Tipps für effektive Kickoff-Meetings in virtuellen Teams

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Sie beginnen gerade eine neue Aufgabe mit Leuten, die an anderen Standorten Ihres Unternehmens sitzen? Oder ein Projekt mit verschiedenen Experten, die geographisch verstreut sind? Und Sie wollen einen richtig guten Start mit diesem virtuellen Team erwischen?

Dann ist ein gelungenes Kickoff-Meeting essentiell für den Erfolg der weiteren Zusammenarbeit!

 

Egal, ob Sie als Teamleiter neu ein Team übernehmen, als Projektleiterin ein dringendes Vorhaben zum Erfolg führen oder Ihr Team in der Fläche für neue Themen mobilisieren wollen:

Gerade zu Beginn einer neuen Aufgabe oder eines neuen Projektes ist es immens wichtig, dass die Leute Sie und Kollegen im Team kennenlernen, Vertrauen zueinander aufbauen und Begeisterung für das Thema entwickeln. Und dass alle ein einheitliches Verständnis von der gemeinsamen Zielsetzung zu gewinnen.

Zu Beginn: Das Team-Treffen

Sicher ist es am besten, wenn Sie nun einen passenden Termin festsetzen, sich einen schönen Veranstaltungsort suchen und alle Leute gleichzeitig anreisen lassen, um gemeinsam intensiv am Start des Projektes oder der Aufgabe zu arbeiten.

 

Doch für viele ist das ein Luxus, den sie sich nicht unbedingt leisten können.

Da sind einerseits die hohen Kosten für so ein Meeting: Anreise, Übernachtung, Verpflegung, Rahmenprogramm.

Andererseits – und das ist oft die größere Hürde – ist es nicht so einfach, auch zeitnah einen Termin zu finden, zu dem sich alle gleichzeitig ein paar Tage frei schaufeln können für das Meeting und die Reisezeit. Je weiter verstreut das Team sitzt, desto schwieriger wird es – gerade in internationalen Projekten. Nicht selten sind die Teammitglieder zeitgleich auch in verschiedene Projekte eingebunden oder machen Ihr Projekt zusätzlich zu ihrem normalen „Regel-Job“. Da ist das Zeitbudget knapp: „Was soll ich denn noch alles machen?“.

Welche Alternativen haben Sie?

Je mehr Innovationen in Unternehmen durch standortübergreifende Projekte und agile Zusammenarbeit getrieben werden, desto wichtiger ist es, schnell und flexibel reagieren zu können UND qualitativ hochwertig zu interagieren! Und das beginnt eben schon beim Projektstart!

  • Sie können Emails versenden mit einer schönen Projektpräsentation und den Steckbriefen der Projektteilnehmer. Das geht schnell, ist allerdings nicht sehr persönlich und inspirierend.
  • Sie können eine Telefonkonferenz aufsetzen, in der sich jeder kurz vorstellt und man die wesentlichen Eckpfeiler des Projektes bespricht. So bekommt man zumindest einen Eindruck von den anderen Teammitgliedern.
  • Falls Sie das richtige Equipment für alle Standorte gekauft haben, können Sie auch eine Videokonferenz durchführen, in der sich die Leute in der Vorstellungsrunde auch sehen können. Für alle, die dafür die Technik und die Räume haben, ist das eine sehr gute Lösung: Die Teammitglieder sehen sich gegenseitig, und es entsteht schnell ein erstes Teamgefühl.
  • Oder Sie machen ein Online Meeting in einem Web-Besprechungsraum von Skype for Business, WebEx, GoToMeeting oder einem der anderen Tools, die dafür auf dem Markt sind. Zusätzlich zu den Videofunktionen bieten diese Besprechungsräume noch weitere Möglichkeiten zur Zusammenarbeit z.B. auf Whiteboards.

Warum Online Meetings eine klasse Alternative sind

Eine Web-Besprechung kann sehr persönlich sein, wenn alle ihre Kameras anschalten und Sie sich viel Zeit für das Kennenlernen nehmen. Die Leute finden viel leichter 2 Stunden Zeit in ihrem Kalender für so ein Online-Meeting als 2 Tage am Stück für ein Treffen am gleichen Ort.

