Weg von Monologen – hin zu mehr Beteiligung in Online Meetings! Tipps aus der Praxis

Eine der Hauptfragen, die wir in unseren Trainings immer wieder von Führungskräften oder Projektleiter*innen hören, ist: „Manchmal fühle ich mich, als ob ich in ein schwarzes Loch spreche, weil ich von den Besprechungsteilnehmern einfach keine Reaktion bekomme. Was kann ich da tun?“

Hier sind unsere Tipps dafür, wie Sie für produktive und inspirierende Online Meetings sorgen, die nicht langweilen.

Wir finden es sehr schade, dass manche Führungskräfte und Mitarbeiter*innen sich schon mit einem unbefriedigenden Status Quo abgefunden haben: „Online Besprechungen sind halt wie sie sind: zäh und anstrengend.“ Das sollten Sie ändern, denn unser New Normal besteht nun mal dauerhaft in virtueller Zusammenarbeit!

Sinn und Ziel von Online Meetings

Gute Online-Besprechungen erreichen immer zwei Ziele:

• Sie sind produktiv. Sie bieten die Möglichkeit, Sachthemen zu diskutieren und abzustimmen. Sie ermöglichen allen Beteiligten, ihre Sichtweise einzubringen, Best Practices zu teilen, zu ergänzen und zu kommentieren. Offener Austausch - gut moderiert und strukturiert - ist essenziell für Teams, um Ideen für ungelöste Fragestellungen zu generieren.

• Sie sind persönlich und inspirierend. Die Teilnehmenden begegnen sich gegenseitig als Menschen, können ihre Beziehungen stärken und erfahren im besten Fall Wertschätzung. Gerade in den aktuellen Lockdown-Zeiten sind unsere sozialen Kontakte ja sehr beschränkt. Viele vermissen immer stärker den informellen Austausch auf dem Flur oder in der Kaffeeküche. Gute Online Meetings geben deshalb auch die Chance, zumindest einen kleinen Teil dieser persönlichen Kommunikation zu erleben.

Die langweilige Realität

Doch im Alltag erleben die meisten in diesen Besprechungen nur einseitige Monologe und Passivität statt aktivem Austausch. Und selbst für die Meetingleiter*innen ist das keine gute Erfahrung – sie vermissen schmerzlich die Reaktionen der Leute im Raum.

Das schieben sie dann gerne auf das Format: „In einer Videoschalte gehen doch viele Nuancen der Face-to-Face Kommunikation verloren!“

Aber wie bei allem kommt es nur darauf an, was man daraus macht!

Ohne Masken gibt es jede Menge Mimik und Gestik

Mein Mann arbeitet viel mit Produktions-Partnern in China. Die meisten von ihnen haben kein eigenes Büro – und müssen deshalb am Arbeitsplatz Masken tragen, auch in den Videocalls. Das macht die Verständigung extrem schwierig, gerade wenn das Gegenüber kein gutes Englisch spricht.

Glücklicherweise ist dieses Hindernis in den typischen Online Meetings hierzulande kein Problem: Alle Teilnehmer*innen können sich über Webcam gut sehen und Mimik, Gestik und Sprache aktiv in der Verständigung nutzen! Klar, man kann sich nicht anfassen oder riechen – aber abgesehen davon steht uns ein sehr breites Kommunikationsspektrum zur Verfügung!

Wie Sie mehr Beteiligung für Ihre Online Besprechungen planen

Das Problem beginnt meist mit der Zusammenstellung der Agenda für die Besprechung: Da sammelt man die Themen und überlegt, wer was wie lange präsentieren soll – und wie viel Zeit dann noch für Fragen dazu sein soll.

Worüber viele dabei leider nicht nachdenken:

• Wie will ich die Fragen sammeln? 
  Bitte ich die Teilnehmenden um Wortmeldungen? Sollen die, die eine Frage haben, einfach drauf losreden? Oder gibt es eine klare Spielregel dafür, wie man sich zu Wort meldet (Hand heben über Kamera oder Hand heben per virtueller Geste)? Oder sollen alle erstmal gleichzeitig ihre Fragen im Chat sammeln und dann gehen wir die der Reihe nach durch?
  Was nicht funktioniert: Eine geschlossene Frage unstrukturiert in den Raum stellen: „Gibt es hierzu noch Fragen?“ Erfahrungsgemäß schweigen daraufhin alle, denn man will sich ja nicht gegenseitig ins Wort fallen.

