele Fehler machen.

Das Präsenz-Paradigma ist bei der Wissensarbeit gänzlich ungeeignet – sowohl im Büro als auch im Homeoffice!

Wissensarbeit und Produktivität

Wenn man Produktivität bei den meisten Bürojobs also nicht an der aufgewendeten Zeit vor dem Computer festmachen kann, woran dann?

Letztendlich geht es darum, Ergebnisse in der festgelegten Zeit mit einer festgelegten Qualität abzuliefern.

Um einschätzen zu können, wie produktiv Karin Meier ist, muss klar festgelegt sein, welche Aufgaben sie bis wann erledigen wird und welchen Qualitätsmaßstab sie dabei erfüllen soll.

Doch wie kann man das bei der Wissensarbeit eigentlich genau abschätzen?

Produktivität bei der Wissensarbeit messen

Es ist ja eher unwahrscheinlich, dass Sie als Führungskraft im Vorhinein exakt sagen können, wie lange eine Aufgabe dauern soll und wie viel Zeitaufwand dafür angemessen ist. Je komplexer oder je neuartiger ein Aufgabenfeld ist, desto unrealistischer wird es.

Die Lösung besteht vielmehr darin, dass Sie sich gemeinsam mit Ihrem Teammitglied (oder einem Team) hinsetzen und einen Aufgabenplan erarbeitet. Dabei soll das Teammitglied in seiner Rolle als Experte für das Thema den Zeitbedarf selbst einschätzen und die erforderlichen Rahmenparameter definieren. Und das bildet dann die Richtschnur, an dem der Fortschritt und die Produktivität der Arbeit gemessen werden.

Doch daran schließt sich die nächste Frage an: Kann denn das Teammitglied den Zeitbedarf für eine Aufgabe im Vorfeld überhaupt immer genau richtig angeben?

Sicherlich nicht. Gerade bei neuen Themen lässt sich oft nicht absehen, wie komplex sie letztlich sind. Oder unvorhergesehen Ereignisse bringen die Pläne durcheinander.

Und da wird es spannend.

Produktivität bei der Wissensarbeit bedeutet auch, flexibel und umsichtig zu reagieren, um unnötige Aufwände oder Verzögerungen zu vermeiden.

Was bedeutet das dann für Karin Meier, wenn sie merkt, dass sie den Aufgabenplan, den sie selbst vorgeschlagen hat, nicht einhalten kann? Wie soll sie dann reagieren?

Arbeitet sie einfach härter und länger? Oder macht sie Abstriche an der Qualität, nur um rechtzeitig fertig zu werden? Oder bittet sie KollegInnen oder andere Experten um Hilfe? Oder entwickelt sie zunächst verschiedene Lösungsideen und meldet sich dann schnell bei ihrer Führungskraft, um das weitere Vorgehen und Prioritäten abzuklären?

Produktives Verhalten bei der Wissensarbeit

Sie merken schon: Es reicht nicht, nur den Aufgabenplan und die Qualitätsparameter zu definieren. Es braucht darüber hinaus auch klare Vereinbarungen zu dem Verhalten, das eine Person zeigen soll, wenn etwas nicht nach Plan läuft (was ja meistens passiert).

Produktivität bei der Wissensarbeit können Sie dann vor allem an vier Kriterien festmachen:

Liefert eine Person die vereinbarten Ergebnisse innerhalb des vereinbarten Rahmens fristgerecht ab?
Klärt sie zu Beginn die Erwartungen der Führungskraft an die Ergebnisse und an ihr Verhalten bei der Aufgabenerledigung genau ab?
Reagiert sie zeitnah bei unerwarteten Abweichungen und Veränderungen und stimmt sich dazu mit der Führungskraft proaktiv ab?
Lernt sie im Prozess? Setzt sie passende Hilfsmittel effektiv ein und entwickelt sie sich weiter? Bringt sie damit auch das Team insgesamt voran?

Produktivität im Homeoffice

Wenn man diese Kriterien für Produktivität bei Wissensarbeit betrachtet, wird schnell klar, dass „aufgewendete Zeit“ nur eine untergeordnete Rolle spielt.

Die Kernfrage für Produktivität ist also nicht, wie viele Stunden eine Person vor ihrem Rechner sitzt. Sondern die Kernfrage ist, ob die Person produktives Verhalten an den Tag legt:

Aufgaben wie versprochen erledigen
Probleme flexibel angehen und zeitnah lösen
Aktiv im Team dazu kooperieren

Das sollte der Maßstab sein, anhand dessen Sie die Produktivität eines Teammitglieds beurteilen – ganz egal, ob sich diese Person im Homeoffice befindet oder im Büro.

