Ohne Flurgespräche und Kaffeeküche – Tipps für informelle Kommunikation auf Distanz

Frau informelle Kommunikation auf Distanz
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„Es läuft eigentlich ganz gut, aber mir fehlt der informelle Austausch“ – das ist eine der häufigsten Klagen von Führungskräften in unseren Workshops zum „Führen auf Distanz“. Wenn alle im Homeoffice arbeiten, fallen die zufälligen Begegnungen im Büro weg. Und die werden nun schmerzlich vermisst.

 

Deshalb ist es spätestens jetzt an der Zeit, auch auf Distanz die informelle Kommunikation besser in Griff zu bekommen. Hier sind drei Praxistipps dafür.

 

Das Beste aus der Situation machen

Klar, die persönlichen Begegnungen fehlen uns allen, in allen Aspekten unseres Lebens! Diese Pandemie-Lockdown Situation ist für uns Menschen, die wir ja soziale Wesen sind und Kontakte zu anderen fast lebensnotwendig brauchen, ein enormer Stressfaktor.

Doch daran lässt sich gegenwärtig leider nicht viel ändern. Also bleibt uns nichts anderes über, als die verschiedenen Formen der virtuellen Kommunikation weiter zu optimieren.

 

Praxistipp #1: Die Online Team Meetings auch für das Soziale nutzen!

Das haben wir hier ja schon oft gesagt: Wenn Sie Menschen gleichzeitig in Besprechungen zusammenbringen, dann sollte dort auch Raum und Zeit sein für einen Austausch auf der persönlichen Ebene. Wenn Leute sich mit anderen treffen, dann wollen sie nicht nur Sachthemen diskutieren, sondern auch ihre Beziehungen pflegen.

 

Berücksichtigen Sie das und planen Sie Ihre Agenda entsprechend:

  • Am Anfang Zeit lassen für eine persönliche Runde – und den Austausch untereinander mit gezielten Fragen anregen.
  • Am Ende Zeit nehmen für die persönliche Verabschiedung.
  • Auch mal Meetings mit expliziten Aktivitäten zur Teambildung planen – sei es nun eine virtuelle „Happy Hour“, ein Online-Geburtstags-Umtrunk oder eine Meilenstein-Feier über Videocall.

 

Praxistipp #2: Öfter mal zwischendurch anrufen

Der Job einer Führungskraft ist es, zumindest mit den ihm oder ihr direkt Zugeordneten engen Kontakt zu halten. Im Büro machen das viele durch „Walking around“ und kurze Gespräche mit denen, die ihnen auf dem Rundgang begegnen.

 

Auf Distanz lässt sich das durch kurze Telefonate oder Online Gespräche ersetzen.

Ja, die muss man disziplinierter organisieren und planen – das ist nicht so bequem wie das unsystematische Umherwandern im Büro. Aber sind wir mal ehrlich: Das war auch nicht sonderlich effizient und hat manchmal viel Zeit gefressen – und man hat dabei auch nicht alle getroffen.

 

„Aber ich will die Leute ja nicht bei ihrer Arbeit stören, wenn ich die einfach so anrufe.“

Sicher, so ein Anruf ist eine Störung – genauso wie es im Büro eine Störung ist, wenn jemand einfach ins Zimmer kommt oder einen irgendwo auf dem Weg anhält.

Also: Planen Sie die Gespräche, kündigen Sie sie an: Entweder durch eine Anfrage für einen 15 min Termin – oder durch ein spontane Chat Nachricht: „Hast Du jetzt kurz Zeit – oder wann heute würde es Dir passen?“.

 

„Aber wie soll ich dafür denn auch noch Zeit finden?“

Einerseits sparen Sie ja Zeit dadurch ein, dass Sie weniger Gespräche auf dem Flur und beim Kaffee-Holen führen. Und andererseits ist es natürlich fast die wichtigste Aufgabe einer Führungskraft, mit ihren Leuten zu kommunizieren. Wer dafür keine Zeit schafft, sollte die eigene Aufgaben-Priorisierung überdenken und ändern!

 

Praxistipp #3: Chatten statt quatschen

Virtuelle Kommunikation bedeutet nicht nur Telefonanrufe und Videocalls, sondern eben auch eine Vielzahl an asynchronen Austauschformen: E-Mail, Chat, Kommentare in Dokumenten oder Unterhaltungen in MS TEAMS Kanälen.

Und Chat ist das Mittel der Wahl, wenn es um den Ersatz für informelle Flurgespräche geht!

 

Schnell mal eine Message, einen witzigen Spruch, ein Emoji oder ein lustiges GIF senden – das ist das Äquivalent zu dem lockeren Kommentar oder dem „Und, wie geht’s?“ in der Kaffeeküche.

 

Schriftliche Nachrichten statt direktem Gespräch – das ist sicherlich eine Umstellung für diejenigen von uns, die nicht als „Digital Natives“ aufgewachsen sind, also für viele der jetzigen Führungskräfte-Generation. Doch wir sollten uns dabei immer vor Augen halten, dass gerade jüngere Teammitglieder Kommunikation über Chats als „normaler“ empfinden als ein Telefonat.

 

Ein Beispiel: Wenn meine 20-jährige Tochter mir erzählt, sich hätte sich mit ihrer Freundin über ein bestimmtes Thema unterhalten, dann meint sie damit nicht etwa, dass die beiden miteinander gesprochen haben. Nein, sie bezieht sich damit eher auf einen Chat-Austausch über WhatsApp, Snapchat oder TikTok.

Auch bei der Kommunikation in unserer Familie ist es inzwischen so, dass schnelle und vor allem positive Botschaften über unsere WhatsApp Gruppe erfolgen – und direkte Anrufe eher bedeuten, dass es ein Problem gibt.
Das sehe ich überall in meinem Umfeld: Auch die Eltern- und sogar die Großeltern-Generation nutzt inzwischen sehr selbstverständlich die verschiedenen Chat-Funktionen für die persönliche Kommunikation auf Distanz.

 

Dann kann das natürlich auch in der beruflichen Kommunikation klappen!

Also sehen Sie sich genauer an, welche Zielgruppen Sie bei sich im Team haben, und wo Sie mit zeitnahen Chat-Nachrichten für engere persönliche Beziehungen sorgen können. Und die kosten oft sogar sehr viel weniger Zeit als ein Kaffeeküchen-Plausch!

 

Neue Führungskompetenz lernen

Jedes neue Kommunikationsmedium führt dazu, dass sich die Umgangsformen in Büros ändern.
Ob das die Umstellung von Briefen auf Telefon, oder von Fax zu E-Mail, oder nun vom Präsenzmeeting zu Videocalls und zum Chatten ist – schon immer mussten Führungskräfte ihr Mindset, Skillset und Toolset erweitern.

  

Und im Augenblick geht es eben darum, auch bei der informellen Kommunikation auf Distanz kreativ zu werden und zu experimentieren!

Welche Erfahrungen haben Sie damit gemacht, welche Best Practices können Sie dazu teilen?

 

Mehr dazu auch in unseren Trainings zum Führen hybrider Teams.