3+1 Rezepte gegen Online Meeting Erschöpfung

Online Meeting Erschöpfung Müdigkeit
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Ein Videocall reiht sich an den nächsten, die Augen brennen, der Rücken schmerzt, der Kopf ist nicht mehr klar – diese Phänomene sind in den letzten Monaten normal geworden bei vielen Homeoffice-Arbeitenden.
„Im Büro hatte ich zwar auch ein Meeting nach dem anderen, aber da konnte ich dazwischen wenigstens noch aufstehen und in einen anderen Raum gehen. Nicht mal das geht jetzt noch“ – so nostalgisch dachte letzte Woche einer unserer Trainingsteilnehmer an seinen früheren Besprechungsmarathon zurück.

 

So kann es nicht weitergehen! Hier sind drei Ideen, wie Sie aus diesem stressigen Hamsterrad aussteigen können.

 

Diese Müdigkeit oder gar Erschöpfung, die aus zu vielen Videokonferenz-Besprechungen hintereinander erwächst, hat sogar schon einen Namen bekommen „Zoom Fatigue“. Und sie ist eine absolute reale Erscheinung, wie die wunderbare Frau Prof. Jutta Rump vom Institut für Beschäftigung und Employability kürzlich in einer Studie nachwies.

 

Auch in jedem einzelnen unserer Workshops zum effektiven Führen auf Distanz kommt dieses Problem bei uns auf den (virtuellen) Tisch.

 

Wo kommen all diese Meetings auf einmal her?

Viele arbeiten aus dem Homeoffice, mobil oder hybrid und haben natürlich weiterhin Bedarf für Austausch. Und es ist so leicht, ein Online Meeting anzusetzen – schließlich gibt es unbegrenzt Online Meeting Räume, und eine Einladung per Online Kalender geht ganz schnell. Da nimmt man gerne auch noch mal die eine oder andere Person extra dazu.
Da die informellen Flurgespräche wegfallen, muss man auch mehr Einzelgespräche terminieren – und schon wieder steht ein Meeting im Kalender. Nicht wenige Menschen haben anfangs im Homeoffice durchgehend von 9 bis 18 Uhr einen Videocall an den anderen gereiht. Körperliche und geistige Erschöpfung ist die Folge.

 

Was hilft?

Rezept 1: Weniger Meeting-Zeit in Ihren Kalender lassen

Wer bestimmt eigentlich, wie Sie Ihren Tag verbringen? Die meisten antworten hier: „Die anderen, die mir einfach Termine einstellen. Manchmal bin ich sogar doppelt und dreifach gebucht.“ 

 

Doch die Verantwortung dafür, wie Sie Ihren Tag, Ihre Woche und Ihren Monat planen, liegt ganz allein bei Ihnen. Sie müssen nicht jede Terminanfrage akzeptieren. Und vor allen Dingen sollten Sie zuerst IHRE eigenen wichtigen Aufgaben und Denkzeiten in den Kalender schreiben – und nur den Rest der Zeit für andere freigeben.

 

Diese Art von Selbstmanagement und Prioritätensetzung wird unter Homeoffice-Bedingungen fast noch stärker gefordert als in Bürozeiten.

Erfolgreiche Teams und Organisationen sind bereits dazu übergegangen, sich für die Gruppe klare Spielregeln zu geben, zum Beispiel:

  • Besprechungen nicht automatisch für eine volle Stunde ansetzen, sondern nur für 45 Minuten oder für 25 Minuten – und sich das auch im Kalender so automatisch einstellen.
  • Besprechungen grundsätzlich erst um 15 Minuten nach der vollen Stunde beginnen.
  • Meetings nur zu bestimmten Zeitfenstern am Tag planen – und die anderen Zeiten freilassen.