Die Kosten dafür liegen um ein Vielfaches unter den Kosten für eine Veranstaltung mit Anreise, Veranstaltungsraum und Catering – selbst wenn Sie allen für die Online-Besprechungen als Erstausstattung eine Webcam spendieren! Im Unterschied zu der Buchung eines teuren Videokonferenzraums haben sehr viele heute Skype for Business etc. ja schon als Anwendung auf ihren Geräten zur Verfügung und können also von jedem Ort aus am Kickoff-Meeting teilnehmen.
(Mehr zu den Vorteilen von Online Meetings im Kurzvideo.)

Geht das wirklich: ein Kickoff-Meeting virtuell und online?

Kann man tatsächlich gute persönliche Beziehungen und Vertrauen aufbauen, ohne sich zu sehen und zu riechen?!
Wir können aus unserer Erfahrungen und den vielen Studien, die wir gesichtet haben, ganz klar sagen: Sehen muss sein, riechen nicht.
Stimme, Gestik, Mimik und Körperhaltung sind entscheidend
, um andere Menschen einzuschätzen. Riechen und Fühlen sind hilfreich, aber auch ohne diese Eindrücke funktioniert der Vertrauensaufbau ganz gut.
Deshalb sind Online-Meetings mit Webcams eine wunderbare Möglichkeit für agile Teamarbeit, wenn Zeit und Geld beschränkt sind!

Tipps für gute virtuelle Kickoff-Meetings

Natürlich sollten Sie ein paar Grundregeln berücksichtigen, um Ihr virtuelles Kickoff-Meeting zum Erfolg zu machen:

  1. Stellen Sie sicher, dass alle Zugang zu einem passenden Online Besprechungsraum haben und wissen, wie sie eine Ton- und Video-Verbindung aufbauen. Ein kurzer Tech-Check vorab direkt in Skype for Business, WebEx, GoToMeeting oder welches Tool auch immer bei Ihnen vorhanden ist hilft denen, die sich da noch nicht so sicher bewegen. (Das ist immer noch weniger aufwändig als die Anreise zu einem Veranstaltungsort!)
  2. Nehmen Sie sich zu Beginn ausführlich Zeit für eine persönliche Vorstellungsrunde. Geben Sie ein paar Punkte vor, mit denen sich jeder Einzelne vorstellt. Achten Sie darauf, dass die Leute dabei nicht nur über ihre fachliche Kompetenz und ihre bisherigen Erfahrungen reden, sondern auch über persönliche Vorlieben und Stärken sprechen. Je kreativer Sie die Fragen für die Vorstellungsrunde auswählen, desto lockerer gelingt der Einstieg in die Zusammenarbeit! 
  3. Nutzen Sie die Funktionalitäten des Online-Besprechungsraum voll aus: Präsentationen teilen, Chatten, Brainstorming auf Whiteboard, quantitative Umfragen. Wenn Sie die Teammitglieder von Anfang an mit diesen interaktiven Methoden aktiv einbeziehen, kommen Sie schnell in einen fruchtbaren Arbeitsmodus! Das fühlt sich schon ganz ähnlich an wie das Zusammenarbeiten in einem Konferenzraum. Wir erleben oft, dass man so in zwei Stunden Online sogar mehr erreicht als in einem halben Tag Präsenz-Meeting.
  4. Verteilen Sie den Kickoff auf zwei oder mehr kürzere Meetings. Konzentrieren Sie sich im ersten Meeting auf das Kennenlernen und sprechen Sie dann im zweiten Meeting intensiv über das gemeinsame Ziel und Ihren Vorgehensplan. Darauf kann sich jeder anhand einer „Hausaufgabe“ zwischen dem ersten und zweiten Meeting vorbereiten. So können Sie am Anfang schnell durchstarten, Fahrt aufnehmen und eine Routine für die Online-Projekt-Meetings etablieren. 

Fazit: Probieren Sie es einfach mal aus!

Natürlich empfehlen wir, sich so oft wie möglich in Präsenzmeetings zu treffen. Als Wirtschaftspsychologen wissen wir aber auch, dass die Arbeitsrealität heute verlangt, neue Methoden zu erproben und einzusetzen. Sicher – am Anfang ist das ungewohnt und erfordert ein paar neue Kompetenzen. Aber mit ein wenig Übung wird es bald zur Normalität, wie man in vielen Unternehmen heute schon beobachten kann.

 

Wir unterstützen Sie gerne dabei, Kickoff-Meetings auch einmal virtuell durchzuführen:

 

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