„Meine Leute sind im Home-Office – arbeiten die da wirklich?“

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Führungskräfte und Teamleiter sind oft unsicher, wie sie mit Mitarbeitern im Home-Office umgehen sollen. Ob auf eigenen Wunsch oder zwangsweise wegen Virus-Gefahr: Es lässt sich ja kaum kontrollieren, was die Leute zu Hause machen. Und als Chefin ist man trotzdem dafür verantwortlich, dass das Team die richtigen Ergebnisse abliefert!

Wie findet man da das richtige Mittelmaß zwischen misstrauischem Mikromanagement und blauäugiger Leichtgläubigkeit?

 

Produktivität im Home-Office

Alle, die selbst im Home-Office arbeiten, wissen es: Natürlich macht man mal zwischendurch die Wäsche, holt das Kind ab, oder telefoniert mit Handwerkern. Und, ja, oft hat man Schwierigkeiten, sich zu konzentrieren und vertrödelt Zeit!

Logisch, dass Manager da nervös werden.

 

Produktivität im Büro

Doch wie ist das im Office? Morgens erst mal fröhlicher Small Talk, später dann Treffen in der Kaffeeküche oder Bürotratsch auf dem Gang. Kollegen stören mit kleinen Fragen oder Meetings ziehen sich ergebnislos in die Länge.

Aber die Führungskräfte können halt sehen, dass man da ist und „was schafft“. Das beruhigt sie.

 

Die Illusion: Anwesenheit = Arbeit

Schauen Sie sich einmal die Statistiken an: Wann sind die Zugriffshäufigkeiten auf das private Online Banking wochentags am höchsten? Vor 9:00 und in der Mittagspause und dann wieder nach 17:00? Nein! Im Gegenteil, gerade während der typischen Kernarbeitszeit sind die deutschen Arbeitnehmer sehr beschäftigt mit ihren persönlichen Angelegenheiten.

 

Das Private bleibt längst auch im Büro nicht mehr außen vor. Ob WhatsApp-Chats mit Freunden und Familie, Online Recherche zu Krankheiten oder Urlaubsplanung – all das findet vermehrt auch während der Zeit im Büro statt. Gerade Jüngere halten es für selbstverständlich, sogar während Meetings parallel in ihren Social Media Accounts unterwegs zu sein.

 

Anwesenheit im Büro bedeutet also nicht, dass dort mehr gearbeitet wird als im Home-Office! Vielmehr ist es unabhängig vom Arbeitsort so, dass jeder von uns heute leicht ablenkbar ist, ständig Multi-Tasking betreibt und selten hochkonzentriert an seinen Aufgaben dranbleibt.

 

Hinter die Kulissen sehen

Manager erliegen leicht der Illusion, dass die Leute im Büro, die sehr beschäftigt aussehen, auch viel leisten. Doch woher wissen Sie, was Ihre Mitarbeiterin am Computer tippt, oder wie effektiv die Zeit in Meetings wirklich genutzt wird? Oder was Ihr Experte im Home-Office so treibt?

 

Die Lösung ist sicherlich nicht, zu kontrollieren, wie viel Zeit jemand in eine Aufgabe investiert oder aktiv vor dem Bildschirm verbringt. Das kann leicht manipuliert werden, und ist außerdem nicht unbedingt ein Maßstab für hohe Effektivität.

 

Nur das Ergebnis zählt

Kluge Führungskräfte haben sich schon längst vom Präsenz-Paradigma verabschiedet. Sie blicken nur auf das, was wirklich zählt, wenn es um den Beitrag und die Leistung ihrer Leute geht: Liefert die Person ihre Ergebnisse fristgerecht und mit der richtigen Qualität ab?

 

Wichtig ist nicht, wann die Person gearbeitet hat, wie sie zum Ergebnis gekommen ist oder wie lange sie dafür gebraucht hat. Wichtig ist nur, dass sie das Ergebnis-Versprechen eingehalten hat.

Klingt einfach? Und ist doch in der Praxis eine Herausforderung für viele!

 

Wieso man als Führungskraft bei sich selbst anfangen muss

Wenn wir das Thema der „Ergebnisorientierung“ in unseren Trainings zum Führen auf Distanz diskutieren, wird es an dieser Stelle oft still.

Viele unserer Teilnehmer realisieren dann, dass es in ihren Teams gar nicht so klar ist, was genau eigentlich von jedem an Ergebnissen erwartet wird. Und wenn das nicht klar ist, weiß man auch nicht, wonach man den Beitrag der Einzelnen genau beurteilen kann.

Dann tappt man leicht in die Falle, die Leistung der Mitarbeiter nur nach dem Kriterium „ist anwesend und wirkt sehr beschäftigt“ einzuschätzen – oder eben die am Heimatsarbeitsplatz für weniger produktiv zu halten.

 

Wer also fair mit den Teammitgliedern im Home-Office (und auch mit denen im Büro) umgehen will, muss zunächst seine eigenen Management-Praktiken hinterfragen.

 

So geht es konkret

Das können Sie tun, um auch auf Distanz effektiv zu führen und das volle Potenzial Ihrer Mitarbeiter zu nutzen:

  • Nehmen Sie sich die Zeit, mit ihren Teammitgliedern die erwarteten Ergebnisse glasklar zu definieren. Dazu gehört, die Ziele MESSBAR zu beschreiben.
    Bei manchen Aufgaben geht das einfach, bei anderen ist etwas mehr Gedankenarbeit und Kreativität gefragt!
  • Überlegen Sie gemeinsam, WIE Sie die Ergebnis-Erreichung messen wollen. Welche Scoreboards werden Sie nutzen? Wo kann jeder seine Ergebnisse selbst eintragen? Welche Systeme werden Sie dafür nutzen – kann jeder von jedem Ort aus darauf zugreifen?
  • Legen Sie fest, WANN und WIE OFT Sie gemeinsam auf die Ergebnisse schauen. Einzeln oder im Jour Fix mit allen? Täglich oder wöchentlich?

 

Im Vertrieb oder Service ist diese Vorgehensweise häufig schon Standard. Sie ist perfekt geeignet für mobile Außendienstmitarbeiter.

Und genauso kann es auch in allen anderen Bereichen des Unternehmens funktionieren, die sich für Home-Office Tätigkeit eignen.

 

Wann Sie aktiv werden müssen

Zunächst: Hören Sie auf zu kontrollieren, wie Ihre Leute ihre Zeit verbringen! Solange sie die versprochenen Ergebnisse liefern, ist es doch egal, wann sie die Waschmaschine ausräumen, in der Kaffeeküche oder im Internet Zeit vertrödeln oder sich mit anderen verquatschen. Freuen Sie sich über den gemeinsamen Erfolg und feiern Sie ihn!

 

Aber: Wenn die versprochenen Ergebnisse ausbleiben, müssen Sie näher hinschauen und direkt nachhaken! Gehen Sie möglichst schnell auf das Teammitglied zu und klären Sie die Situation: „Ich sehe, dass Du mit Deinen Resultaten hinter dem Plan bist. Woran liegt es – wie kann ich Dir dabei helfen, wieder in den richtigen Takt zu kommen?“

 

So finden Sie richtige Balance zwischen Kontrolle und blindem Vertrauen und zwischen Mikromanagement und Desinteresse, auch beim Führen auf Distanz!

 

Mehr Tipps zum effektiven Führen virtueller Teams gibt’s hier.