 

„Ja, aber wir haben doch so viele Themen, die müssen doch alle besprochen werden! Wie soll das denn ohne diese Meetingzeit gehen?!“

 

Rezept 2: Mehr Austausch auch außerhalb von Besprechungen betreiben

Viele Fragen können dank der nun vorhandenen Technologien und Online Tools auch ohne Meeting geklärt werden. Für simple operative Informationen oder Status-Updates braucht man sich nicht gleichzeitig (synchron) treffen. Das kann man auch asynchron erledigen:

  • Den Status direkt in den Online Projektplan oder das Online Kanban Board eintragen.
  • Einfache Rückfragen kurz per Chat stellen.
  • Die geforderte Information online bereitstellen.
  • Eine Präsentation vorab verschicken, so dass sich jeder vorab damit beschäftigen kann. Das verkürzt die langweiligen Monologe in Meetings ungemein!

 

Meetings sollten all den Fragen vorbehalten sein, die etwas komplexer sind und für die es den Austausch mit persönlicher Note braucht. Und natürlich den emotionalen Themen und der Beziehungsebene.

 

Denken Sie an Ihren letzten Jour Fix zurück: Welchen Prozentsatz des Austausches in diesem Meeting hätte man auch asynchron erledigen können? Nicht selten hören wir hier Zahlen zwischen 30 und 60%. Das wäre schon mal sehr viel gewonnene Meeting Zeit!
Ein Tipp für die Älteren unter uns: Arbeiten Sie gegen Ihren natürlichen und lange geübten Reflex an, alles mündlich klären zu wollen. Übernehmen Sie hier einige der Kommunikationstechniken der jüngeren Generation, die lieber chattet als telefoniert. Das geht oft wirklich schneller und ist deshalb für unkritische Fragen sehr gut geeignet.

 

Rezept 3: Die Online Meetings selbst interessanter gestalten

Kamera anschalten und sich gegenseitig sehen, alle zu Wort kommen lassen, keine Monologe, interessante Diskussionen einplanen und gut moderieren, nur die richtigen Teilnehmer*innen dabei haben – all das sind wesentliche Faktoren, um die Besprechungen nicht zu drögen Monologen verkommen zu lassen. Aber darüber hatten wir schon oft in anderen Beiträgen gesprochen (siehe Hinweise unten) – das müssen wir hier ja nicht wiederholen. 

 

Und das Grundrezept: Kümmern Sie sich gut um sich selbst

Gönnen Sie sich und Ihren Augen Pausen! Und vereinbaren Sie das am besten auch als Spielregel für alle im Team.
Gestern erwähnte jemand die „digitalen bewegten Pausen“ in ihrer Organisation – ein Online-Angebot mit Gymnastikübungen für alle, die aus der typischen Sitzhaltung rauskommen wollen.

Und kürzlich erzählte eine Trainingsteilnehmerin, dass in ihrem Team explizit „Tageslichtpausen“ vereinbart wurden. Dort ist es nun völlig in Ordnung, während des Tages für 20 bis 30 Minuten nach draußen zu gehen, um natürliches Licht zu bekommen. Alle akzeptieren, wenn deshalb jemand während des Tages mal nicht erreichbar ist.

Auch in meiner Nachbarschaft treffe ich bei meinen Mittagsspaziergängen oft Manager*innen, die verstanden haben, wie wichtig die Balance ist.

 

Frische Luft atmen, kurz entspannen, die Augen ins Grüne oder in die Weite schweifen lassen – das ist eines der besten Mittel, um der Online Meeting Erschöpfung zu begegnen oder vorzubeugen.

Und das ist beileibe nicht selbstsüchtig! Nur wer selber stark ist, kann anderen Halt geben. Nur wer seine eigenen Batterien geladen hält, kann anderen Energie schenken. Nur wer sich gut um sich selbst kümmert, hat Kraft und Empathie für andere!

Tun Sie also etwas für sich selbst – und setzen Sie damit auch ein Signal für die Leute in Ihrem Team, der Selbstausbeutung einen Riegel vorzuschieben.

 

 

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