New Work – was heißt das eigentlich für Ihre Team-Meetings?

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Zur Zeit sind wir mit der „Digital Workplace on Tour“ unterwegs und diskutieren mit Unternehmen, wie modernes Arbeiten in Zeiten der Digitalisierung aussehen kann. Unsere Partner Microsoft und HP Enterprise zeigen eine Ausstellung zum Arbeitsplatz der Zukunft, und wir gestalten praktische Workshops zum Umgang untereinander bei der Teamarbeit und Kundenkommunikation.

 

Dabei verblüfft uns immer wieder, was uns da in der Realität an aktuellen Fragen und Problemen von den Teilnehmern entgegenschlägt.

Da dreht sich viel um Führungsdenken, Offenheit und Vertrauen. Aber der absolute Spitzenreiter ist das Thema „Meetings“, und zwar Meetings mit über verschiedene Standorte verteilten Teammitgliedern. Telcos, Online-Besprechungen, Web-Meetings, wie immer Sie es auch nennen: es bewegt alle als das Hauptthema.

Der Produktivitätskiller Nr.1: Schlechte virtuelle Meetings

Es klingt alarmierend, was wir von Leuten aus allen Branchen und Arten von Organisationen hören:

  • Zu viele Telcos mit zu vielen Leuten und zu wenig klaren Zielen
  • Langweilige Online-Meetings, in denen die meisten nur passiv mit einem Ohr zuhören
  • Ergebnisarme Teamcalls, die eigentlich nur Kapazität und Produktivität fressen
  • Wenig Kompetenz im Umgang mit der Technik

Anscheinend schafft man mit diesen Meetings nicht das, worum es bei New Work eigentlich gehen soll: Die Leute in der Fläche für Neues zu mobilisieren und gemeinsam innovative Geschäftsideen auszuprobieren. Und verbrät stattdessen nur ganz viel Zeit und Ressourcen.

New Work – das ist vor allem auch virtuelle Zusammenarbeit

Bei New Work denken viele an die Bilder von gechillten Hipstern in coolen Workspaces mit hypermodernen Möbeln, in denen die Teams Design Thinking betreiben und unzählige Post-Its auf Business Canvases kleben. Diese Art von innovativer Projektarbeit ist ja auch wirklich ein beeindruckendes Erlebnis.

Doch in der Realität bedeutet New Work natürlich vor allem, schnell neue Ideen mit Kunden und Experten zu testen, zu verfeinern und weiterzuentwickeln. Und diese Kunden und Experten sitzen typischerweise eben nicht mit im Büro, sondern sind über verschiedene Orte, Länder und oft auch Organisationen oder Home Offices verteilt. Da wird die effektive standortübergreifende Kommunikation zum entscheidenden Erfolgsfaktor!

Leider scheinen das die wenigsten ausreichend gut im Griff zu haben.

 Die Probleme im Alltag

Zu unseren „Digital Workplace on Tour“-Veranstaltungen kommen tendenziell die Vorreiter aus den Unternehmen. Diejenigen, die neugierig und offen sind. Für die New Work eine Chance und kein Fremdwort ist. Also richtig smarte Leute aus ganz verschiedenen Unternehmen und Branchen.

 

Und von denen hören wir vor allem diese praktischen Fragen:

  • Wir haben inzwischen so viele Meetings und Conf Calls, da kommt man gar nicht mehr zum Arbeiten! Wie können wir das ändern?
  • Wie kriege ich die Leute dazu, in den Teamcalls mitzumachen? Oft weiß ich gar nicht, ob sie überhaupt noch da sind. Keiner sagt was …
  • Wir haben oft technische Schwierigkeiten, die Leute können sich nicht einwählen oder haben keinen Ton. Wie geht man das an?
  • Es fliegen so viele Emails hin und her, man wird darunter förmlich begraben und kommt gar nicht mehr zu seinen eigentlichen Aufgaben. Und das wird immer schlimmer!

 

Die richtigen Tools sind längst vorhanden

Spannend dabei ist, dass die Leute eigentlich viele wichtige Tools am Arbeitsplatz schon haben, um gute Meetings zu machen und effektiv in standort-übergreifenden Teams zusammenzuarbeiten. Ob im Microsoft-Paket oder als Kombination von einzelnen Cloud-Anwendungen: An den meisten Arbeitsplätzen kann man heute definitiv schon viel mehr als nur Telefonieren oder Mailen.

Doch diese neuen Tools werden kaum genutzt! Warum?

 

Wie der Frosch im heißen Wasser

Sehr viele wissen einfach nicht, wie sie die Technik für ihre Arbeit optimal einsetzen können. Weil sie es nicht gelernt haben – aber vor allen Dingen auch, weil sie so wenige positive Beispiele in ihrem Umfeld sehen. Und sich gar nicht vorstellen können, dass es auch besser geht.

Es ist ein bisschen wie in dem alten Change Management-Beispiel mit dem Frosch, der in Wasser gesetzt wird, das man langsam erwärmt – und der den richtigen Zeitpunkt verpasst, um rauszuspringen, weil er gar nicht merkt, dass das Wasser immer heißer wird. Anfangs ist die Wärme angenehm, doch dann wird er dadurch langsam schlaff und kraftlos – und stirbt dann letztlich durch die Hitze.

Diese Parabel stimmt zwar so nicht in der Realität – natürlich folgen die Frösche ihrem Instinkt und springen doch irgendwann raus. Sie ist aber ein gutes Gleichnis für das, was grade in unseren Büros passiert: Die Leute merken gar nicht mehr, wie desolat ihre Meetingkultur aussieht. Sie haben sich über die Zeit einfach daran gewöhnt, dass Telefonbesprechungen langweilig und ineffektiv sind und sie ihre Zeit in unproduktiven ConfCalls verplempern. Die wenigsten versuchen überhaupt, hier die neuen Möglichkeiten der Technologie zu verstehen und zu nutzen.

 

Man könnte es ab sofort anders machen

Dabei wäre es so einfach und so vieles wäre heute schon möglich. Zum Beispiel ist Skype for Business schon bei den meisten Microsoft Office Installationen auf den Rechnern integriert. Oder die IT hat schon andere Lösungen für Online Meetings oder Virtual Collaboration eingekauft und implementiert.

Ganz konkret: Hier sind 3 Tipps dafür, wie Sie anfangen können, aus dem warmen Wasser zu springen, bevor es zu spät ist:

  • Schauen Sie sich an, welche Kommunikations- und Kollaborations-Tool Sie bereits in Ihrer Organisation haben und was die leisten.
  • Finden Sie raus, welche New Work Initiativen es in Ihrem Umfeld bereits gibt. Dort können  Sie sicher guten Input für bessere virtuelle Zusammenarbeit bekommen.
  • Fragen Sie sich, wie inspirierend Ihre Meetings sind, und was Sie dort ganz konkret anders machen können.

 

 

Und falls Sie mehr zur „Digital Workplace on Tour“ mit Microsoft und HP Enterprise wissen wollen, finden Sie hier die Information dazu.