• Welche Punkte sollen wir zu dem Thema dort wie diskutieren? 
  Gibt es spezielle Fragen, die ich rund um das Thema an die Zuhörenden habe? Will ich ihre Meinungen hören, oder neue Ideen brainstormen, oder eine Entscheidung zu Alternativen herbeiführen? Und mit welcher Moderationstechnik will ich das machen? Brainstorming im Chat oder auf einem Whiteboard oder verbal und einer schreibt mit? Entscheiden per Umfrage zum Anklicken im Tool oder Abstimmung mit farbigen Kärtchen, die in die Kamera gehalten werden? 
  Was nicht funktioniert: Eine offene Frage unstrukturiert in den Raum stellen: „Was haltet Ihr davon?“ Das bekommt man dann entweder wieder nur Schweigen – oder Einzelmeinungen der dominanten Vielredner.

• Wieviel Prozent der Zeit will ich für Präsentation verwenden und wie viel für Diskussion? 
  Wer 90% der Zeit für einseitiges Informieren plant und nur 10% für den Austausch, der muss sich nicht wundern, wenn die Meetings sich wie ein schwarzes Loch ohne Reaktion anfühlen. 
  Wer wirklich produktive und auch persönliche Diskussionen will, der sollte mindestens 60% der Zeit für Beiträgeder Teilnehmenden planen! 
  Aber was ist, wenn es einfach sehr viel Information gibt, die Sie Ihren Meeting-Teilnehmern vermitteln wollen? Dann versenden Sie diese am besten vorab, so dass sich jeder individuell schon mal die Präsentation oder das Video ansehen und seine Fragen oder Ideen dazu notieren kann.

Der Erfolg der Besprechung entscheidet sich also zum großen Teil schon vorab, bei der Planung der Agenda!

Wie Sie von den Teilnehmenden mehr Beteiligung einfordern

Während der Besprechung kommt es dann darauf an, durch geschickte Moderation aktive Beiträge anzureizen. Zwei Tipps dazu:

• Spielregeln für die Zusammenarbeit in Online Besprechungen festlegen:
  Besprechen Sie mit Ihren Leuten, wodurch alle am meisten in den Meetings profitieren und legen Sie das gemeinsam als Spielregeln fest: Informationen vorab wirklich lesen; in der Besprechung aktiv mitmachen; Redezeiten einhalten; Hand heben vor Wortbeiträgen usw.
  Das erlaubt Ihnen als Moderator*in oder Besprechungsleiter*in, bei Spielregel-Verletzungen schnell einzuschreiten und auf Grundlage der gemeinsamen Vereinbarungen freundlich ein effektives Meetings-Verhalten anzumahnen.

• Klare Instruktionen für die Diskussion: 
  Erklären Sie bei jeder Frage, in welcher Form Sie Antworten erwarten: Ob jeder Teilnehmende der Reihe nach antworten sollen und wenn ja, wie lange die Sprechzeit maximal sein soll. Oder ob alle gleichzeitig in den Chat schreiben sollen. Oder ob Sie nun gemeinsam an einem Online Whiteboard arbeiten und – für alle Neuen – wie das funktioniert. Oder ob man eine oder mehrere Antworten in einer Online Umfrage anklicken soll.

Wie gut läuft es schon bei Ihnen? Eine praktische Check-Frage

Von Zeit zu Zeit oder auch bei bestimmten Meilensteinen bietet es sich an, gemeinsam mit Ihrem Team einen Blick auf Ihre Besprechungskultur und -effektivität zu werfen.

Dafür eignet sich diese Check-Fragen besonders gut für eine Diskussion im Team:

 
Geben uns unsere Meetings Energie oder rauben Sie uns Energie?

Was bringt uns Energie? Was frisst Energie? Was müsste passieren, damit wir mit mehr Energie aus der Besprechung herausgehen als wir in sie hineingegangen sind?

Sie werden sehen, dass Sie damit sehr schnell Ansatzpunkte dafür finden, künftig nicht mehr „in ein schwarzes Loch zu sprechen“, sondern zusammen aktiv an den Aufgabenstellungen des Teams zu arbeiten und Raum auch für persönliche Beziehungen zu schaffen.

Produktive und inspirierende Online Meetings sind eine Kernkompetenz virtueller Führung. Deshalb üben wir diese und viele weitere Aspekte in unseren Trainings zum Führen auf Distanz auch ganz praktisch.

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