Die wichtigsten Hard und Soft Facts für effektive Teambesprechungen auf Distanz

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Wie man Online Meetings richtig gut macht: darüber sprechen wir von virtuu mit vielen Teams und Unternehmen, bieten Training und Coaching dazu an.

 

Frustrierend ist, dass manche Führungskräfte und Mitarbeiter sich mit einem unbefriedigenden Status Quo abgefunden haben.

 

 

„Online Besprechungen sind halt wie sie sind: zäh und anstrengend. Sie bringen nicht viel. Und oft spielt die Technik nicht mit. Aber da muss man halt durch.“

 

So muss das nicht sein!

 

Online Meetings können (und sollten) produktiv und inspirierend sein! Was bedeutet das? Und mit welchen 2 einfachen Checkfragen können Sie prüfen, wie gut Ihre Online Besprechungen sind?

 

Das Herzstück virtueller Führung & Zusammenarbeit

Online Meetings sind fester Bestandteil der Führung und Zusammenarbeit auf Distanz. Das ist in sehr vielen Teams bereits Realität. Und in den anderen ist es nur noch eine Frage der Zeit, bis die klassische Telco durch Besprechungen in Skype for Business, WebEx, Zoom etc. abgelöst wird.

 

Leider haben Online Besprechungen keinen guten Ruf. Mitarbeiter und Führungskräfte sind oft gleichermaßen unzufrieden mit der Qualität. Sie erleben langatmige Monologe und „Mute all“, hören die komplette Palette vielfältiger Störgeräusche und Kollegen, die sich mehrfach ins Wort fallen. Und sie stellen sich die Frage, wem es überhaupt auffällt, ob man nun an diesem Online Meeting teilnimmt oder sich etwas anderem widmet.

 

Was ist also der Sinn von Online Meetings? Was sollen sie erreichen?

 

Die Offensichtlichen: Hard Facts

Online Meetings sollen produktiv sein. Das liegt für viele auf der Hand: Sie bieten z.B. die Möglichkeit, Sachthemen zu diskutieren und abzustimmen. Alle Beteiligten bringen ihre Sichtweise ein, teilen Best Practices, ergänzen und kommentieren. Offener Austausch, moderiert und strukturiert, ist essentiell für Teams.

Außerdem können Online Meetings hervorragend dafür genutzt werden, Ideen und Vorschläge bei ungelösten Fragestellungen zu generieren. Virtuelles Brainstorming kann der gemeinsamen Ideenfindung im gleichen Besprechungsraum sogar überlegen sein.

Schließlich treffen Teams auch Entscheidungen, und dafür sind Online Besprechungen ebenfalls sehr gut geeignet.

 

Die technischen Voraussetzungen sind gegeben: Die meisten Online Meeting Tools bieten alle dafür relevante Features: Audio-Verbindung für verbalen Austausch, Chat oder Whiteboard.

 

Der große Irrtum

Vielleicht ist es Ihnen aufgefallen: Das „Informieren“ zählen wir nicht zu den „harten Faktoren“ guter Online Meetings. Obwohl es doch gängige Praxis ist, die Kollegen in der Online Besprechung auf den neuesten Stand zu bringen, sie über Tatsachen in Kenntnis zu setzen und ihnen relevante Inhalte zu präsentieren. Eine/r redet – und alle hören zu?!

 

Tatsächlich ist es doch eher so, dass gerade Monologe dazu verleiten, abzuschweifen und sich mit etwas anderem zu beschäftigen. Und sich die Teilnehmenden fragen: mussten wir dafür jetzt wirklich alle gleichzeitig online sein? Vor allem dann, wenn der Termin nur unter großem Aufwand realisiert werden konnte.

Alternativen wie Sprachnotizen oder eine verbal kommentierte Präsentation sind schnell erstellt – und können vom Team als Vorbereitung für das Online Meeting jederzeit gehört werden.

 

Die Unterschätzten: Soft Facts

Wenn Sie die harten Faktoren guter Online Meetings kennen, Ihre Besprechungen entsprechend durchführen und nicht der Versuchung ausgedehnter Monologe erliegen: Gratulation!

 

Darüber hinaus gibt es weitere, weiche Faktoren, die oft unterschätzt werden. Denn Online Meetings sollen auch inspirierend sein!

Wie bei Teams, die am gleichen Ort arbeiten, ist die Online-Besprechung natürlich auch eine optimale Gelegenheit, das Vertrauen im virtuellen Team zu stärken, voneinander zu lernen und als Team weiter zu wachsen. Insbesondere für die Teammitglieder an weiter entfernten Standorten sind die Online Meetings oft die seltene Chance auf persönlichen Kontakt. Hier kann Teamspirit, auch auf Distanz, entwickelt werden. Ganz anders natürlich als beim jährlichen Teamevent mit Outdoor-Elementen, aber dafür kontinuierlich, als Teil der regelmäßigen Teambesprechungen. Und diese Möglichkeit sollten sich Führungskräfte keinesfalls entgehen lassen.

 

Wie sieht es bei Ihnen aus? 2 Check-Fragen

Wenn Sie ein eigenes virtuelles Team führen oder für die Entwicklung von Führungskräften und deren Teams verantwortlich sind, können Sie 2 einfache Check-Fragen nutzen, um die Qualität der Online Meetings zu prüfen.

Im Hinblick auf die „Hard Facts“ könnten Sie fragen:

 

1. Erreichen wir in unseren Online Besprechungen die Ziele, die wir uns dafür setzen?

 

Die weicheren Faktoren, die für High Performing Teams genauso wichtig sind, könnten Sie mit der folgenden Frage abchecken:

 

2. Gehen alle Beteiligten mit mehr Energie aus dem Online-Meeting als sie vor dem Meeting hatten?

 

Es wird Sie nicht erstaunen, dass Ihre eigene Einschätzung zu diesen Fragen von der Bewertung Ihres Teams abweichen kann. Daher holen Sie sich doch die Rückmeldung des kompletten Teams ein!

 

Und dann?

 

Produktiv & inspirierend

Wenn Sie Verbesserungspotenzial erkennen: werden Sie aktiv! Optimieren Sie Ihre Online Meetings, so dass sie noch produktiver und inspirierender werden.

  • Manche Unternehmen bieten bereits entsprechende Trainings als Teil der Führungskräfteentwicklung an (Stichwort: Remote Leadership Training).
  • Andere Unternehmen legen den Schwerpunkt auf das Team als Ganzes: mit Training und Coaching werden die Führungskraft und deren Mitarbeiter gemeinsam im Hinblick auf bessere Online Meetings unterstützt.
  • Wenn in Ihrem Unternehmen Office365 mit Skype for Business oder ein anderes Tool eingeführt wird, sollten Sie sicherstellen, dass Führungskräfte und deren Teams nicht nur die Technik bedienen können, sondern auch wissen, was effektive Online Meetings ausmacht. Personal- und Führungskräfteentwickler verknüpfen die Software-Implementierung mit der Kompetenzentwicklung für produktive und inspirierende Online Meetings.

 

 

Mehr Tipps erhalten Sie im Webinar „Produktive und inspirierende Online Meetings – So machen Sie Ihre Leute fit dafür!“