Ihr Augenmerk sollte also auf dem Output und dem Verhalten der Person liegen. Dabei sollten Sie genau hinsehen und sich nicht von so einfachen Dingen wie „Präsenz“ oder „ist immer erreichbar“ blenden lassen.

Produktivität kontrollieren? Ja!

In Ihrer Führungsrolle sind Sie dafür verantwortlich, mit Ihrem Team zur Leistung und Wirtschaftlichkeit Ihrer Organisation beizutragen und dabei nicht unnötig Ressourcen zu verbrennen.

Deshalb müssen Sie selbstverständlich dafür sorgen, dass jedes Ihrer Teammitglieder unabhängig von seinem Arbeitsort so produktiv wie möglich arbeiten kann und das auch macht. Das können Sie nur tun, wenn Sie einen klaren Blick darauf haben, wie hoch die Produktivität in Ihrem Team ist und ob dabei noch Luft nach oben ist.

Es ist also unbedingt nötig, dass Sie die Produktivität in Ihrem Team kontrollieren.
Das bedeutet nicht, dass Sie Ihrem Team nicht vertrauen und jedes Teammitglied misstrauisch beäugen.

Nein, es ist damit eher die Art von Verhalten gemeint, mit der Sie beim Autofahren zwischendurch immer wieder mal mit einem schnellen Blick den Stand der Tankfüllung oder der Batterieladung kontrollieren. Vergewissern Sie sich regelmäßig, dass Sie genügend Leistungskraft im Team haben, um Ihre Ziele zu erreichen.

Wie Sie kontrollieren, ohne misstrauisch zu wirken

Die Lösung ist ganz einfach: Wenn Sie von Anfang an mit jeder Person klar gemeinsam vereinbaren, was sie tun soll und wie sie das tun soll, und sich dann auch anschauen, ob und wie die Person das tut, dann wird die Person das normalerweise nicht als Misstrauen empfinden.

Denn es ist ja eine Chance für diese Person, sich zu beweisen und zu zeigen, wie gut sie die Erwartungen erfüllt. Wenn Sie nach einiger Zeit zusammen auf die Ergebnisse ihrer Arbeit schauen, ist das eine wunderbare Gelegenheit, die Arbeit zu loben und sich gemeinsam über die Fortschritte zu freuen. So kann das gegenseitige Vertrauen Schritt für Schritt wachsen.

Voraussetzung dafür ist allerdings eins: Die Absicht, mit der Sie nach den Ergebnissen fragen, muss klar sein. Sprechen Sie deutlich aus, dass es Ihre Aufgabe als Führungskraft ist, den Überblick über Arbeitsfortschritte zu behalten. Und dass es deshalb kein Zeichen von Misstrauen ist, wenn Sie danach fragen.

Ganz konkrete Tipps dazu, wie Sie die richtige Balance zwischen Kontrolle und Vertrauen finden, lesen Sie in diesem Praxistipp zum Vertrauen beim mobilen Arbeiten.

Führungsaufgabe: Hohe Produktivität im Homeoffice ermöglichen

Es ist Ihre Aufgabe als Führungskraft, für sich eine klare Definition davon entwickeln, was „Produktivität“ in Ihrem Team bedeutet. Darauf aufbauend können Sie dann die Hebel für die Produktivität Ihres Teams identifizieren und richtig einstellen.

Fokussieren Sie sich vor allem darauf, die Rahmenbedingungen für eine hohe menschliche Produktivität im Homeoffice zu schaffen:

Sorgen Sie dafür, dass jeder genau weiß, welche Ergebnisse und welches Verhalten von ihm oder ihr erwartet wird und was das übergeordnete Ziel dabei ist.
Klären Sie die Spielregeln für die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team, um unnötige Produktivitätshemmnisse zu vermeiden, und fordern Sie deren Einhaltung konsequent ein.
Stellen Sie dem Team die richtigen Ressourcen, Hilfsmittel und Technologien bereit, um die Aufgaben effizient zu erledigen.
Sorgen Sie für einen kreativen Wissenstausch unter den Teammitgliedern, um eine bestmögliche Qualität der Ergebnisse und eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse zu erreichen.

Viele weitere konkrete Anregungen dazu finden Sie im Praxistipp "So steigern Sie die Produktivität beim hybriden Arbeiten".