Lagerfeuer oder Lagebesprechung – Wie sehen Ihre Online Team-Meetings aus?

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Viele der Online Meetings, die ich beobachte, erinnern mich an virtuelle Lagerfeuer: Man trifft sich mit anderen, man sieht sich im Dunkeln nicht so genau, man lauscht einem Geschichtenerzähler, man tauscht sich kurz aus – und geht dann wieder auseinander. Schön, dass man beisammen gesessen ist!

 

Solche Meetings haben im Unternehmensalltag absolut ihre Berechtigung: Wenn Sie Bindung zwischen den Teammitgliedern herstellen wollen, wenn Sie Neuigkeiten mitteilen wollen, wenn Sie alle einfach mal wieder zusammen sehen wollen –  kurz gesagt:  wenn es um das „gute Gefühl“ geht. 

 

Doch die meisten Teams haben eben auch einen gemeinsamen Auftrag und wollen zusammen Ziele und Ergebnisse erreichen. Dann reicht diese Art der Meetings nicht aus!

 

Effektive und produktive Online Team-Meetings sehen so aus:

  • Es gibt eine Agenda
  • Jeder leistet einen klar definierten Beitrag
  • Es wird etwas diskutiert und/oder entschieden
  • Es gibt Raum für persönliche Wertschätzung und emotionale Bindung
  • Die Ergebnisse werden festgehalten
  • Jeder geht raus und weiß, was als nächstes zu tun ist

Diese Art von Lagebesprechungen bringen das Team den gemeinsamen Zielen näher als kuschelige Lagerfeuer-Stunden!

Neue Regeln bei Online Meetings

Die Merkmale für gute Meetings gelten natürlich genauso für Präsenz-Meetings – aber virtuelle Online Meetings haben noch mal ein paar besondere Eigenarten: Man braucht explizite Spielregeln, die Technik muss klappen, Informationsaustausch und schriftliche Doku müssen klar geregelt sein – und man muss den persönlichen Touch auch im Online Kanal herstellen, vor allem durch die Nutzung von Webcams. Da gilt es für die Teamleiter und Projektmanager einiges anders zu machen als bisher!

10% mehr Produktivität?

Fragen Sie sich: Wieviel Zeit verbringen Sie und Ihre Teams pro Woche in Meetings? Welche Kosten entstehen dadurch? Was wäre, wenn Sie die Produktivität der Meetings um 10% steigern könnten, was hätten Sie davon? Was wäre, wenn die Produktivität um 15-25% steigen würde?

 

Studien zeigen, dass das gar nicht so unrealistisch ist: Wenn Meetings öfter online stattfinden statt in Präsenz, wenn nur die Leute im Meeting sind, die auch was beitragen können, und wenn dort fokussiert auf den Punkt gearbeitet wird, dann senkt das Meetingkosten, verkürzt Prozesszeiten, schafft eine positive Arbeitsatmosphäre und generiert insgesamt mehr und bessere Lösungen.

Traurige Office Realität

Doch die Realität sieht meist leider noch anders aus. Um es mal an einem Beispiel festzumachen: Während der letzten Monate waren wir zusammen mit Microsoft auf der „Digital Workplace on Tour“ bei vielen Unternehmen. Dort haben wir in Workshops mit Führungskräften diskutiert, wie sie mit ihren Leuten besser über verschiedene Standorte hinweg zusammenarbeiten können.

 

Es war frappierend zu sehen, wie viele Tools dafür in den Firmen bereits zur Verfügung stehen – und wie wenig diese neuen Kollaborationsmöglichkeiten genutzt werden. Es gibt fast überall Online Besprechungsräume, gemeinsame Laufwerke, Cloud Notizbücher, Chatfunktionen – aber kaum jemand hat sich bisher Gedanken darüber gemacht, wie Führung und Teamarbeit damit produktiver werden können.

 

Stattdessen verläuft Teamarbeit meist noch hartnäckig in den ganz alten Bahnen – mit Emails und Telcos.
Bei diesem Thema liegt so viel Potenzial brach – während gleichzeitig alle über das hohe Tempo und die steigende Arbeitslast stöhnen!

Da fängt Digitalisierung an

Alle reden gerade viel und gerne über Digitalisierung und was sich nun ändern muss. So, und hier ist nun eine Stelle, an der Sie nun ganz konkret einfach mal anfangen können!

 

„Digital Workplace“ – das heißt nicht nur, Tools zu kaufen und zu installieren.  Sondern es heißt vor allem, neu über Zusammenarbeit im Unternehmen, im Projektteam und auch mit Kunden nachzudenken! Es heißt, neues Arbeiten mit neuen Tools auszuprobieren.

Und wo könnte man da besser anfangen als bei den regelmäßigen Besprechungen mit Leuten, die nicht zusammen an einem Ort sitzen? Wer die Digitalisierung im Kleinen vorlebt, macht die Teams bereit für größere Aufgaben!

Ein kleiner praktischer Tipp zum Start

Agenda und Meeting-Protokoll – das sind die Eckpfeiler jeder Besprechung. Der traditionelle Weg sieht oft so aus: Jeder, der einen Punkt auf die Agenda heben will, schickt dazu eine Mail an den Veranstalter, der die Punkte dann konsolidiert. Und nach der Besprechung wird eine Mail mit dem Ergebnisprotokoll verschickt.

 

Versuchen Sie hier doch, mal einen neuen Weg zu gehen, der jede Menge Zeit und Emails spart:
Schaffen Sie einen zentralen Ablageort für Ihre Agenda. Dann kann jeder direkt darauf zugreifen und dort eintragen, wenn er oder sie ein Thema in der Agenda ergänzen will. Im Online Meeting bringen Sie diese Agenda per Screen Sharing auf den Bildschirm – und protokollieren dort auch gleich mit, was besprochen und entschieden wurde.
Nach dem Meeting kann dann jeder jederzeit auf dem zentralen Ablageort alles Wichtige wieder nachlesen bzw. den weiteren Fortschritt dokumentieren – auch die, die es nicht in das Meeting geschafft haben.

 

Sie werden sehen, dass Sie damit sehr schnell mehr Produktivität und Teamspirit in Ihr Team bringen können! Denn BEIDE Komponenten sind entscheidend für effektive Teamarbeit!

 

Noch mehr Tipps gibt’s in unserem nächsten Praxis-Webinar zu Effektiven Online Meetings.

 

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